ERP環(huán)境下的制造企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究施

時倫

摘要：在信息社會，內(nèi)部控制功能的充分發(fā)揮離不開信息技術的支撐，從本質上來講，ERP系統(tǒng)同屬于一種綜合性系統(tǒng)，該種系統(tǒng)既屬于信息系統(tǒng)又屬于控制系統(tǒng)。而在ERP環(huán)境下，企業(yè)要想獲得持續(xù)有效的發(fā)展，并不斷地提升自身企業(yè)的內(nèi)部控制水平，必須要對內(nèi)控系統(tǒng)進行全面的優(yōu)化。文章在闡述ERP及內(nèi)部控制相關理論的基礎上，對ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制問題進行初步的研究。

關鍵詞：ERP系統(tǒng);內(nèi)部控制;企業(yè)文化

隨著經(jīng)濟的高速發(fā)展以及信息技術在企業(yè)中的廣泛應用，由先進的管理理論和信息技術相結合所形成的ERP系統(tǒng)應運而生，使得企業(yè)的發(fā)展邁出了新的一步。ERP系統(tǒng)的有效應用，不僅可以極大的提升企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的規(guī)范性，同時還可以極大的提升各個生產(chǎn)銷售管理環(huán)節(jié)的秩序性。研究發(fā)現(xiàn)，ERP系統(tǒng)計劃和控制的思想與企業(yè)內(nèi)部控制的理念相符，同時該種系統(tǒng)的有效應用還可以極大的提升企業(yè)內(nèi)部控制模式的適用性以及有效性。基于這一情況下，諸多企業(yè)管理人員紛紛投入到了利用ERP系統(tǒng)提升企業(yè)內(nèi)部控制水平的研究上。

一、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制理論

2008年，我國財政部門在借鑒COSO委員會所制定出了相關規(guī)定，對企業(yè)內(nèi)部控制工作進行了準確的界定：該種控制管理主要指的就是企業(yè)內(nèi)部的各級領導曾與企業(yè)內(nèi)部的職工共同努力完成既定控制目標的一個過程。內(nèi)部控制標準規(guī)定企業(yè)在實行內(nèi)部控制制度期間，必須要保證控制行為的合法性，安全性，準確性以及完整性。

二、建立與ERP系統(tǒng)相適應的企業(yè)組織機構

為了能夠保證ERP系統(tǒng)在制造企業(yè)內(nèi)部控制工作當中能夠發(fā)揮出應有的作用，企業(yè)的內(nèi)部管理人員必須要重視組織機構的建設工作。首先必須要建立起獨立的企業(yè)規(guī)劃組織機構，保證企業(yè)發(fā)展決策制定的獨立性。其次，必須要構建出一套具有動態(tài)性的組織機構，保證企業(yè)組織機構能夠隨著ERP系統(tǒng)的更新而不斷地變化，滿足ERP系統(tǒng)的管理需求。最后，必須要保證組織機構的全面性，保證組織機構具有信息監(jiān)督管理功能，風險防范功能以及數(shù)據(jù)分析功能。

三、開發(fā)與企業(yè)相適應的ERP系統(tǒng)，借此固化流程，實現(xiàn)全面內(nèi)部控制

由于企業(yè)的類型不同，其內(nèi)部控制內(nèi)容，要求以及目標也各不相同，因此其所適用的ERP系統(tǒng)響應的存在著較大的差異，如果只是單一的將，某一種ERP系統(tǒng)應用到制造企業(yè)當中，不考慮制造企業(yè)的內(nèi)部控制工作特征，那么該種系統(tǒng)將很難發(fā)揮出應有的作用。因此，企業(yè)內(nèi)部控制管理人員必須要結合自身企業(yè)的實際情況設計并開發(fā)出滿足自身企業(yè)內(nèi)部控制管理需求的ERP系統(tǒng)。在系統(tǒng)的設計開發(fā)階段，企業(yè)管理人員必須要ERP系統(tǒng)供應商建立起良好的溝通協(xié)作關系，將自身的需求以及相關的內(nèi)部控制方案信息提供給供應商，以此來保證系統(tǒng)設計人員能夠設計出具有針對性的ERP管理系統(tǒng)。

