對社區(qū)檔案工作管理的幾點思考

姜艷

摘 要：隨著新的形勢發(fā)展的需要，堅持為黨和政府落實各種方針政策、更好地開展群眾性服務(wù)工作，社區(qū)檔案為社區(qū)各項工作開展順利提供服務(wù)。通過對社區(qū)檔案工作的發(fā)展必要，詳細分析了街道社區(qū)檔案對各社區(qū)建設(shè)的重要性，闡述了社區(qū)檔案發(fā)展趨勢及當前存在的問題與措施。

關(guān)鍵詞：社區(qū)檔案；工作管理；思考

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會公共服務(wù)事業(yè)在質(zhì)量水平上也獲得了大幅度提高，社區(qū)屬于承擔社會服務(wù)職能的重要基層組織，因而其對于社會的發(fā)展與人民生活水平與質(zhì)量的提高具有重要意義，社區(qū)檔案對新時期社區(qū)各項工作進行了真實記載，其中包括居民信息、街道行政工作資料，社區(qū)發(fā)展情況等多方面內(nèi)容，面面俱到。如何真實展示社區(qū)工作的成果，讓更多的人們理解社區(qū)工作，支持社區(qū)工作，就必須借助社區(qū)檔案這一真實的記實庫。在工作中，也發(fā)現(xiàn)存在著一些問題，針對這些問題，本文從做好檔案管理工作，完善社區(qū)檔案管理工作質(zhì)量和內(nèi)容的角度對其進行了探討和研究，以下本文就從具體方面對這一課題展開詳細論述：

1 強化培訓(xùn)，全力保障社區(qū)居委會檔案工作

社區(qū)檔案管理部門以及社區(qū)居委會要加強人員隊伍建設(shè)工作，采取以會代訓(xùn)、專題講座、舉辦培訓(xùn)班多種方式，一方面增加全體社區(qū)干部檔案法等有關(guān)知識，提高大家的檔案意識和檔案法制觀念，另一方面強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高社區(qū)居委會檔案人員的業(yè)務(wù)水平，從而營造人人關(guān)心支持并參與檔案工作的良好氛圍。

2 檔案工作應(yīng)當跟居委會的日常工作實施有效協(xié)調(diào)

因社區(qū)居委會日常工作繁雜多樣，涉及到居民生活的方方面面，同時因人員少，工作量達，因而缺乏專門負責社區(qū)檔案管理的專業(yè)化人員，這就導(dǎo)致很多社區(qū)在檔案資料的收集、整理、建檔工作上難以做到科學(xué)的責權(quán)分配與有效的工作任務(wù)規(guī)劃，很多從事居委會工作的人員認為社區(qū)檔案管理內(nèi)容龐雜，平時也用不著，專門設(shè)置這樣一項工作內(nèi)容，增加了居委會的工作壓力和負擔。這導(dǎo)致很多居委會不重視檔案工作。社區(qū)檔案存在管理不細致、記錄不完備的問題。因而首先要讓居委會負責人員認識理解檔案工作對社區(qū)管理而言的重要性，其作用和意義，要讓檔案工作成為居委會工作中重要的組成部分。通過向居委會人員進行檔案工作作用意義的宣傳，使其了解到社區(qū)的很多服務(wù)必須要依靠檔案給予的信息資料支持，檔案管理盡管平時用不上，但需要的時候缺少了檔案信息，會為社區(qū)管理造成很大困難和阻力，因而通過讓檔案工作跟居委會日常工作進行有效結(jié)合，使得檔案管理收到居委會的足夠重視，從而提升其管理質(zhì)量和水平。

3 健全制度，規(guī)范社區(qū)居委會檔案工作

社區(qū)檔案部門要與區(qū)相關(guān)部門一道，迅速制定《八區(qū)街道社區(qū)居委會檔案管理辦法》，針對社區(qū)檔案工作設(shè)定制度化的管理措施，通過對文件材料的歸檔與整理、檔案的保管和利用等方面做出規(guī)定，并加以認真貫徹落實。讓社區(qū)檔案工作的規(guī)范化水平獲得提高。居委會應(yīng)按照各自管轄區(qū)域的現(xiàn)實情況，制定科學(xué)的檔案管理制度，以制度化的管理取代以往簡單粗放的管理，通過提高社區(qū)檔案管理的規(guī)范化水平，從而使得檔案管理工作的質(zhì)量效率得到保障。

