制藥企業存貨管理內部控制研究

張艷紅

摘要：在我國，制藥企業是特殊的行業，具有很明確的行業特征，其中，大量存貨就是行業的特征之一。存貨項目作為制藥企業流動資產占據的主要項目，存貨的周轉率及對存貨的有效控制和管理直接關系到企業未來的發展。藥品的屬性對制藥企業的存儲有一定的要求，這就導致了制藥企業的存貨管理難度高于其他行業的存貨管理難度。本文首先從存貨管理的重要性出發，對制藥企業的存貨管理的現狀進行深入的分析，其次對制藥企業存貨管理內部控制存在問題的原因進行研究，最后，根據實際，提出制藥企業存貨管理內部控制完善措施，以期為制藥企業提升經營水平，提升我國醫藥用藥水平提供幫助。

關鍵詞：制藥企業;存貨管理;內部控制

隨著全球經濟的快速發展，醫藥企業也在不斷的壯大，在發展的過程中，企業的內部結構日趨復雜多樣越來越復雜。內部控制是企業自律和自控的關鍵因素。它對企業的財務管理和生產管理具有重要意義。在我國醫藥企業中，加強庫存管理的內部控制已成為規范企業管理效率的重要途徑。本文探討了如何加強醫藥企業庫存管理的內部控制，并對制藥企業庫存管理的內部控制提出了一些建議。

一、存貨管理內部控制的重要性

庫存是公司生產周期和銷售利潤的起點。庫存管理在公司日常運作中起著重要的作用。庫存占制藥企業流動資產的很大一部分，所以，在制藥企業的日常經營管理中，需要找到一個銷售和生產之間的平衡點，不僅能保證生產能力得到有效利用，而且還可以最大限度地提高公司庫存產品的變現能力。想要找到這一平衡點，首先要制定完善的庫存管理計劃，并與生產計劃相適應。制藥企業的庫存具有庫存量大、流動性強等特點。所以，企業庫存計劃需要將制藥企業的庫存特點考慮其中。倉庫管理人員對進出境庫存有詳細完整的會計記錄，并負責庫存的盤點。倉庫應始終進行庫存，以確保庫存賬戶與事實相符。制藥企業應選擇一種適合于計算庫存成本的定價方法。相同類型的庫存使用相同的定價方法。年定價方法確定后，不得隨意變更。

二、制藥企業存貨管理內部控制現狀

（一）出庫、入庫驗收環節不完善，存在漏洞

因中藥是制藥企業的主要原材料，所以，在趕工期的情況下，質量會有所下降，出現問題的概率明顯提升。在驗收入庫的時候，質檢人員與倉庫管理人員也會為了及時交貨，對貨物不能嚴格的按照質量標準一一的清查，只是進行抽樣調查。抽樣的方式并不適合在制藥企業的驗收之中，存在很大的誤差。質量是企業發展的根基，質量出現問題，直接影響了制藥企業未來的發展。同樣，存貨的時間過長，產生損耗是必然的情況。藥品公司的庫存損失率在3%以內是正常的，因此，只要庫存損失率在年底保持在3%以下，倉庫經理將允許自我收購。此外，缺乏授權和審批制度也會給產品的質量和安全帶來隱患。收貨人隨機計數，生產材料的質量控制活動缺失。

（二）采購人員的專業能力和職業素養存在缺陷

對于制藥企業的特殊采購模式，由于經濟效益的驅動，采購方必須具備一定的專業技能和職業道德，才能鑒別出優質中藥的來源，而不是選擇過期中藥的來源。該部只規定買方完成任務的考績標準，不包括對購買者負責的原始貨物的評價指標。目前，采購部門越來越重視采購人員與當地客戶的關系，企業比較傾向具有當地客戶資源的人員使用，忽視了采購人員的專業能力和專業素質。這樣就導致了不合格原材料由于采購人員的能力有限及回扣等因素的影響，流入企業之中，為企業的良好運營帶來嚴重的影響。

