事業單位資產管理信息化中的內部控制問題研究

梅淑娟

[摘要]隨著互聯網技術水平不斷提升，建立信息化管理體制已經成為現代各行業、各單位的主流趨勢，在這樣的背景下，利用信息化對事業單位資產管理進行優化，提升內部控制效果，是時代發展下的必然舉措。然而，就目前來看，仍然存在一些亟待解決的問題。基于此，文章對事業單位資產管理信息化中的內部控制問題進行分析，并提出相應的解決策略，以期對事業單位的資產管理工作發揮積極作用。

[關鍵詞]事業單位；資產管理信息化；內部控制；問題研究

[DOI]1013939/jcnkizgsc201912112

在事業單位中，資產管理是一項重難點內容，一旦出現閃失，必然會造成國有資產流失，同時也為貪污行賄提供了可乘之機，而做好內部控制是可以有效進行防范。所謂內部控制，是指以發展目標為導向，在單位內部采取的一系列調整、規劃等策略。可以說，有效的內部控制是升華事業單位資產管理效果、推進事業單位發展的重要條件。

1事業單位資產管理信息化中的內部控制問題

11制度與信息化要求不符

目前，很多事業單位仍然在沿用信息化時代之前的資產管理制度，比如：進行固定資產轉出、報廢等相關業務時，傳統的辦理流程應該是先到財政部門填寫相關單據，得到審批之后，在對申報的固定資產進行核銷。但是，在固定資產信息化管理中，需要在信息系統中選擇轉出、報廢等相關業務的卡片，填寫相關表單之后，在進行網絡申報，審批通過方可辦理。但是，就目前的大多數事業單位而言，制度與信息系統存在較大出入的情況屢見不鮮。[1]

12信息錄入缺乏完整性

在資產管理信息化管理中，對資產卡片的填寫有著詳細的要求。盡管現階段事業單位已經在信息系統中錄入了各部門資產信息，并通過軟件審核，對應卡片單元格中輸入金額、采購日期等相應信息，但仍然存在不夠完善的情況。舉個例子來講，大部分事業單位并沒有將資產照片上傳至信息系統卡片中，而作為資產信息的重要組成部分，資產照片對于資產盤點、監察審計都是非常重要的內容，是對資產實物進行對比判定的重要的條件。數量大、類型多是大多數事業單位資產的特點，但是在信息系統中能夠與資產對應的照片卻寥寥無幾，在對資產實物進行核查時經常出現信息與實物不符的情況，降低了事業單位資產管理監督工作質量。

13崗位設置不合理

資產管理員是事業單位中主要負責資產數據填制、資產盤點、報廢等處理辦理工作的工作人員，在很多事業單位中都是設有這個崗位。但是，從內部控制的角度來看，這樣的設置存在一定的不合理性，究其原因在于在事業單位中已經有資產事項經辦，主要負責執行經濟業務、錄入資產信息，與設置資產管理員本就是不相容的崗位，與內部控制標準規定嚴重不符。另外，在事業單位中的大多數，資產管理員既負責錄入數據，有符合稽核實際資產情況以及財務賬目，這一點與內部控制原則也是背道而馳的。

14資金浪費現象普遍存在

在很長一段時間內，很多的事業單位都會利用內部資金購置一些使用率低且不具有保留價值的商品，比如照相機、汽車、影音設備等，對于這些商品，基本處于一年用不過幾次，其余時間均為閑置狀態。但是，在購進時往往花費較高的費用，過不多久商品價格就會大幅度下降，從而發生國有資產浪費的現象。而信息系統中一項功能則為集中保管。例如，在區縣級單位中，能夠通過信息系統在快速而清晰地了解到資產的使用以及限制情況，資產信息系統的應用對于實現資產管理統一，合理配置有著積極的促進作用。