4 突出社區(qū)自身的特色

社區(qū)檔案工作跟政府部門的檔案管理存在一定的差異性，其主要針對居民與社會信息進行檔案管理，因而不能照搬行政單位的工作模式，而應(yīng)當根據(jù)現(xiàn)實需要，創(chuàng)新適合居委會現(xiàn)實情況的檔案管理辦法。應(yīng)根據(jù)社區(qū)工作特點，就檔案資料信息的采集、記錄、分類上突出社區(qū)特色，集中注意對社區(qū)當中重要的人文、地理、社會發(fā)展情況進行檔案信息的記錄，并且要注意口徑上跟媒體領(lǐng)域保持一致，要把具有突出價值的檔案信息，進行保存期限的靈活設(shè)計，而對于一些隨著時間發(fā)展已經(jīng)失去價值的檔案信息進行專門提取和排除，避免檔案記錄內(nèi)容過于龐雜，如區(qū)域劃分、人口情況等應(yīng)長期保管，而對于社區(qū)文體活動方面的信息以保存五年為限即可；對于檔案信息的記錄，應(yīng)采取電子化方式進行記錄，減少手工操作的成本開支與人力消耗。同時便于調(diào)用和修改。

5 創(chuàng)造條件，同步發(fā)展社區(qū)居委會檔案工作

社區(qū)檔案工作對于社區(qū)的社會發(fā)展和公共服務(wù)都具有重要的作用和意義，因而應(yīng)通過對檔案管理工作重要性的宣傳，提高居委會人員對檔案工作的重視和支持，要讓檔案工作跟居委會建設(shè)同步發(fā)展，而不能滯后；要創(chuàng)造必要的條件，逐步解決社區(qū)居委會檔案工作所涉及的人員、經(jīng)費、庫房、裝具等問題，使社區(qū)居委會檔案工作逐年有所進步，逐年有所提高。

6 社區(qū)各級組織要提高對檔案管理的重視

社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視社區(qū)檔案管理工作，要與社區(qū)其它業(yè)務(wù)同樣看待，多要求，多檢查；在日常工作中加強資料歸檔的質(zhì)量和標準，社區(qū)相關(guān)人員也要加大向居民進行檔案管理知識的宣傳引導(dǎo)，社區(qū)內(nèi)外統(tǒng)一思想，使社區(qū)檔案的利用價值得到有效提升，促進檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范化。

7 實現(xiàn)有的社區(qū)居委會文書檔案分類方案等管理制度進行適當調(diào)整

《八區(qū)街道社區(qū)居委會文書檔案分類方案》是1999年制訂并推行的，大多數(shù)同志對其持肯定態(tài)度。但由于社區(qū)居委會職能時有增減，特別是其社會化職能不斷加大，管理內(nèi)容不斷豐富，相應(yīng)的檔案分類有時不能涵蓋，應(yīng)給予及時的調(diào)整。應(yīng)及時作為歸檔文件進行收集，并單獨分類。此外，個別類別的內(nèi)容有交叉，如青少工作，應(yīng)對其進行必要的調(diào)整，以保障檔案資料記錄的科學(xué)性和使用的便利性。

8 做好協(xié)調(diào)工作，統(tǒng)一檔案信息記錄格式

對于社區(qū)中的一些單位如婦聯(lián)、體協(xié)等，其所提供的一些資料信息，雖然具有檔案價值，但其格式上可能跟社區(qū)的檔案信息格式存在差異，針對此類材料，應(yīng)對其格式進行必要的轉(zhuǎn)換和整理，使得其跟社區(qū)的檔案信息記錄格式保持一致，如將圖片信息放在檔案信息的文字內(nèi)容后，在信息資料的時間格式上統(tǒng)一采用阿拉伯數(shù)字進行表示，沒有特殊要求的信息，在字體上統(tǒng)一采用宋體四號字等等，這樣通過將社區(qū)檔案管理標準進行統(tǒng)一，可以提高檔案信息管理的規(guī)范化水平，使得信息利用方面更加高效便利。

綜上所述，新的時期背景下，社區(qū)檔案管理要跟隨時代發(fā)展而與時俱進。從目前社區(qū)發(fā)展來看，檔案服務(wù)經(jīng)濟的作用在加大，因而要注意對社區(qū)檔案管理服務(wù)功能的加強，通過做好社區(qū)檔案管理工作的質(zhì)量管理和工作模式優(yōu)化，使得檔案管理工作的整體質(zhì)量獲得提高。