（三）清查盤點工作不仔細，漏洞百出

一些高價值、稀缺的藥材單獨存放在倉庫中，但在日常庫存中卻不自覺地被排除在外。之所以建立這個倉庫，是因為這個庫存物品的價值很高，數量和規格都有特殊的規定，而且庫存數量相對不足，同時，為了避免多次采購會融入不當的藥品原料及造成不必要的損壞，所以企業盡可能的采取減少采購次數，增加采購數量的措施。因此，事實上，這種高價值藥品的庫存是為了填補實際庫存情況。每年檢查的實際庫存數量是可數的，無形中增加了庫存損失給企業造成不良的影響。另一方面，制藥企業的庫存管理是相對高效的，管理步驟也比較完善，涵蓋了庫存的所有方面。但內部控制風險依然存在。公司的庫存系統需要每季度或不定期地進行清點，而制藥企業的庫存只需每六個月對所有資產進行定期盤點。檢查的周期較長，給了有心人可乘之機，相關的負責人只需在檢查前進行完善就可以將庫存中的問題隱藏起來，從而影響庫存管理的效果。庫存的賬號也會出現結果不明的情況，庫存存儲和使用文件是否缺乏，庫存是否老化、丟失、混亂、不規則等等問題都需要專業人員進行跟進，但在現實這部分的責任落實是缺失的。

（四）存貨倉儲內部控制意識不強

倉單不符合實際庫存信息，賬面大于實際噸位，倉單不完整，送貨收據附在個人倉庫上。沒有收據。這是庫存中常見的問題，并且這些問題的原因都有可能歸咎于原材料受到自然環境的損害而導致的。但事實上，我們都知道，并非如此，但一般制藥企業沒有更好的辦法去控制這些現象，相關責任也沒辦法落實到實處，所以一般只能作罷，久而久之，企業對存貨倉儲內部控制的關注度也逐漸淡化。

三、制藥企業存貨管理內部控制存在問題的原因

（一）存貨管理內部控制沒有有效的監督機制

一方面，機構設置的不合理，不僅僅對內部監督效率產生影響，而且由于無意或故意忽視內部控制監督，導致管理人員缺乏職業道德和專業精神。公司不能依靠內部監督來獲得準確、公平和有效的信息。應綜合多方面存在問題找到之間的關系，從而發現制藥企業庫存方面存在哪些問題。

另一方面，企業的內部監管存在漏洞。也反映在以后的庫存工作中。由于缺乏庫存績效考核體系，使得管理者對超額庫存和庫存損失的獎懲沒有明確的標準。保管人的工作與敷衍了事的差別不大，很難調動保管人工作的積累。兩極分化導致了內部庫存控制的全面推進。因此，完善的內部監督必須有一套合理有力的績效獎懲制度，才能調動起庫存保管人員的工作積極性，為庫存的完整性和有效性提供保障。

（二）對存貨管理內部控制的重要性認識不足

制藥企業已經建立了包括庫存管理在內的內部控制體系，但企業一般會將發展的重點放在企業的營銷方面。營銷是企業庫存價值變現的最終程序，管理者對這一環節高度重視是無可厚非的，但同時也需統籌兼顧其他方面對企業發展的作用。企業內部在生產銷售方面的注意力過于集中，也是導致企業內部控制缺失的主要原因，對企業在發展經營中的風險意識較為薄弱。

在企業內部控制體系制定的過程中，照搬其他企業內部控制的基本規范及其配套標準，缺乏庫存內部控制的原則，沒有充分認識到內部控制在風險管理中的重要性。目前，多數的制藥企業的內部控制活動涉及庫存管理，風險管理和控制的重點還不夠。在醫藥領域，公司不僅僅是營利組織，同時也承擔著許多社會責任。在注重經濟效益的同時，需統籌兼顧社會效益，保障人民的用藥安全，所以需藥品庫存、加工和運輸來源進行有效的控制。制藥企業缺乏庫存控制活動，在生產線上缺乏識別廢品的控制和損壞倉庫管理庫存的意識，使得一些工作人員找到了企業內部控制管理制度的控制，進行個人利益的謀取，對公司的健康發展產生不良的影響。

