智能化在高中檔案管理中的應(yīng)用

劉志良

摘 要：現(xiàn)如今的社會(huì)是一個(gè)信息化快速發(fā)展的社會(huì)，隨著人們生活水平的提高，信息化也廣泛運(yùn)用于人民群眾當(dāng)中，給人們帶來了很大的方便。對(duì)于一些高校來說，檔案管理是一件很重要的事情，老師和同學(xué)都應(yīng)該重視檔案的管理，對(duì)于高中的檔案管理也要有智能化的東西去發(fā)展和推進(jìn)。智能化不僅是加強(qiáng)高中檔案管理的內(nèi)在要求，還是對(duì)高中管理制度的外在工作要求。因此如何正確的運(yùn)用智能化來發(fā)展高中檔案管理成為了一個(gè)很重要的項(xiàng)目和任務(wù)。

關(guān)鍵詞：智能化;高中;檔案管理

引言：

進(jìn)入21世紀(jì)，信息技術(shù)已經(jīng)成為了人們必不可少的重要組成部分，人們用信息技術(shù)來開展工作，發(fā)展經(jīng)濟(jì)，而智能化的管理也已經(jīng)成為了商務(wù)，學(xué)校等場合的重要武器了。對(duì)于高中學(xué)生來說，他們的檔案管理是非常重要的，關(guān)乎著他們以后的工作和發(fā)展，它具有很高的保密性，不過同時(shí)還有著一定的復(fù)雜性，信息化在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，而學(xué)校一些電子辦公信息等工作量也會(huì)大大增加，因此會(huì)有著些許的問題和麻煩，必須要做好防范工作，加大措施。因此在高中學(xué)校中，對(duì)于學(xué)生們的檔案管理必須要有科學(xué)有效的方法，保護(hù)好同學(xué)們的檔案。因此我就上述一些問題進(jìn)行了以下的分析和探討，具體有這幾點(diǎn)內(nèi)容：

一、高中檔案管理傳統(tǒng)模式中的弊端

（一）檔案管理的工作任務(wù)比較繁重，效率不高。

對(duì)于高中的學(xué)校來說，每年都會(huì)有很多同學(xué)進(jìn)入高中，不僅有應(yīng)屆生還有往屆生，因此學(xué)校需要管理的信息也是非常多的，采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅費(fèi)力，而且萬一出現(xiàn)差錯(cuò)，也絕對(duì)是很嚴(yán)重的事情，加上一些年齡較大的教職工，出現(xiàn)差錯(cuò)也是避免不了的，對(duì)于信息的查找和整理來說，傳統(tǒng)的檔案管理更是困難，即浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)腦力和勞動(dòng)力，因此工作效率也會(huì)非常低下。

（二）傳統(tǒng)檔案管理安全性不高。

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，所有的信息都是由工作人員手動(dòng)錄入的，因此所要耗費(fèi)的時(shí)間也比較長，而且信息的安全性和保密性也比較低下。即便是有著計(jì)算機(jī)的幫助，由于很多工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)的掌握度不高，理論性知識(shí)不強(qiáng)，操作性比較少，因此也會(huì)出現(xiàn)很多差錯(cuò)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，安全保障機(jī)制也不是很完善，加上人員的復(fù)雜繁多，很有可能會(huì)將同學(xué)們的重要信息給泄露出去，這不僅會(huì)給同學(xué)們造成很大的麻煩，還會(huì)給老師以及學(xué)校造成困難，安全隱患過高。

（三）傳統(tǒng)的檔案管理模式查找信息困難，程序比較繁瑣。

對(duì)于傳統(tǒng)的高中檔案管理模式來說，因?yàn)闆]有引進(jìn)智能化的設(shè)備等，所以操作起來會(huì)非常的繁瑣，對(duì)于同學(xué)們信息的查找也會(huì)更加困難，由于高中的檔案中信息量非常之多，因此這么大的信息量超出了人工工作的極限，工作人員必須手動(dòng)去查找，不僅耗費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)精力，如果在緊急情況下去查找一些資料的話，會(huì)給工作人員造成很大的麻煩。可能工作人員根本就不可能在短時(shí)間內(nèi)找出所需要的信息和資料。

二、智能化檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

相對(duì)于上述的傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，智能化的檔案管理模式就可以解決上述的很多問題，不僅省時(shí)還很省力，工作人員也無需耗費(fèi)精力去手動(dòng)查找信息和資料。智能化檔案管理他有著以下的優(yōu)點(diǎn)：

（一）智能化檔案管理省時(shí)又省力。

智能化檔案管理不像傳統(tǒng)的檔案管理模式，數(shù)據(jù)只要錄入一次就可以進(jìn)行重復(fù)利用，無需多次錄入，就可以實(shí)現(xiàn)共享，這也大大的提高了工作的效率。而且智能化還可以自動(dòng)打印報(bào)表等，使用起來非常方便快捷，智能化還可以對(duì)學(xué)生們的檔案進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和處理，提高了效率的同時(shí)節(jié)省了大量的時(shí)間。

（二）智能化檔案查詢更加方便快捷。

智能化的檔案管理會(huì)提供很多的查詢手段，工作人員可以根據(jù)自己的需求從其中選擇適合的查詢方式進(jìn)行查詢，然后提取出重要信息。檔案管理人員還可以利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢，不僅減輕了勞動(dòng)力，還減輕了老師們的負(fù)擔(dān)。

（三）智能化檔案對(duì)于查詢和借閱方面更加方便。

傳統(tǒng)的檔案查詢只能自己手動(dòng)去翻閱，不僅浪費(fèi)時(shí)間和精力，工作效率也不是很高，不過智能化的檔案查詢很好的解決了這一問題，不僅操作起來更加方便快捷，還提高了工作效率，對(duì)于借閱過去及時(shí)不還的人員也可以進(jìn)行有效的催促?？傮w來說智能化檔案管理對(duì)學(xué)校和同學(xué)們有著很大的幫助。

三、智能化在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用建議

現(xiàn)如今智能化工作在不斷的發(fā)展和進(jìn)步，各種信息化的東西也已經(jīng)滲透了我們的生活當(dāng)中，因此對(duì)于高中學(xué)校的智能化檔案管理來說，各位工作人員還必須要有一定的理論知識(shí)，掌握智能化的優(yōu)點(diǎn)和操作技術(shù)，只有提升自己的知識(shí)能力，才可以更好的進(jìn)行智能化的檔案管理。

結(jié)束語：

高中的檔案管理作為一個(gè)重要的任務(wù)，已經(jīng)得到了相關(guān)部門的重視，因此我們要不斷提高智能化的檔案管理模式，拋棄傳統(tǒng)的檔案管理思想，在傳統(tǒng)的思想上進(jìn)行改造和創(chuàng)新，這就要求每個(gè)教職工以及工作人員都要有一定的對(duì)于智能化的知識(shí)和操作性，還要提升自己的經(jīng)驗(yàn)，充分的利用好智能化的方式去管理檔案，提高檔案的安全性和保密性的同時(shí)，也提高自己的工作效率，減少勞動(dòng)力。

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