高速公路文書檔案管理規范化建設分析

朱碧云

摘 要：面對21新世紀發展的要求，推動高速公路文書檔案現代化管理目標的實現成為高速公路管理的重要一環。在進行文書檔案管理時對眾多檔案實行數據信息電子管理，做到數字化、網絡化和信息化融合的“三化”管理模式，可以實現對文檔進行直接可靠和有效的管理，進而更好地為高速公路建設保駕護航。因此，筆者擬對高速公路文書檔案管理進行研究，希望能以此推動高速公路管理的發展。

關鍵詞：高速公路建設；文書檔案；管理現狀；改進措施

高速公路作為公眾出行的主要載體之一，在21世紀發展新階段中有著重要的作用，被看作建設國家的基礎項目之一，直接影響國家經濟和民生的發展。而高速公路文書檔案管理又是高速公路管理中的關鍵點，高速公路的文書檔案一般都是用來記錄公路建設和管理工程中的問題和進度，能夠為隨后高速公路的建設工作的提供參考和依據。由于高速公路的文書檔案記錄了大量工作情況，所以具有數量大和內容豐富的特點，工作人員在進行管理的過程中又必須確保資料完整無誤，這無疑給文書檔案管理工作制造了麻煩，因而我們應該提高工作人員管理高速公路文書檔案的能力，對檔案規范化建設進行理論性研究。

1 高速公路文書檔案規范化管理的原因和存在問題

在現代社會發展的過程中，高速公路不僅承擔著交通運輸業基礎設施的作用，也承擔著促進社會經濟發展的重要作用。做好高速公路文書檔案管理是推動高速公路發展的奠基石，因而要進一步建好高速公路就要切實提高管理高速公路文書檔案的水平。但是，目前我國在檔案管理上還存在著許多缺陷。

首先是信息的收集和整理不到位。在對公路建設的情況進行信息收集需要耗費大量勞力和時間，而整理的過程中也需要管理者投入大量精力，這種高投入慢回報的管理工作往往容易讓人心生倦怠進而不重視。然而在公路管理的過程中這些文書檔案其實是至關重要的，一旦人們需要一些前期的數據資料時文書檔案卻無法滿足工作者的需求時肯定會對接下來的高速公路建設工作造成新的困難，影響整個建設進程。

其次是檔案的管理機制不健全。只有部分高速公路管理公司對高速公路文書檔案管理工作建立了相應的檔案管理制度，而且這些部門所設的制度可能是虛設，由于制度規定的責任不明確和不科學就無法得到有效的實施。沒有有效的機制去規范管理人員的工作就會出現工作推諉，效率低下的現象，影響整個管理工作的開展。

再者是工作人員的綜合素質不夠高。文書檔案本身就具有很強的專業性，自然要求檔案的管理人員具有較好的專業知識，能夠實現專業高效管理。但是就目前高速公路文書檔案管理現狀而言，檔案管理人員的素質遠遠不能達到要求，他們在對信息進行收集、歸類、整理的過程中沒有專業知識作支撐，就無法滿足高速公路管理的需要。所以在高速公路文書檔案管理中迫切需要實現規范化管理。

2 實現高速公路文書檔案規范化管理的可能性措施

想要高速公路的發展穩步向前就需要對高速公路進行管理，而這個過程中勢必需要記錄下大量相關的文書檔案。這些檔案將高速公路建設的狀況進行了一一記錄，連接了各個部門單位的工作情況，自然而然地，這項文書管理工作對于整個公路管理工作而言也就變得異常關鍵。所以我們在對高速公路的各種文書檔案進行管理時，必須保持檔案資料的完整性和真實性，對其進行規范化管理，實現管理的精準化。但是現實情況是我國在高速公路文書管理上存在嚴重不足，所以我們更加需要對高速文書檔案的管理模式進行革新，通過改革創新實現規范化管理，下面將對如何做到規范化管理進行可能性分析。

1）提高管理者和領導者的重視程度。在進行高速公路文書檔案規范化管理的過程中，首先對工作者的要求就是轉變傳統的思想和觀念，而要實現轉變管理人員的思想就需要先轉變領導者對科學管理高速公路文書檔案的觀念，要提高領導者對科學管理的重視才能有效帶領工作者進行科學管理，同時為科學管理提供強有力的物質、人才、技術支持。擁有管理者和領導者關照大局的頂層設計，有助于我們更好更快地實現傳統管理向信息化、數字化管理[1]目標的實現，進一步實現整體發展文書檔案管理。