（三）公司各部門之間的交流和溝通不暢

制藥企業一般都會有自己企業內部的信息管理平臺，企業的內部信息和相關的數據都會在平臺中錄入展示，這樣不僅提高了生產和發展的效率，更能夠優化企業內部的管理結構。但另一方面，平臺的建設，讓企業內部各部門之間的聯系不再密切，各掃門前雪的現象極為嚴重，導致了一些中間地帶的工作無人認領，加大了內部控制的問題。同時，加之風險意識不強，導致許多部門的編碼文檔未及時更新。檢查項目是否有收入時，系統代碼標識失敗，系統不能入庫。倉庫管理員只能手動輸入存在的偏差等等問題，在每月末的存貨核算和存貨報表中就會出現數據錯誤和缺失等問題，影響了財務數據的真實性。

（四）粗放型管理導致存貨管理方面存在漏洞

制藥業原料和藥材的來源和質量直接關系到藥品的安全，對藥品關鍵供應商的控制至關重要。制藥企業對采購選擇的原料供應商的要求是極為嚴格的，供應商的藥材來源有明確的出處。同時，制藥企業每一次的采購都是大批量的采購，這樣一定會對庫存成本增加壓力，企業想要緩解這方面的壓力，首先加大了生產，提高了原材料的變現能力和價值的實現。因此，在供應商選擇模型中，管理層傾向于考慮庫存價格與質量的效率比。這種想法在短時間內可以增加企業的經濟效益，但從長遠來看，這些供應商更有可能出現質量參差不齊和交貨延遲的情況。長期供應單位、交貨日期和地點的不確定性將給企業倉庫的庫存管理帶來壓力。

四、制藥企業存貨管理內部控制完善措施

（一）在存貨采購環節進行風險控制

制藥企業可以根據部門制定的生產計劃，通過系統OA將信息傳遞到倉庫。倉庫管理中心在盤點現有倉庫庫存時，將生產所需的原料通知到采購部門，采購部門制定相關的采購方案，在采購的過程中，采購部門需要將采購信息及時的額上傳到企業的內部信息平臺中，與其他部門共享數據，以此保證采購過程的真實性和及時性，讓采購過程變得透明，利于企業內部控制和監督。原材料的供應商應在公司合作的企業中進行擇優選擇，并將申請提交給部門主管審查采購人員的準備情況，由部門主管審批后進行項目的審查，同時制定采購的要求和相關的計劃主，這一過程需要企業內部的審計人員共同參與，找出是否參與欺詐交易和虛擬客戶，或請購說明書不符合采購計劃的現象出現。購房單價高于往年，需經主管批準。采購活動可以進行;公司請購單按數量填寫，采購合同完全由采購部門保存，請購文件和合同保存在安全的地方，供今后審查。

（二）在存貨入庫環節進行風險控制

庫存貨物到達工廠后，倉庫管理人員和質檢部人員根據采購經理提供的采購清單對運輸司機的卸貨情況進行監督，并確認庫存貨物的狀態。在采購訂單上，將供應商藥品的原密封加蓋倉庫。確認后，倉庫經理簽字，進入等待區進行檢查。以貴州百靈制藥有限公司為例，質量監督部的工作人員對監督區的存貨質量進行監督。發現村子的問題，會及時的與采購部門進行溝通，找到問題的原因并盡快處理，以此確保不會影響企業的正常生產。如果問題是由于供應商導致的，應及時的與供應商聯系補償、退款、扣減額等方式處理。在貨物通過驗收檢驗的質檢部門，倉庫管理人員應在數據倉庫的基礎上存放貨物。入庫的相關手續辦理完成后，應及時的給予供應商進行結算，供應商提供的財務聯合訂單、發票（或其他手續）應轉移到財務處進行檢查。倉庫管理員應保管倉庫收據，倉庫信息操作員應及時記錄倉庫數據和信息[1]。