四、塑造與ERP系統(tǒng)相適應的企業(yè)文化

企業(yè)文化在一定程度上直接決定著ERP系統(tǒng)能否發(fā)揮出應有的內(nèi)部控制優(yōu)化作用。從本質上來講，ERP系統(tǒng)同屬于一種現(xiàn)代化管理模式，同時也是先進企業(yè)文化的直觀表現(xiàn)。要想有效地構建出與ERP系統(tǒng)向匹配的企業(yè)文化，相關的企業(yè)內(nèi)部管理人員必須要將以下幾種管理理念融入到企業(yè)文化當中，其一為資源集成及配置管理理念，其二為供應鏈管理理念，其三為精益生產(chǎn)理念，其四為企業(yè)流程再造管理理念。與此同時，企業(yè)的領導者還必須要重視企業(yè)員工的道德素養(yǎng)以及職業(yè)素養(yǎng)培訓工作，積極努力的引導企業(yè)員工參與到再教育活動當中，使每一位員工在企業(yè)當中都能夠實現(xiàn)自我發(fā)展，快速的適應ERP環(huán)境。

五、ERP環(huán)境下ABC公司內(nèi)部控制的概述

（一）ABC公司基本情況

ABC公司（以下稱“本公司”）2015年11月成立。主要經(jīng)營范圍：機械設備、電子產(chǎn)品的設計、銷售、工業(yè)產(chǎn)品設計、軟件開發(fā)、銷售機械科技、電子科技領域內(nèi)的技術開發(fā)、技術咨詢、技術轉讓、技術服務。是一家高端電子制造領域的微電子研發(fā)和制造公司。

（二）公司的組織結構

F集團有限公司，出資額：[940]萬元，出資比例49.30%

G集團有限公司，出資額：[317.11]萬元，出資比例16.08%

H資產(chǎn)管理集團有限公司，出資額： [317.11]萬元，出資比例16.08%

E股權投資基金，出資額：[365.78]萬元，出資比例18.50%

ABC公司內(nèi)部的組織結構發(fā)生了極大的轉變，由原來的直線型結構逐漸的轉變?yōu)槭聵I(yè)型組織結構。在這一轉變的過程當中，企業(yè)內(nèi)部的組織的扁平性也在不斷的提升，其層次性在不斷的縮減，管理幅度在不斷的增大，管理質量也在不斷的提升。另外，隨著ERP系統(tǒng)在該企業(yè)內(nèi)部的有效應用率不斷提升，不僅企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理，物力資源管理以及信息資源管理三大板塊得到了有效的整合以及優(yōu)化，同時還為企業(yè)經(jīng)領導層營管理目標以及內(nèi)部控制目標的制定提供了極大的便捷幫助。

六、ERP環(huán)境下ABC公司內(nèi)部控制存在的問題

（一）內(nèi)部控制環(huán)境欠佳

經(jīng)實踐調查研究發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段在ERP環(huán)境下，ABC公司內(nèi)部并沒有形成一種較為適用的信息化管理環(huán)境，在實際生產(chǎn)經(jīng)營過程中，總經(jīng)理處于核心位置，董事會不參與公司方針政策的制定，只負責審批，對企業(yè)的運營方向缺乏有力的控制。除此之外，公司各層級各部門之間各行其是。缺乏行之有效地溝通和信任，而總經(jīng)理只掌控公司經(jīng)營方向，制定戰(zhàn)略方針，對基層的狀況缺乏關注。這就無法形成良好的控制環(huán)境。同時，公司雖然引入了信息化建設并對員工進行了重點培訓，但是公司管理層和員工認識度不夠，不僅無準確有效的認知到ERP系統(tǒng)應用對于提升公司內(nèi)部控制水平的重要性，同時也無法理解到ERP系統(tǒng)的核心含義。對信息化系統(tǒng)的認識只浮于表面，缺乏對其深入地認識和了解。例如，ERP的實施應當盡量使得企業(yè)的組織架構扁平化，減少內(nèi)部控制層次，削減內(nèi)控各層次間信息傳遞的中間環(huán)節(jié)，而且其中間管理層仍處于核心地位，ERP系統(tǒng)并沒有發(fā)揮出其重要作用。

