如何做好物資管理中的計劃管理

蘭碧青

【摘要】物資管理在企業(yè)的運營中占據(jù)重要位置，是生產(chǎn)開展的前提，而物資計劃更是物資管理活動的基礎。而且科學的物資計劃管理有助于幫助企業(yè)降低成本，增加利潤。本文首先介紹物資計劃管理工作的重要性，然后就企業(yè)物資需求計劃管理現(xiàn)狀和存在的問題及加強計劃管理提高采購效率和質(zhì)量的途徑作一下探討。

【關鍵詞】物資計劃 物資管理 信息協(xié)調(diào)

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，企業(yè)必須要根據(jù)自己的需求對物資進行采購、使用和儲備，這些環(huán)節(jié)并不是隨意的，而是有計劃、有組織的，企業(yè)工作中的這一系列必須的環(huán)節(jié)就是所謂的物資管理。企業(yè)的物資管理中最重要的環(huán)節(jié)包括物資計劃管理、物資采購以及物資使用和儲備等。這些環(huán)節(jié)并非獨立存在的，而是一環(huán)扣著一環(huán)，相輔相成的。對企業(yè)來說，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題都會對企業(yè)物資供應產(chǎn)生極其消極的影響。物資計劃管理作為企業(yè)物資管理中的首要環(huán)節(jié)，也是最重要的環(huán)節(jié)之一，物資計劃基礎管理做不好，其他環(huán)節(jié)都會受到直接的影響。要想更好地做好企業(yè)物資計劃基礎管理，首先應該對企業(yè)物資計劃基礎管理環(huán)節(jié)有深入的了解。

一、物資計劃管理的定義

物資計劃是對物資的流通進行組織管理各種計劃手段的總稱。物資計劃管理是企事業(yè)單位物資管理部門為確保物資計劃能夠順利執(zhí)行和全面實現(xiàn)而進行的調(diào)查研究、監(jiān)督檢查、調(diào)節(jié)控制和考核總結(jié)等活動，也是對物資從生產(chǎn)到消費過程的中間環(huán)節(jié)的管理過程。它的基本任務是：了解物資的資源及需求狀況，確保物資在數(shù)量、質(zhì)量和品種規(guī)格上的綜合平衡，合理安排物資的使用方向，使其與國民經(jīng)濟的比例關系協(xié)調(diào)。提高物資使用的經(jīng)濟效益，有效地利用物資資源。主要內(nèi)容包括：（1）物資申請計劃（2）物資平衡計劃（3）物資供應計劃（4）物資流轉(zhuǎn)計劃。編制物資計劃的基本原則是：以一定時期內(nèi)確定的方針、政策、任務為依據(jù)；堅持計劃的科學性，做到積極、準確、可靠、留有余；統(tǒng)籌兼顧，全面安排，保證重點，照顧一般。

二、企業(yè)物資計劃基礎管理環(huán)節(jié)

企業(yè)物資管理的第一個工作環(huán)節(jié)，就是物資計劃的基礎管理。企業(yè)物資計劃基礎管理，是企業(yè)在對所需物資進行采購以及內(nèi)部物資供應工作進行組織的前提和依據(jù)。從當前的發(fā)展情況來看，在企業(yè)綜合物資、生產(chǎn)、財務等各部門的信息匯總分析的基礎上對物資計劃進行科學編制的管理模式已經(jīng)得到越來越多企業(yè)的認可。物資計劃編制在計劃經(jīng)濟時期主要是在國家下達產(chǎn)量的基礎上制定的，物資無論是采購使用或者儲備都必須以計劃產(chǎn)出量為準。但在今天，這樣的物資計劃管理模式已經(jīng)明顯落后于時代的發(fā)展，企業(yè)為了自身競爭力的提高，不得不對物資計劃基礎管理環(huán)節(jié)做出創(chuàng)新。在企業(yè)各部門對信息收集之后進行物資計劃編制，不僅能夠計劃更科學和精準，而且能讓計劃更加具有操作性。通過物資部門對市場的深入調(diào)研和市場價格咨詢的掌握，采購部門能夠更加順利有效地做好物資采購工作，產(chǎn)品的使用也就更加具有針對性和性價比，進而可以更合理地進行物資儲備環(huán)節(jié)。從這種意義上來說，物資計劃基礎管理工作能夠給物資管理其他環(huán)節(jié)提供重要的依據(jù)，還能對企業(yè)物資浪費行為盡可能地加以避免，有效控制企業(yè)物資成本。所以，企業(yè)必須要做好物資管理工作的每一個環(huán)節(jié)，從源頭人手，對企業(yè)物資計劃基礎管理工作進行加強，開源節(jié)流，才能使企業(yè)向更好的方向發(fā)展。