（三）完善制藥企業內部的組織結構

質量檢驗單位對生產線上的不合格品和成品廢料的確認完全負責。很多制藥企業生產部門的報廢率和工作人員的績效有直接的聯系，部門的負責人會故意壓低生產線上產品的報廢率，以此提高部門的績效獎金。質量檢驗單位與生產部門同屬一處，同樣有經濟利益聯系。所以，制藥企業的質檢部直接由公司高層領導，獨立承擔藥品質量生產的全部責任。質量監督部門不僅要對生產線上的藥品質量進行監督，還要進行檢驗、檢驗等一系列檢查，并接受倉庫的原材料庫存、退回、處置、儲存、運輸和銷售等等方面。在庫存安全的每一個關鍵控制點，質量檢查人員都是必不可少的。質量監督部門的工作人員的獨立性非常重要，同時，也需要對監督部門的工作人員進行專業方面的提升和職業素養的培養，以此來提升監督的合理、準確，在公正的情況下對每一項產品進行合格的檢驗。對于生產車間的廢品率，公司應建立完整的生產體系，質量監督部門是其中的重要組成部分。成品、原材料、半成品倉庫由于存放不當導致的損壞需要及時的與倉庫管理部門還應與質量監督人員聯系，由質量監督部門簽署廢物表格，可取消監督和報廢過程;質量檢驗部門還應對不合格的產品進行召回等措施[2]。企業應與倉儲生產部門同時開展質量監督工作，建立健全質量檢驗部門的規章制度，保證部門的獨立性，為企業的核心利益提供保障。

（四）建立科學合理可行的倉儲管理制度

以貴州百靈制藥有限公司為例，企業建立了標準單體對中草藥倉庫和特定儲存要求，以確保中草藥的藥效符合國家GMP有關規定，但對于中草藥而言，每種中草藥的最佳保修期，都存在很大的差異，例如，陳皮干和干橘皮同屬一種傳統的中藥，但柑橘皮貯藏時間越長，其自身的價值就會越高，但同時，對庫存儲藏的條件要求也頗高。所以，如果將原料分為單一低溫儲存和冷藏儲存，很容易造成原材料使用上的混亂和高價值中藥的流失[3]。針對這一問題，貴州百靈制藥有限公司在重要原料庫存方面進行了細致的分類，同時，制定了庫存價值評估管理的相關方案，對具有較高要用價值的重要進行庫存管理的投資。在分類倉庫中，從常用的中草藥中分離出來，可以減少中藥在貯藏、收貨和收貨過程中的無形損失。制藥企業有多種原料和藥材。在日常的接收、分配和倉儲管理活動中，企業需要借助性格的管理系統的應用，將ABC庫存管理方法引入到企業管理之中，對生產原料及相關的中草藥的價值進行分析，并進行分類儲存，同時，重點關注高價值的原料庫存管理內容。

（五）加強企業內部控制的監管

制藥企業在設計和實施完整的庫存內部控制體系的同時，應建立配套的內部控制評價體系，確保內部控制系統的設計和實施。庫存內部控制評價體系一方面，需要保證庫存內部控制計劃的全面性、合理性和有效性。制藥企業內部控制評價系統應涵蓋公司庫存活動的所有過程和控制節點，并確保在公司內部控制系統中考慮每個風險點。合理性是指庫存內部控制的設計是否適合制藥企業的行業特點。風盤存過程控制點的設計能否應用于制藥企業的庫存，能否嚴格防范風險，能否有效地實現內部控制系統。庫存內部控制自評表的內容應考慮庫存管理周期中重要的控制風險節點。通過自我評價，企業可以及時發現管理過程中的內部控制缺陷。在評估庫存內部控制的過程中，員工應遵循公平、公正、客觀的原則，如實評價內部控制的實施情況，找出問題的根源，并根據具體情況研究實現其最終責任人的具體程序。充分發揮庫存內部控制自我評價的作用。

五、結束語

庫存內部控制是企業內部控制體系的重要組成部分。它對提高企業管理效率起著至關重要的作用。設計并有效實施一套全面的庫存內部控制系統，可以幫助企業實現利潤最大化。作為世界上人口最多的國家，中國醫藥產業具有巨大的市場潛力。近年來，醫藥工業發展迅速。在擴大市場規模的同時，制藥公司也在為群眾承擔藥品安全的責任。對于制藥業來說，庫存是藥品安全生產和儲存的最重要因素。如何有效、合理地控制庫存周轉成本，掌握庫存的存在狀態，使庫存能夠創造出更好、更快、更高的福利企業，庫存管理是企業內部控制的目標，企業管理者的環節需要特別注意。

參考文獻：

[1]楊程.淺談醫藥制造企業存貨管理[J].中國集體經濟，2018（12）： 141-142.

[2]周永梅.醫藥行業全面成本管理研究[J].首席財務官，2013（04）： 76-77.

[3]陳曉娟.制藥企業存貨管理內部控制研究[J].廣東蠶業，2017，51（05）： 85.