15監督管理力度不足

現階段，事業單位在資產管理的監督管理工作中有些力不從心，其原因在于沒有建立完善的監督管理制度。第一，就相應崗位而言，基本屬于“全能職位”，也就是不僅將資產管理相應事項集中辦理，負責錄入資產信息，同時也負責職能監督，以內部控制原則進行衡量，存在極大的不合理性，相當于將職權監督放在工作人員自己身上，必然會出現監督流于表面的問題。第二，關于在對資產進行盤點時要與信息系統數據進行對比的制度，在很多事業單位中并沒有建立，造成信息系統的監督作用無法充分發揮。同時，以審計角度來看，在審計時，仍然沿用傳統的審計方式，即會計憑證與賬簿方式，信息系統被劃出審計范疇外，其中的資產數據也沒有進入審計內容中。

2事業單位資產管理信息化中內部控制問題的解決策略

21建立與信息化資產管理相符的制度并不斷完善

制度是保證事業單位資產管理工作進行時能夠有機可循，提升管理質量的重要前提。因此，應當與信息系統充分結合，對一直沿用的傳統制度有選擇性的保留，優化管理制度，增加信息化管理模式下應當有的制度。例如：當事業單位中新購置的資產時，必須在第一時間內在信息系統中錄入資產信息；充分利用信息系統完成資產報廢、轉出等相關工作，在網絡得到審批之后，再由上級部門或者相關財務部門進行審批。同時，要對審批的原則等相關內容加以明確。對此，單位內部的領導層有必要帶頭宣傳，讓內部員工能夠了解信息系統的要求與特點，提高員工的思想意識，有“資產的管理與保護是自己的一項使命”的認識。另外，將責任落實到個人，如果出現管理不到位的情況，層層追責。

22不斷提升信息系統數據錄入的完善性

為確保信息系統中資產相關內容完整，不僅要將購置日期、資產名稱等錄入其中，同時也要將資產照片上傳其中，為日后與資產實物進行對照提供便利性，同時也要對管理職責加以明確，以此便于盤點以及審核等相關管理工作的開展。對于價值較高或者重要性較大的資產，需要對使用部門、使用人員做好記錄，以便于監督管理工作的開展。[2]

23合理地設置資產管理工作崗位

對不相容職位進行分離，避免賦予資產管理員職責過多的情況，將業務經辦、記錄經濟業務以及崗位審核分為三個部門，以此，滿足內部控制要求。關于資產管理員崗位的設置，應當明晰職責，只負責盤點、調配以及事項經辦。由會計人員或者統計人員完成信息數據錄入工作，單位領導負責審核，使用人員負責保管。

24遵守管理統一，調配按需的原則

針對于貶值較快且大多數時間處于閑置狀態的資產應當按照統管理、調配按需的原則進行管理。例如，在區縣級政府中，可以有效地將這類資產購置的預算逐漸減少，實現保管上的統一，有需要的單位可以在使用之前提前做好申請，使用過后立即歸還。負責管理部門可以根據信息系統提供的資產信息，對這類資產的使用率以及實際情況進行分析，以此確定需要配置數量，避免在這類資產上有過多之處。如此一來，不僅能夠降低維修成本，且能夠提升事業單位資產的使用率。

25提高監督管理力度

建立與信息化環境相符的監管機制是事業單位資產管理工作效率提升的必然舉措，按照系統中提供的資產信息以及業務記錄，內部審計人員可以對資產管理的實際情況進行監督，其中需要特別注意的是，資產信息是否在第一時間被錄入到系統中、資產照片與實物是否有較大的差異、資產職責有沒有被明確界定等。而審計部門也要充分將計算機利用起來，使其能夠在審計工作中起到一定的副作用，以此提升審計工作的效率。

3結論

總之，從內部控制的角度出發，建立事業單位資產管理信息化管理模式是事業單位發展中的必然方向，也是時代對事業單位提出的要求。因此，各事業單位應當加強信息化建設，以內部控制要求、原則為基本參考，建立相應的信息系統，并不斷完善制度，對資產管理崗位以及資產管理工作的職責進行明確，以提升事業單位資產管理工作效率。

參考文獻：

[1]唐麥 事業單位資產管理信息化中的內部控制問題研究[J].中國內部審計，2015（5）：19-22

[2]王讓博 內控視角下完善行政事業單位資產管理模式的措施分析[J].中國市場，2015（22）：118