三、物資計劃管理在物資管理中的作用

1.確保項目建設和物資供應保障

物資計劃是企業(yè)根據(jù)企業(yè)項目建設需要、生產(chǎn)經(jīng)驗任務和能力以及物資消耗規(guī)律等，對計劃期內(nèi)物資的采購管理活動所做出的預見性安排和部署?？茖W嚴謹?shù)奈镔Y計劃管理目的是確保項目建設和安全生產(chǎn)的物資供應保障，實現(xiàn)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營管理目標。

2.有利于加強對物資采購的監(jiān)管力度

物資采購計劃管理會在整個物資采購計劃實施過程中進行各部門、各環(huán)節(jié)的實時監(jiān)管和跟蹤，這樣可以避免出現(xiàn)有的個別采購員非法牟利，損壞企業(yè)經(jīng)濟利益等現(xiàn)象，加強物資采購監(jiān)管力度，可以確保物資采購計劃真正落實，避免企業(yè)出現(xiàn)不必要的風險性。

3.有利于提升企業(yè)市場競爭力

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營必須要把控好源頭物資方面的管理，物資采購計劃管理可以有效的把控企業(yè)對物資采購方面的費用開支，根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)活動，把握物資市場行情進行有計劃的、科學的、合理的計劃采購，有效的為企業(yè)采購降低成本，提升企業(yè)市場競爭力。

四、當前物資計劃在實施中所存在的問題

1.物資計劃缺乏科學性

物資計劃的管理缺乏科學性。對于工程項目來說，工期緊、變更多成了借口，物資需求提出隨意性很大，數(shù)量的多少靠估計，入場時間隨意確定，根本不考慮采購和供應周期，項目物資管理人員成了消防隊員，很大的精力用在尋找貨源、確保供應上。對于使用單位來說，相關物資需求的申報不夠規(guī)范，計劃性不強，導致物資需求計劃申報頻次增多，采購計劃審核頻繁，采購次數(shù)增多，同時核實時間的延長也進一步增加了實際采購成本，對采購成本的實際控制也產(chǎn)生不良影響。

2.主觀認識不足

對物資管理的重要性了解不夠，規(guī)章制度不健全，特權思想嚴重，對企業(yè)法規(guī)執(zhí)行不力，管理手段落后，管理人員管理意識淡薄，甚至存在暗箱操作、幕后交易等腐敗現(xiàn)象，管理人員的素質(zhì)有待提高。

3.沒有足夠重視物資采購工作

物資采購作為一個非常重要的環(huán)節(jié)沒有得到足夠的重視，影響了物資批量采購的效能作用。而物資采購本身受到市場供求關系的影響波動較大，物資管理的信息交流和利用網(wǎng)絡技術從多渠道、多方面收集物資流的信息不夠，面對瞬息萬變的物資市場價格反映比較遲鈍，往往使企業(yè)花高價購買所需物資。這樣不僅影響了整個企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)，而且還造成經(jīng)濟上的重大損失。

4.不能及時調(diào)整計劃

對運營維修生產(chǎn)計劃的調(diào)整不能及時掌握。運輸生產(chǎn)中往往因為某種原因，需要進行檢修等計劃的調(diào)整，而調(diào)整后的計劃不能進行及時的反饋，物資采購計劃不能在第一時間進行調(diào)整，造成物資計劃與生產(chǎn)計劃不匹配，導致物資計劃的不準確。離物資的現(xiàn)實需求。