（二）內(nèi)部審計體系不完善

隨著制造企業(yè)內(nèi)部控制信息化改革的不斷深入，在ERP環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部審計工作在企業(yè)內(nèi)部控制體系當中所起到的作用也越發(fā)的重要，當時經(jīng)調查顯示，現(xiàn)階段在我國大多數(shù)大型的制造公司當中，其內(nèi)部審計體系仍然存在的諸多問題。如果這些問題得不到有效地解決，ERP環(huán)境下制造A企業(yè)的內(nèi)部控制水平將很難得到有效地提升。而這些問題集中表現(xiàn)一下幾個方面，其一為，審計線索中斷消失問題。由于ERP系統(tǒng)主要就是借助與互聯(lián)網(wǎng)而實現(xiàn)管理的一種信息化管理系統(tǒng)。在這種情況下，A企業(yè)內(nèi)部審計工作所參考的數(shù)據(jù)信息必須要從紙質信息轉變?yōu)閿?shù)據(jù)編碼信息，但是在輸入的過程當中，由于諸多影響因素的出現(xiàn)，到指所輸入信息的準確度很難得到保障，進而對ABC公司的內(nèi)部審計工作造成極為不利的影響。其二，負責企業(yè)內(nèi)部審計工作的各個部門無法明確自身的職責與義務，在實際工作期間存在著大量的推卸責任行為，諸多審計部門管理人員人為由于ERP系統(tǒng)的應用，公司內(nèi)部的審計工作就應該有系統(tǒng)管理部門來負責，在這種意識的引導下企業(yè)的內(nèi)部審計工作將很難持續(xù)有效地進行下去。其三，A企業(yè)內(nèi)部審計制度不明確，沒有將責任追究制度，審計考核制度以及審計結果檢驗制度落實到實際工作當中，進而致使公司內(nèi)部審計結果的準確度很難得到有效地保證。

（三）信息傳遞與溝通存在隱患

在當今時代背景下，隨著ERP系統(tǒng)在ABC企業(yè)內(nèi)部的廣泛應用，該企業(yè)內(nèi)部各個管理部門之間的溝通協(xié)作力度得到了有效的提升，該企業(yè)已經(jīng)有效的實現(xiàn)了一體化管理，但是，企業(yè)內(nèi)部的信息安全性以及保密性確在不斷的降低。從現(xiàn)實的角度分析，在扁平化的管理組織結構下，讓各部門間緊密聯(lián)系，信息實現(xiàn)全員共享，公司的所有員工都會成為信息的載體和傳播者，這同時也會導致諸多信息安全問題出現(xiàn)的概率驟增，例如，信息外泄風險，如果被競爭對手獲得重要的信息，則很可能對公司造成相當大的損失。

在ERP環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)集中度會不斷的提升，基于這一情況，如果企業(yè)內(nèi)部的新型風險防控力度較低，那么企業(yè)的各項重要信息的安全性就會無法得到必要的保障。不僅會導致信息被惡意修改的問題出現(xiàn)概率驟增，同時還會極大的提升病毒以及黑客入侵問題出現(xiàn)的概率。不論是哪種信息安全問題都會對企業(yè)造成極為不利的影響。除此之外，ERP系統(tǒng)下，是以計算機為載體對所有的數(shù)據(jù)信息進行管理，因此，信息化設備自身也存在著較大的風險問題，而該種風險可細分為兩種，其一為硬件風險，該種風險主要指的就是受到外部因素影響，導致計算機的硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障問題。其二為軟件風險，該種風險主要指的就是系統(tǒng)癱瘓，數(shù)據(jù)流失等問題。如果在風險出現(xiàn)之后，內(nèi)部控制缺乏相應的措施來保障數(shù)據(jù)信息安全，公司將造成巨大損失。計算機軟件風險是指ERP軟件由于功能眾多，在企業(yè)應用過程中可能發(fā)生功能不穩(wěn)定、不成熟、與企業(yè)需求不符合等問題，這也會為公司的內(nèi)部控制帶來風險。另外，不同于手工情況下，會計信息記錄在紙張上，不易篡改，具有較強的證明力。

（四）內(nèi)部監(jiān)督較為薄弱

雖然ABC公司在應用ERP系統(tǒng)之后，其內(nèi)部的內(nèi)控監(jiān)督管理水平得到了極大的提升，但是仍未達到理想狀態(tài)，內(nèi)部監(jiān)督管理仍然顯得較為薄弱，而造成這一問題出現(xiàn)的主要原因就是，其本身內(nèi)部控制方面就存在監(jiān)督不完善的現(xiàn)象，且缺少獨立的內(nèi)審部門，內(nèi)部審計無法對財務信息和各部門的管理績效發(fā)揮應有的作用，內(nèi)部審計職能的履行只是出于管理層的主觀愿望。ERP系統(tǒng)的實施，雖然一定程度上加強了對審核的控制，但是如果企業(yè)的管理人員過于依賴該種系統(tǒng)，而忽視了自身綜合能力的提升，在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督管理的質量將很難得到有效的提升，進而無法保證該種系統(tǒng)在企業(yè)當中發(fā)揮出應有的作用。

