大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理與優(yōu)化研究

摘要：隨著時代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)成為當(dāng)前高校圖書館建設(shè)的主要內(nèi)容之一，在這種情況下，高校圖書館的檔案管理工作就需要全面地將大數(shù)據(jù)的相關(guān)內(nèi)容融入其中。但是就目前來看，我國大部分高校未能做好此項工作，其中原因多樣。在這種情況下，就需要我國的高校能統(tǒng)籌兼顧，從全局考慮，不斷強化高校圖書館檔案管理的相關(guān)工作。因此，本文將從大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理過程當(dāng)中存在的主要問題入手，全面進行大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理與優(yōu)化研究。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 高校圖書館 檔案管理與優(yōu)化

一、引言

我國大部分高校都在不斷進行自身的學(xué)科建設(shè)，這種建設(shè)的主要目的在于能夠增強學(xué)校對于學(xué)生的吸引力。但是從目前來看，我國大部分高校都過于注重此類內(nèi)容的建設(shè)，而忽略了相關(guān)的建設(shè)，導(dǎo)致了大部分高校都不能非常好地進行圖書館等工作的建設(shè)，從而導(dǎo)致高校圖書館檔案管理非常混亂。因此，我國的高校需要重視其中的問題，不斷強化圖書館的相關(guān)建設(shè)，這樣才能確保不會出現(xiàn)問題。基于此類情況，本文將展開如下內(nèi)容研究。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校圖書館檔案管理過程當(dāng)中存在的主要問題

（一）存在嚴(yán)重的采集重歸檔現(xiàn)象

在我國高校圖書館檔案管理中，第一個存在的問題就是非常嚴(yán)重的采集重歸檔的現(xiàn)象。這種現(xiàn)象產(chǎn)生的原因，主要是在對檔案進行分類的過程中，通過參考相關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)之后，通常將圖書館活動開展過程當(dāng)中涉及的檔案分為財會檔案、聲像載體檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨政檔案等。受到分類方式的影響，使得大部分的檔案數(shù)據(jù)采集工作都存在著以前理論性結(jié)果為主要依據(jù)，而沒有對采集過程當(dāng)中涉及的問題和檔案本身存在的問題進行管理的情況。這就讓圖書館內(nèi)容的檔案出現(xiàn)了含混不清的情況，其中的很多內(nèi)容在不整理的情況下，都出現(xiàn)了材料壞死無法使用的情況，導(dǎo)致我國大部分高校的圖書館都處于一個名存實亡的狀態(tài)。這其中的主要表現(xiàn)就是不同類型的檔案所涉及的領(lǐng)域是完全不同的，如果出現(xiàn)人員調(diào)動，而補充進來的人員本身和原本的工作不相匹配的情況，那么檔案就無法使用，因此必須加以重視。

（二）整體圖書館管理模式相對單一

圖書館檔案管理模式單一也是一個非常常見的情況，這主要是因為大部分工作人員在對圖書館檔案進行管理的過程當(dāng)中，往往花費大量時間來進行歷史性的檔案考察和利用，然后根據(jù)組織相關(guān)活動和下發(fā)相關(guān)文件的方式開展管理工作，對于搜集的各種檔案信息，也是利用這種單線程發(fā)揮的方式來實現(xiàn)檔案信息的嚴(yán)格考察和優(yōu)化利用。這樣的辦法雖然能夠很好地查詢到檔案的相關(guān)情況，但是卻不能非常好地保證圖書館文件的聯(lián)系性，因為這種整理是單一的，針對單個文件的，而不是針對整體的。因此，在實際的使用過程中，就會導(dǎo)致這種管理是效率較低的。但是由于歷史原因，這種管理的辦法最早為檔案管理人員所使用，因此就成為人們最喜歡的一種方式，全然不顧其實用性。

（三）沒有引進先進圖書館管理理念

高校圖書館在全面推行數(shù)字化檔案管理的過程當(dāng)中，往往過度重視檔案的管理和檔案的利用，卻沒有根據(jù)具體的管理需求來制定科學(xué)有效的管理機制和評價機制。其主要的表現(xiàn)就是，在當(dāng)前的圖書館管理模式中，仍舊采用人工管理的方式，通過人工對圖書館內(nèi)部的全部文件進行一個全面的管理，這樣的管理模式最大的問題就是會浪費大量的時間，從而導(dǎo)致問題的出現(xiàn)。尤其是在一些機密檔案的管理中，許多的檔案在名頭中都不會出現(xiàn)具體的內(nèi)容，檔案管理人員在進行檔案歸類的時候，就需要查閱內(nèi)容，然后再進行歸類，這就會浪費大量的時間，從而無法滿足人們的需求。因此就需要現(xiàn)今圖書館先進管理理念的引進。