5.不能充分認識物資計劃的重要性

在具體的工作中，物資管理人員沒有熟悉了解和認識物資管理的相關業(yè)務知識，對于自身單位物資的規(guī)格型號、物資消耗規(guī)律、技術性能、使用方向和設備的屬性情況等都不夠了解，物資采購部門與使用部門間的溝通和信息反饋不夠暢通，而用料部門也往往將需求計劃一報了之，導致經(jīng)常發(fā)生需求與供應脫節(jié)的現(xiàn)象，進而導致計劃性被降低，存在著較低的計劃提報質(zhì)量。

五、做好企業(yè)物資計劃基礎管理工作的策略

1.抓好基礎數(shù)據(jù)工作，提高計劃的準確率

提高物資采購計劃準確率的基礎一是要深入現(xiàn)場，充分掌握第一手資料。物資計劃的編制不是憑空想象而成，更不是紙上談兵，它是一個系統(tǒng)工程。要提高物資需求計劃的準確率，需要結(jié)合現(xiàn)場運輸生產(chǎn)實際，分析現(xiàn)有庫存狀況，摸索物資消耗規(guī)律，統(tǒng)籌各方面因素，運用統(tǒng)計、分析等數(shù)理手段，才能及時準確地提報計劃，這既是精細化管理的要求，更是物資管理標準化的現(xiàn)實需要。因此，在編制物資計劃時，需要計劃員不定時地深入現(xiàn)場，第一時間了解生產(chǎn)現(xiàn)場的實際需求，第一時間掌握各種設備的運行情況，并將了解的情況做好筆記，在編制物資計劃時，將這些數(shù)據(jù)貫穿于企業(yè)生產(chǎn)的全過程，融合在企業(yè)生產(chǎn)的過程之中。只有這樣，才能準確地掌握物資的消耗數(shù)量，把握物資的消耗規(guī)律，為編制物資需求計劃提供第一手的資料，有效地提高物資計劃的準確率。二是學習材料和技術材料與具體情況的變化不相吻合，對于基礎性的學習資料，物資計劃人員還非常的缺乏。隨著行業(yè)技術的不斷進步，新的設備和產(chǎn)品不斷的出現(xiàn)，及其不斷變化的供應管理體制，有關信息技術的應用和規(guī)定辦法的制定有待于進一步的完善和修訂，物資計劃管理有著非常廣泛的涉及面，有著極強的知識性，所以物資計劃人員對于行業(yè)生產(chǎn)中所涉及到的相關技術材料也應該認真的去學習和掌握。

2.做好各類物資調(diào)研和深入了解，確保物資供應計劃

企業(yè)物資計劃管理部門可以在計劃剛剛制定時期就介入計劃之中，對計劃前期的工作深度進行加強?？梢酝ㄟ^分類的方法對企業(yè)物資需求進行具體分類和對待，這樣不僅能讓物資需求計劃更加準確和科學，同時也能其操作性更強。對關鍵的重要項目及資源緊張的物資，物資計劃管理部門的人員一定要對物資市場提早做好調(diào)研和深入了解，對該類物資的市場行情與資源狀況加以掌握，只有這樣才能對重點項目物資供應進行確保，對企業(yè)的材料積壓和浪費有效避免，使企業(yè)能夠?qū)崿F(xiàn)利益的最大化。對企業(yè)生產(chǎn)建設和維修所需要的日常物資，在物資計劃制定的初期，企業(yè)物資計劃管理人員就應該對其企業(yè)日常物資消耗規(guī)律進行主動分析，對消耗量比較大的主要物資可以適當進行倉庫儲備，這樣不僅能夠?qū)齑孢M行及時的清盤還能對現(xiàn)有資源更方便地利用。對用量比較小的、急需物資，物資計劃管理工作人員可以根據(jù)企業(yè)需求臨時對采購計劃進行安排，以減少庫存積壓現(xiàn)象。

