新形勢下科技檔案管理模式創新研究

宮華英

摘 要：目前信息化建設的發展速度越來越快，各領域的體制改革也在不斷深入，對傳統的技術檔案管理，造成了巨大的影響，為了順應時代的發展，科技檔案管理需要在法制化、規范化、信息化、科學化等方面進行創新，這也成為新形勢下亟待解決的問題，本文就此對管理模式的創新進行了分析和探討。

關鍵詞：新形勢;科技檔案管理;模式創新

1 科技檔案管理的特點

1.1 專業性

科技檔案在其形成領域，具有較強的專業性，與其他管理檔案相比，科技檔

案是對科技生產活動以及基建等活動的最原始記錄;科技檔案的內容因形成領域的不同而具有不同性質的專業性，因此對于科技檔案工作人員提出了更高的要求，需要具有檔案管理知識的同時，還應具備相關領域的專業基礎知識。

1.2 多樣性

科技檔案具有多樣性，主要因科技生產活動的多樣性所決定的，通常可分為

十六類;另外科技檔案的組成包括文書材料、圖形材料、表格材料等，與文書檔案相比較具有組成的多樣性;另外，檔案載體也存在著多樣性，不同類別和載體的科技檔案需要采用不同的方式進行整理和保管。

1.3 成套性

科技檔案的內容構成和檔案形成的整體特征通過檔案的成套性進行準確反映。在生產科技活動中，通過獨立的單元對象或獨立項目的進行而形成一系列相關聯的文件，形成互相聯系有相對獨立的有機整體，這種在內容和形式上的特性在地質勘探、科研、測繪等活動中得到了充分的體現。

1.4 現實性

科技檔案具有較強的現實使用性，大多數科級檔案，具有歷史考察的作用，

經過檔案部門的歸檔處理，并沒有失去其價值，依然具有著現實使用性，在較長的時期內，依然發揮其效用性，因此要求檔案管理實現動態化，對科技檔案進行歸檔保存，并合理、及時地進行補充和更改，使科技檔案的準確性得以保證。

2 檔案管理工作存在的問題

2.1 管理制度不健全

目前不少企事業單位的科技檔案管理存在著制度不健全，重視程度低的問題，大部分科技文件和檔案都處于分散管理，對于科技成果的推廣實施更為重視，對科技文件材料的積累、形成、移交、歸檔等檔案工作予以忽視，甚至出現移交一部分一般性材料，對檔案材料進行肢解，將重要關鍵的部分留下;還有自己設定檔案代碼，替代科研報告中的核心內容，對檔案的質量和完整性造成不利影響，使檔案的實際價值喪失。造成上述情況的根本的原因還是管理制度的不健全，對科技檔案管理的重要性缺乏認識，沒有嚴格按照相應的流程、標準和細則執行，使科研管理和科技檔案之間出現脫節，后續的科研工作也受到嚴重影響，缺乏相應有力的資料支撐。

2.2 管理信息化建設滯后

檔案管理中因信息化建設滯后，造成檔案利用率較低。現在不少企事業單位

都普遍存在著現代化管理水平低、硬件資金投入不足的情況。對于科技檔案管理，大部分都采用圖像、WORD文檔、Excel表格進行簡單的處理和保管，沒有配置相應的檔案管理軟件和專用的計算機，未及時處理檔案更新、入網等工作未，缺乏現代化手段對檔案資料的記錄、整理、歸檔等工作進行管理，因此管理現狀無法滿足和適應現代化科技發展的步伐，使檔案利用率降低。

2.3 管理人員不專業

在檔案管理中存在著人員素質不高，專業度不強，技術保密工作有待提高的

情況。不少企事業單位檔案管理人員未進行專職設置，這部分人員未接受過系統的檔案管理培訓，隨著科學技術的不斷發展，對科技檔案管理人員的素質要求也越來越高，另外科技檔案還包含不少經濟資源、尖端技術、技術訣竅等企業和國家的機密材料，要求檔案管理人員具備專業領域相關知識的同時，也應具備較強的檔案管理職業素養，使檔案管理水平和質量得以提高。

3 檔案管理模式創新對策

3.1 管理法規建全

首先要對科技檔案管理意識進行全面提升，通過考核制度和措施的制定，將

科技檔案管理工作與檔案行政執法檢查掛鉤，明確獎懲制度，對未按規范要求或不符合規范標準的檔案工作進行通報和處罰，并限期進行修正;根據單位的實際情況，建立健全相應的檔案質量管理評價體系和科技檔案管理制度，例檔案資料泄密、損壞、丟失等事件得以有效避免和杜絕，使科技檔案的有效性和安全性得以保證，對科技檔案管理工作向法制化方向發展予以推動。

3.2 信息化建設加強

通過信息化建設的加強，使檔案利用實現最大化的同時，確保其保密性。對科技檔案內容進行不斷豐富的基礎上，對專題目錄進行編制，使科技檔案專題數據庫或信息管理系統得以建立和完善，根據檔案信息的特點和規律，管理人員有針對性地、主動提供相應的服務，使信息利用便捷、信息資源共享得以實現;對檔案管理資料的保密等級以及保密范圍進行合理規劃和確定，避免保密范圍人為的擴大，使正常的開發利用和技術交流受到限制，為了防止出現“一定終身”的情況，對保密期限結束后的保密文件應及時進行解密或保密等級的調整，使科技資料在允許的范圍內提供利用。

3.3 隊伍建設加強

定期有計劃地對檔案管理人員進行培訓，同時對檔案工作人員培訓制度予以

建立和完善，在提高相關工作人員業務能力和工作技能的同時，還應確保干部隊伍的穩定性，檔案工作的連續性不受影響。另外可以通過專業計算機技術人才的選調和引進，打造出復合性檔案管理人才隊伍，以適應和促進檔案事業的持續穩定發展。

結束語：目前科技檔案管理中還存在著不足之處，對科技檔案事業的發展造成了一定的制約，因此需要通過不斷地創新和探索，建立起符合新形勢的科技管理模式，相關檔案管理人員也應不斷對自身的知識結構進行完善，提高管理水平和職業素養，使科技檔案管理工作更好地為社會服務。

參考文獻

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