七、ERP環(huán)境下ABC公司內(nèi)部控制的強化措施

（一）加強基礎信息整合，構建出良好的內(nèi)部控制環(huán)境

從實際角度出發(fā)，內(nèi)控環(huán)境是影響內(nèi)控質量的重要因素同時也決定著企業(yè)的內(nèi)部控制體系優(yōu)化效率。ABC企業(yè)在實際應用ERP系統(tǒng)的過程當中，要想保證該種系統(tǒng)能夠發(fā)揮出應有的作用，必須要對企業(yè)自身的組織結構進行不斷的優(yōu)化調整，構建出符合自身企業(yè)發(fā)展需求以及特點的企業(yè)文化環(huán)境，重視工作人員綜合素質水平的提升。為此，首先，要建立起完善的且適用的扁平型管理組織架構。調整組織架構更扁平化，減少內(nèi)部控制的中間環(huán)節(jié)。其次，董事會應當重視對公司基層的關注，通過組織和參與各類活動促進管理層與員工間的溝通與信任，增強企業(yè)的凝聚力，并在此基礎上構建出公司獨特的企業(yè)文化。最后，通過培訓學習，大力加強員工對內(nèi)部控制和ERP系統(tǒng)的認識和了解，開展一些內(nèi)部控制知識競賽，營造出一種全員學習內(nèi)部控制的良好氛圍。另外，在加強ABC公司內(nèi)部控制的過程中，關注企業(yè)風險至關重要。因此，ABC公司應確定業(yè)務流程控制關鍵點，定期審核關鍵業(yè)務流程的內(nèi)部控制，例如，在實際進行業(yè)務流程關鍵點控制期間，必須要監(jiān)督業(yè)務準備期間，業(yè)務開展期間以及業(yè)務完成之后的各項風險指標，并且有效的應用ERP系統(tǒng)對其進行風險評估，準確有效的預估出每一種可能出現(xiàn)的風險，并制定出具有針對性的風險預防措施以及應對措施。避免ERP系統(tǒng)設計中出現(xiàn)與內(nèi)部控制不相符、信息的非聯(lián)系性、職能交叉重復、授權不當?shù)痊F(xiàn)象。同時，ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制還必須從業(yè)務流程的重組與優(yōu)化著手，其核心是將合理的業(yè)務流程嵌合在企業(yè)的信息系統(tǒng)中。因此，在實施ERP時，企業(yè)必須先對自身的業(yè)務流程進行分析，將ERP系統(tǒng)內(nèi)控工作從流程設計、制度制定、措施貫徹等各個環(huán)節(jié)與生產(chǎn)經(jīng)營緊密結合，使關鍵控制點和風險點在可控范圍內(nèi)，最后，將優(yōu)化后的內(nèi)部控制嵌合在ERP系統(tǒng)中，使內(nèi)部控制的執(zhí)行力度得到加強。

（二）加強對數(shù)據(jù)信息傳遞與溝通的控制

在ERP環(huán)境下ABC公司利用網(wǎng)絡，實現(xiàn)各種業(yè)務流程的一體化處理，在實現(xiàn)方便的同時也使得數(shù)據(jù)的保密性、安全性降低，所以，公司應當使各職能部門加強自我監(jiān)督控制。更重要的是，公司一方面需加強對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的保護，利用屏蔽設備等，防止黑客、木馬病毒等進人系統(tǒng)，泄露公司信息;另一方面需要引進計算機方面的高端人才，隨時對信息系統(tǒng)進行調整和維護。進而降低數(shù)據(jù)信息傳遞與溝通風險問題出現(xiàn)的概率，保證制造企業(yè)能夠實現(xiàn)內(nèi)部控制的既定優(yōu)化目標，進而提升制造企業(yè)的整體內(nèi)部控制水平。而內(nèi)部控制系統(tǒng)如何實現(xiàn)“引導”和“促進”功能是ERP環(huán)境下的企業(yè)必須解決的現(xiàn)實問題。ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制的有效執(zhí)行，與企業(yè)各級管理者和員工的積極參與密不可分。通過加大宣貫力度，使內(nèi)控的管理理念深入人心，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)控環(huán)境。編制流程崗位對應表，將每個流程標準切實落實到在崗員工。以此來保證該項系統(tǒng)的應用能夠有效的加強企業(yè)對數(shù)據(jù)信息傳遞與溝通的控制。

