報業檔案數字化管理的優勢探析

趙愛民

[摘要]數字化管理是將互聯網技術與統計技術相結合，實現數據量化管理的方法。本文針對報業檔案數字化管理的內容進行剖析，通過研究報業檔案數字化管理的應用優勢，目的在于提高數據傳播質量，推動報業的良性發展。

[關鍵詞]報業檔案 數字化管理 安全系數

信息化技術的快速發展，傳統報業迎來了新的發展機遇。為了適應時代發展潮流，很多報社增加了電子閱讀模式，拓寬了信息傳播途徑。與此同時，信息量的增加為信息整理增加了工作負擔，通過利用數字化技術建立信息檔案，對優化信息管理結構，加快信息獲取速度有著重要的意義。

一、報業檔案數字化管理的內容

首先，將信息進行量化處理。網絡技術的快速發展，人們可以通過各種途徑獲取需要的信息，傳統紙媒體的受眾人群數量不斷減少。報社采編人員擁有豐富的撰稿經驗，在信息采集和數據解讀擁有較大的優勢。通過數字化管理可以提高各類資源的融合程度，為采編人員提供充足的撰稿素材;其次，報道模式融合。新媒體具備傳播速度快、信息時效性高的優點，報業改變原有傳播模式，將信息內容借助新媒體途徑進行傳播，擴大了信息覆蓋面;最后，技術融合。構建數字化管理系統，可以提高數據信息的處理速度，采編人員只需在數據庫中輸入檢索關鍵詞就可以快速獲取目標信息，縮短了信息收集時間，有效提高了信息編撰質量。

二、報業檔案數字化管理的優勢

（一）提高辦公效率

數字化管理技術的應用可以有效提高報社人員的辦公效率。傳統報社采編人員如果需要獲取某類信息，需要進入材料儲備庫根據目錄進行翻閱，耗費時間較長。報社在引入數字化管理技術后，管理人員將以往信息內容進行錄入，根據數據內容類型進行編號，在文章中標記關鍵詞，便于采編人員檢索;在數據庫建立過程中，根據信息內容分為財政類、趣聞類、生活類等信息采集模塊，將數據信息進行歸類，使采編人員可以根據關鍵詞快速獲取需要的信息內容。除此之外，采編人員利用網絡發布的新聞信息會同步上傳至數據庫中，如果采編人員需要修改完成上傳的新聞，采編人員可以根據關鍵詞查找目標文章，在完成修改后重新進行上傳。數字化管理系統會根據上傳者ID和上傳者信息與已有文章進行比對，將新上傳文章進行替換，提高數據庫信息質量。為了提高上傳文章的安全性，系統會對采編人員權限進行約束，使采編人員只能修改自己上傳過的文章，借此維護采編人員的合法權益。并且采編人員如果需要紙質版材料作為參考，可以在數據庫將目標信息文件進行下載，使采編人員的工作效率大大提高。

（二）加快信息共享速度

傳統報社從收集新聞素材到發布信息的周期時間較長，時效性較低，無法滿足當今社會人們信息獲取的要求。將數字化管理技術應用到報社檔案管理中，可以提高信息共享速度，擴充報業的受眾人群數量。例如，某報社將現有信息進行整理，構建新聞素材庫，所有采編人員可以在新聞素材庫中獲取所需的新聞素材。對于現場的實時數據，現場采編人員可以將現場圖片、視頻、音頻等內容上傳至新聞素材庫，借助網絡完成在線編輯。在完成新聞編寫后，采編人員利用新媒體直接進行新聞發布，提高了信息傳播的時效性。對于持續時間較長的新聞事件，如突發火災、交通事故等，對于此類事件采編人員可以借助在線直播的方式進行現場報道，借此提高人們對新聞信息的關注度。在完成新聞報道后，所有信息直接上傳至報社數據庫，其他采編人員如果需要類似材料作為參考，可以直接進行信息搜索，提高了信息的共享度。

（三）延長檔案保存時間

傳統報業在完成新聞報道后，會將報道內容留作底板進行封存，隨著時間的延長，信息堆積數量越來越多，采編人員進行信息檢索時，檢索難度較大。并且材料大部分信息都是紙質版材料，受天氣、報社搬遷、自然災害等因素影響，容易造成檔案材料損壞，縮短檔案保存壽命。信息化管理技術的應用可以降低其他因素的不利影響，延長檔案信息的使用壽命。例如，某報社借助互聯網技術構建網絡數據平臺，負責日常數據收集、分類、管理，為了防止黑客入侵、軟件損壞等情況造成數據信息損壞，該報社準備了備用主機，備用主機每隔兩個小時會與運行主機進行連接，將數據進行同步化處理。一旦運行主機出現問題，備用主機可以代替故障主機執行檢索任務，在完成修復后再進行輪換。該報社在每天工作結束時，會將更新數據上傳至云系統，由云系統進行備份，減少系統癱瘓帶來的數據損失。

（四）提高文件安全性

傳統報社的檔案都是紙質文件，紙質文件的安全系數較低，容易引起材料泄漏。數字化技術管理的應用，可以提高文件的安全等級，提高信息管理安全性。例如，某報社在構建數字化管理系統時，根據報社員工所處崗位，將信息獲取權限進行分類，報社員工可以根據自身權限獲取對應等級信息。如果需要獲取超出權限的信息，報社員工需要按照流程申請開通權限，在獲得批準后，報社員工權限暫時開放24小時。該報社建立內部查詢系統，只有本報社任職員工可以使用，對于已經離職的員工，報社將收回權限，借此提高信息保護。除此之外，該報社設置了等級較高的防火墻，定期對數字化管理系統進行維護升級。并且該報社構建局域網，在日常信息傳輸時借助局域網進行數據共享，降低數據泄露風險。對于報社的重要文件，該報社將文件進行拆分，由報社各部門負責人進行保管，一旦發生病毒入侵可以最大限度的減少信息損失量。

三、結論

綜上所述，報社是媒體行業的重要組成部分。社會經濟的快速發展，報社對檔案管理提出了更高的要求。通過構建數字化管理系統，一方面，可以提升信息管理水平，提高報業的市場競爭力;另一方面，可以提高檔案信息的安全等級，為報業可持續發展提供保障。