三、大數(shù)據(jù)背景下全面加強高校圖書館檔案管理的有效措施

（一）建立較為完善的元數(shù)據(jù)檔案管理體系

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代，元數(shù)據(jù)檔案管理體系是非常成功的一套管理體系，其中，管理人員充分地利用先進的數(shù)據(jù)庫和計算機來進行重要檔案信息的有效記錄，這樣不僅能夠真實客觀地反映圖書館工作開展過程當(dāng)中的具體情況，還能夠?qū)⒄鎸嵉脑紨?shù)據(jù)呈現(xiàn)在管理人員眼前。尤其是在一些較為復(fù)雜的檔案處理過程中，如果采用人工分辨的方式，那么就會浪費大量的時間，不能滿足圖書館的具體需求，導(dǎo)致了問題的出現(xiàn)。而且元數(shù)據(jù)本身也能夠通過單一組別的數(shù)據(jù)對比，來進行內(nèi)容的拓展，更好地將內(nèi)容引申到各個領(lǐng)域的檔案之中，解決了分類不夠?qū)I(yè)的問題。這樣能夠讓檔案利用效率大大提升，確保檔案應(yīng)用更好地發(fā)揮效果。

（二）全面加強管理數(shù)據(jù)倉庫的有效建立

數(shù)據(jù)倉庫的建立是當(dāng)前圖書館檔案管理中客觀公正的一個保障，因此，必須全面進行建設(shè)。這是因為，圖書館檔案管理的數(shù)據(jù)中心數(shù)據(jù)庫不僅記錄了與檔案管理有關(guān)的各種信息，同時也能穩(wěn)定地向管理人員展現(xiàn)不同時間段檔案管理數(shù)據(jù)集合。而中心數(shù)據(jù)庫中能夠定時排查其中的內(nèi)容，保證數(shù)據(jù)庫中的內(nèi)容不會出現(xiàn)丟失等情況，這樣就全面保障了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性，而且作為憑據(jù)，也更容易進行檢查。同時，中心數(shù)據(jù)庫本身能夠進行內(nèi)容的增加和刪減，但是卻不能進行內(nèi)容的修改，這就確保了中心數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都能夠公平公正，不會出現(xiàn)被篡改的情況。

（三）不斷加強圖書館運營評價機制的構(gòu)建

為了更好地了解圖書館運營評價機制中的內(nèi)容，就需要不斷加強圖書館運營評價機制的構(gòu)建。在對圖書館檔案管理進行運營評價的過程當(dāng)中，可以利用相關(guān)公司生產(chǎn)或者提供的系統(tǒng)來實現(xiàn)各種服務(wù)和產(chǎn)品的體驗，然后再對系統(tǒng)進行改進、評價、運行、設(shè)計。這些內(nèi)容能夠非常好地通過系統(tǒng)的優(yōu)化，來實現(xiàn)檔案內(nèi)容的具體管理，確保檔案內(nèi)容更好地呈現(xiàn)出來。除此之外，運營評價機制也能夠保證圖書館運營過程中，各部分工作考評的效果，這樣的考評能夠保證圖書館的運營更好地完成。雖然高校圖書館本身不進行盈利，但是為了更好地強化圖書館的內(nèi)容，還是需要進行此類內(nèi)容的融入，以商業(yè)化的角度來衡量，這樣才能取得最好的效果。

（四）全面加強圖書館信息化設(shè)備的資金投入

我國當(dāng)前高校的發(fā)展戰(zhàn)略中，圖書館的檔案管理信息化并不是主要戰(zhàn)略目標(biāo)，所以在其發(fā)展中就會出現(xiàn)資金投入過少的情況。因此，要想更好地提升圖書館檔案管理融入大數(shù)據(jù)理念的效果，就需要不斷地加強資金的投入。其中主要是要控制自身的資金不被其他的項目挪用，從而有一個可利用的專項基金，每一次圖書館進行升級的時候，都可以直接從專項基金中進行資金的使用，而不需要逐層申報，這樣可以極大地節(jié)省時間，并且獲得資金。

四、結(jié)語

從上述內(nèi)容我們能夠看到，當(dāng)前我國大部分高校都未能很好地進行圖書館檔案管理的建設(shè)，其主要的原因就在于管理體系不夠完善等情況的出現(xiàn)。在這種情況下，我國高校就出現(xiàn)了發(fā)展不夠均衡的情況，使其不能很好地幫助學(xué)生完成學(xué)業(yè)，也讓高校不斷地喪失自身的競爭力。在這種情況下，本文提出了上述建議，希望我國的高校能夠在了解自身情況的基礎(chǔ)上，更好地進行學(xué)校圖書館檔案管理工作的建設(shè)，確保此方面更符合學(xué)校發(fā)展的需求，尤其是要謹(jǐn)慎地思考大數(shù)據(jù)方面的應(yīng)用，這樣才能確保建設(shè)工作發(fā)揮更好的效果。

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（作者簡介：張乃文，男，本科，徐州幼兒師范高等專科學(xué)校，助理館員，研究方向：圖書檔案學(xué)）（責(zé)任編輯 劉月嬌）