（三）更新審計體系，鞏固內(nèi)部控制

ERP環(huán)境制造企業(yè)內(nèi)部的審計體系是公司內(nèi)部控制體系的重要組成部分，審計體系的優(yōu)良與否，在一定程度上直接決定著企業(yè)的內(nèi)部控制水平以及內(nèi)部控制效率。只有在科學合理企業(yè)完整的內(nèi)部審計體系的支持下，企業(yè)的內(nèi)部控制管理人員才能夠持續(xù)有效地進行內(nèi)部控制工作，進而推動企業(yè)的整體發(fā)展進程。因此，相關的制造公司管理人員在實際工作的過程當中必須要重視審計體系的優(yōu)化創(chuàng)新工作。為此，首先，相關的管理人員必須要建立起完善的風險評估機制，結合ERP環(huán)境的特征以及自身企業(yè)所開展的業(yè)務項目特征，將各個環(huán)節(jié)的工作歸入到內(nèi)部審計范圍之內(nèi)，同時還要對各個工作環(huán)節(jié)進行全面的審計監(jiān)督，以此來保證內(nèi)部審計工作的全面性以及有效性。其次，必須要制定出與之相匹配的內(nèi)部審計管理制度，明確各個審計部門的職責與義務，嚴禁審計部門作出越權管理的行為，同時還要明確規(guī)定相關的審計管理人員必須要對審計結果進行檢驗，以此來保證審計結果的準確性以及客觀公正性。最后，相關的審計管理人員在實際錄入企業(yè)內(nèi)部控制信息數(shù)據(jù)的過程當中，必須要嚴格的按照紙質信息上的內(nèi)容進行信息錄入，提升自身的工作責任意識，保證每一項信息的錄入都具有較強的準確性。

（四）強化內(nèi)部監(jiān)督機制

內(nèi)部監(jiān)督管理機制是保證企業(yè)內(nèi)部控制工作能夠持續(xù)有效進行下去的關鍵第，只有在完善的且具有較強實用性的監(jiān)督管理機制下，企業(yè)才能夠獲得持續(xù)有效地發(fā)展。ABC公司依靠實施ERP系統(tǒng)加強了企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督機制，如ERP系統(tǒng)中所有的會計憑證均由各業(yè)務模塊生成，不再由財會人員輸入，財會人員可以把更多的時間和精力放在檢查財務信息準確性上來，大大加強了監(jiān)督力度，減少人為控制的隨意性。但是，缺少獨立的內(nèi)審部門，內(nèi)部監(jiān)督仍較為薄弱，所以ABC公司還需設置出審計崗位，對財務系統(tǒng)工作質量進行獨立公正的監(jiān)督評價，從而不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)中的流程設置，促進組織提高運作效率和提升組織價值。與此同時，企業(yè)內(nèi)部的管理人員在實際工作過程當中必須要明確自身的監(jiān)督管理內(nèi)容以及監(jiān)督管理范圍，嚴格的依照相關的管理制度以及監(jiān)督管理標準進行實際監(jiān)督管理工作。除此之外，企業(yè)的領導者必須要將責任追究制落實到實際監(jiān)督管理工作當中，一旦發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制問題要在第一時間內(nèi)找到相關責任人，幫助其糾正管理問題，進而提升企業(yè)的整體內(nèi)部控制水平。

八、結語

綜上所述，現(xiàn)階段，隨著我國電子信息技術的不斷發(fā)展與進步，諸多新型的企業(yè)管理系統(tǒng)逐漸的出現(xiàn)在了人們的視野當中，并且在經(jīng)濟領域當中得到了廣泛的應用。其中表現(xiàn)最為突出的就是ERP系統(tǒng)，有效地將該種系統(tǒng)應用到企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化工作當中，不僅可以極大的提升企業(yè)的內(nèi)部控制水平，同時還可以極大的提升企業(yè)內(nèi)部控制效率。基于這一情況，現(xiàn)階段將ERP系統(tǒng)應用到企業(yè)內(nèi)部控制管理工作當中，已經(jīng)成為企業(yè)管理的必然發(fā)展趨勢，在這種大環(huán)境下，相關的管理人員在實際工作過程當中必須要將研究重心放到ERP環(huán)境下的制造企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化研究當中，結合ERP系統(tǒng)的特性以及內(nèi)部控制的需求，制定出具有針對性的優(yōu)化措施，并將其落實到實際工作當中，以此來保證該項ERP系統(tǒng)能夠在企業(yè)內(nèi)部控制工作當中發(fā)揮出應有的作用，不斷的提升企業(yè)內(nèi)部控制管理的水平，進而保證企業(yè)在市場當中能夠有效的提升自身的市場核心競爭力，并獲得持續(xù)有效的發(fā)展。

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