2）加強科學收集和整理公路建設信息的建設[2]。為了實現高速公路管理的目標就要求管理者按照收集和整理公路建設信息的要求進行。首先，要用聯系發展的觀點進行工作，工作規程還要遵循客觀規律，比如，我們需要依照整體規律對高速公路文書檔案信息進行收集，對文書檔案信息內容相同的部分進行統一整合。又比如要用聯系的觀點看問題，將高速公路管理各個部門的關系有機的聯系起來，這樣有利于各個部門就高速公路管理問題進行高效的交流溝通。其次，為了使各種文書檔案能夠在各管理部門中實現有效傳閱，還需要對文件的格式進行統一規定。

3）創建創新文書檔案管理制度。為更加規范我國高速公路文書檔案更具規范性，在新時期的我們在對高速公路檔案進行相關處理時，應通過建立較為完善的文書檔案管理制度來規范相關工作人員，同時也能借此制度來實施相應的責任制，在該項工作的某一環節出現問題時，可以及時找出相關負責人，并且能盡快采取措施解決檔案管理中出現的相關問題。另外，在該項制度中還應設置一定的賞罰機制，對工作中相關人員出現操作不當、信息處理失誤、專業能力不強等一系列問題時，應對相關人員進行處罰；對于檔案工作開展好的工作人員，評為年度檔案工作先進，給予優秀員工表彰，成立檔案專項獎金等等，促使高速公路的文書檔案管理工作有序進行。

4）對文書檔案管理工作人員進行內部整改。研究表明高素質人才對文書檔案管理更為有利。高素質人才在專業能力的引導下，能夠更有效的對檔案資料進行收集、分析、處理以及整理，并且更加熟悉相關流程，對每一個細節的把控也更為小心謹慎。在科技不斷進步發展的社會中，高素質人才團隊的建設，能夠更快的掌握一些信息化的操作工具，利用信息技術來查詢相關資料等，以此提高工作效率。在引進高素質人才之初，要對該人員進行一系列培訓、考核，通過者才方可進入該團隊。對于在崗員工，要積極開展一定的進修活動，提高工作能力，同時也能為文書檔案管理工作效率的提高提供動力。

3 高速公路文書檔案規范化管理的優勢

1）有利于實現專業化管理。我們在高速公路建設過程中對發生的事情和時間地點內容等進行記錄就形成了一系列高速公路文書檔案，對這些文書進行規范化管理時，由于記錄的內容龐雜，文檔管理人員就常常需要運用專業知識和結合高速公路建設的特點對所有的資料進行科學合理的歸納分類和保存，比如按照年份進行劃分，按照區域劃分，并確保在整理資料的過程中保證信息的完整性[3]和專業性。

2）有利于保證記錄的真實性。由于文檔內容包含了高速公路建設過程中的方方面面，比如需要對高速公路各項數據指標，對各個部門的建設運營的現實情況，后期發展現狀等進行記錄，極有可能因為某些原因導致記錄的內容不夠真實，而規范化的管理模式能夠確保在進行記錄的過程中保證數據資料的真實性[4]。

4 結束語

綜合高速公路管理的現狀和發展情況來看，表明我們在進一步發展的過程中必須順應時代的發展，對高速公路文書檔案的管理機制等進行改革創新。在進行管理機制創新時需要加入信息網絡技術的運用才能切實做好文書檔案的管理工作，實現規范管理檔案目標。除此之外還需要加強高速公路文書檔案管理的人才、制度建設，做到在根本上實際的提高管理高速公路文書檔案的能力水平。

參考文獻

[1]張帆.淺析建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].現代經濟信息，2017（2）：444-444.

[2]葛志英.淺談高速公路檔案收集整理與信息化建設[J].財經界：學術版，2016（9）：345-345.

[3]蔣美飛.高速公路工程建設檔案管理中的特點與對策研究[J].辦公室業務，2018，No.294（13）：101.

[4]葛志英.淺談高速公路檔案收集整理與信息化建設[J].財經界：學術版，2016（9）：345-345.