3.需求計劃剛性控制，充分做好材料成本的預控工作

物資計劃管理不但是其他物資管理環(huán)節(jié)的重要前提，也是有效避免物資浪費的重要保證。重點強化、年度需求計劃、季度需求計劃和月度需求計劃的剛性管理，進一步加強需求對接，準確把握需求物資使用時間，提高需求計劃的編制效率和技術含量，充分做好材料成本的預控工作。一方面，物資市場情況瞬息萬變，企業(yè)在制訂年度物資需求計劃對各部門材料消耗進行整體規(guī)劃的基礎上，還必須強化季度物資需求計劃、月度物資需求計劃的剛性管理，以適應市場的變化，有效降低成本。季度物資需求計劃是在預測、決策基礎上制定的，在一般情況下，力求穩(wěn)定，不宜多變，只有當物資市場行情突變下才能發(fā)起月度物資需求計劃進行調(diào)整。通過月度物資需求計劃管理，企業(yè)可以對各部門所需物資的數(shù)量、品種、規(guī)格和具體到貨時間實行微調(diào)，達到既可具體調(diào)節(jié)、適應實際供需要求，又有重新組織新的物資供應的效能。

另一方面，企業(yè)計劃管理部門要充分發(fā)揮材料成本的控制職能，不僅做到事前預算、事后分析，還要注重成本消耗的過程控制。首先，加大物資成本預算、核算力度，加大對材料成本的預警和控制力度，對各部門每月所耗材料費用力爭做到早結(jié)算、硬預算、早預警、硬控制，并通過月累計、看板管理和硬性約束等措施，對材料成本超標部門的物資需求一律不列入物資采購計劃，將預控職能最大化發(fā)揮，有效地將各基層部門材料成本控制在企業(yè)年度指標范圍內(nèi)。其次，加強物資消耗過程的成本控制，將成本分析納入物資需求計劃決策過程，使得計劃與實際情況相結(jié)合，真正起到成本控制的作用。第三，結(jié)合物資需求實際，對一些個別部門用量較大，其他部門稍有需求的普用物資，企業(yè)物資計劃管理人員通過充分的協(xié)調(diào)、對接、綜合，最終確定該物資的計劃量和最佳上報時間。

4.加強信息化手段的應用，提升計劃管理水平

提高計劃管理的科學性工作效率，信息化手段應用必不可少。借助目前的ERP系統(tǒng)、MDM系統(tǒng)、SRM系統(tǒng)等，將各種數(shù)據(jù)（物資名稱、規(guī)格型號、單價、物資采購、倉儲、配送、供應商乃至動態(tài)的市場價格信息）納入到統(tǒng)一的信息化軟件中，通過系統(tǒng)的管理和控制，以有效的實現(xiàn)資源共享。同時實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息的快速溝通，提高信息的知曉率和利用率，避免出現(xiàn)信息的不對稱。信息軟件還必須與外部的市場實現(xiàn)互聯(lián)互通，是內(nèi)部物資信息網(wǎng)絡對接外部市場信息，以便能及時接收到外部市場信息，更準確地做出決策。

5.加強監(jiān)督考核，提升各級物資人員的計劃意識

一是提升計劃意識，除了要將計劃人員水平提升上來，各職能部門對于計劃工作的認識也需要強化。二是在物資管理中，利用物資檢查、定期專項檢查和物資管理考核等，對計劃提報質(zhì)量的考核和檢查力度也應該予以強化。三是在實施物資采購計劃過程中，必須要發(fā)揮其監(jiān)督管理的職能，對各部門、各環(huán)節(jié)都應進行實時的監(jiān)管和跟蹤，確保物資采購計劃落實到位，如大體對物資采購計劃實施過程中的監(jiān)督主要有三個部分，即訂單的執(zhí)行、合同的簽訂以及物資入庫。四是對物資采購人員進行監(jiān)督管理，制定監(jiān)督管理制度。

結(jié)束語：綜上所述，加強企業(yè)的物資計劃管理工作是擺在我們面前的一項重要工作內(nèi)容，確保企業(yè)的物資供應在物資計劃的引導下能夠逐漸的趨于完善合理。要想做好物資管理工作，科學合理的物資計劃是必不可少的。對此，企業(yè)必須要樹立正確的計劃管理觀念，將計劃管理的各項有關工作都融入其中，從而提升物資管理水平，提升企業(yè)經(jīng)濟效益。文章通過對如何做好計劃管理進行了分析與闡述，希望對企業(yè)的物資計劃管理能起到一定的作用。