探究新時期事業單位檔案管理創新思路

鄧婉萍

摘要：雖然我國事業單位不是政府的職能機構，但事業單位的內部架構與政府機構非常相似，往往對外表現出一定的社會責任。加強事業單位的檔案管理工作能夠推動事業單位的快速發展，也能夠快速提高事業單位的作業效率。事業單位應當結合實際的情況加強對檔案管理的認識，結合當前互聯網信息技術來管理檔案，以期使得事業單位的檔案管理能夠促使事業單位的快速發展。

關鍵詞：新時期;事業單位;創新思路

由于我國經濟的飛速發展，事業單位也隨之迎來了快速發展，快速發展的事業單位使得其檔案資料增加的速度加快，從而使得事業單位的檔案管理成為阻礙事業單位快速發展的難題。這需要事業單位從實際情況著手，就事業單位傳統的檔案管理硬件進行升級改造，提高檔案管理相關人員的綜合能力，確保改造以后的硬件環境能夠滿足事業單位的需要。

一、當前事業單位在檔案管理過程中所存在的問題

1.1 事業單位沒有充分認識到檔案管理工作的重要性

檔案管理需要確保檔案的真實和完整，并能夠依照所規定的規則被放置在相應的位置，當需要被查閱的時候，能夠第一時間進行調取。少部分事業單位的領導對于單位內部的檔案管理工作存在著認識不足的情況，這往往是因為部分工作人員的綜合能力有待進一步提升。由于事業單位的檔案管理能力不足以應對快速增加的檔案資料，使得對檔案資料的分類和編排不滿足實際的情況。還存在著事業單位對于檔案保管硬件投入不足，這是由于檔案的保管對于環境的要求相對較高，房屋的物理條件如果不達標，將會使得檔案的保管時間將會大大降低。由于檔案管理負責人對于檔案工作的認識不足，在日常工作的過程中沒有較大的積極性，這使得檔案管理工作存在著非常大的改善空間。

1.2 事業單位的檔案管理方式落后

隨著計算機技術的飛速發展，計算機技術已經與非常多的行業相互結合，并促進其工作效率的提高。存在著部分事業單位在檔案管理上仍然采用紙質目錄進行查找，這使得查找的效率非常低下。由于當前對檔案查找的要求越來越高，檔案管理與互聯網結合是必然的趨勢。將紙質檔案電子化，能夠將紙質檔案轉變成為電子檔，保存在電腦中，當需要對資料進行調用的時候，能夠第一時間查找到相關的檔案。由于調用電子檔案能夠避免對紙質檔案的翻閱，這將會使得紙質檔案的保護得到大大的增強，最大程度上延長紙質檔案的壽命。

1.3 事業單位的檔案管理人員綜合能力有待提高

檔案管理工作人員需要具備扎實的理論基礎，還需要擁有大量的工作經驗。由于檔案管理不單單是將需要保存的文件進行歸納整理，還需要對需要保存的資料進行系統性的收集、分類、編目等工作，將零散的檔案資料進行整理，裝入檔案管理盒，并放置于檔案保管柜中。簡單的檔案保管操作過程中卻需要專業的知識儲備。存在著部分事業單位的檔案管理人員沒有經過系統化的培訓，在日常的檔案管理工作過程中出現了較多的問題，從而使得檔案管理工作無法支撐事業單位各個部門的正常運轉。

二、事業單位檔案管理的創新思路

2.1 更新事業單位對檔案管理理念

為了滿足當前對事業單位深入改革的要求，事業單位檔案管理也需要結合實際的情況進行深入改革，淘汰不適應新環境下的檔案管理方法，不斷的完善事業單位檔案管理方法。事業單位應當結合本單位檔案管理的實際需要，加大對事業單位檔案管理的人力和物力的投入，使得檔案管理的硬件得到改善，使得檔案管理工作能夠真正的推動事業單位的發展。

2.2 促進事業單位的檔案管理信息化

對檔案管理能力非常重要的影響因素是事業單位檔案管理的硬件要求是否滿足實際的要求。事業單位需要加大檔案管理過程中所投入的資金，采購足夠數量的電腦設備，加強對檔案管理工作人員的培訓，使得事業單位的檔案管理能夠快速的電子化。檔案管理信息化的發展是對傳統的檔案管理的方法的升級，這是檔案管理發展的必然選擇。傳統的檔案管理存在著檔案查找效率較低、需要耗費大量的人力的弊端。檔案管理信息化能夠直接在電腦上快速查找相應的檔案，實現了檔案資料共享的目標。檔案管理也很大程度上完善了檔案查找的權限，最大程度上保護了紙質檔案的完好。

2.3 提高事業單位檔案管理人員綜合能力

檔案管理工作對于事業單位而言非常重要，事業單位人員需要確保檔案管理工作崗位上人員的綜合能力滿足實際檔案管理的需要。首先，檔案管理崗位的工作人員單單需要具備扎實的專業基礎知識，還需要具備豐富的檔案管理工作經驗。掌握檔案管理過程中的新技能，不斷提高檔案管理的能力。由于檔案管理工作相對繁瑣，事業單位需要結合實際的情況，對從檔案管理工作人員予以一定的獎勵，使得檔案管理工作人員的積極性大大提高。

三、結語

檔案管理在事業單位的日常發展過程中有著非常重要的地位。這要求事業單位負責人能夠充分意識到檔案管理對于事業單位日常發展的重要影響。相關工作人員還需要不斷的對檔案管理工作進行總結，以尋求最佳的檔案管理解決方法，不斷的提高檔案管理工作的效率。

參考文獻：

[1]王曼.淺析事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].城市建設理論研究（電子版），2018 （15）：198.

[2]申波，閔彥娟.大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新[J].中國市場，2018 （32）：179+181.

[3]張慧.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考體會[J].辦公室業務，2017 （09）：102.

[4]劉福東.我國公共檔案館社會服務研究[D].山東師范大學，2013.