淺析當前醫院檔案管理的規范化模式

韋師

摘 要：醫院檔案管理工作是提升醫療服務工作質量和效率的基礎保障，是醫療機構日常工作的重要組成部分。當前，隨著醫療機構對檔案管理工作的效果運用需求增大，檔案的科學規范管理顯得尤為重要。因此，如何切實有效的提升醫院檔案管理的規范化，是提高醫院醫療工作效率和服務質量的關鍵措施。基于此，本文簡要闡述了當前醫院檔案管理模式的現狀，進而提出了針對醫院檔案管理建立規范化模式的改進對策。

關鍵詞：醫院；檔案管理；規范化；現狀；對策

1 引言

醫院檔案是醫院規劃、管理和提供醫療服務的前提，是醫院正常健康運營的重要資源，其具體是醫院進行行政管理、醫療服務、藥品和醫療設備管理、醫學研究等的基礎條件。規范的檔案管理已成為醫院管理中的重要組成部分，而當前醫院檔案管理已經不能適應時代的發展和要求，存在一些現狀和問題急需改進。因此，積極改進醫院檔案管理的方式方法，不斷健全完善其規范化模式的管理體系，使其朝著科學化、規范化和信息化的方向不斷發展，不僅可以提升檔案管理的工作效率，增強醫院的管理水平，而且還可以提高醫療服務整體水平，更好為人民群眾服務，也進一步促進我國醫療衛生事業的健康發展。

2 當前醫院檔案管理模式的現狀

2.1 管理制度不健全，規范化程度低

目前，雖然醫院在醫療技術、臨床診療、學術科研、教學培訓、行政后勤服務等方面制定了較為詳細的管理制度、工作流程、崗位職責等相應的機制制度，但是在檔案管理上仍僅限于按上級文件部署要求落實，結合醫院單位實際還存在一定的制度缺失，導致檔案管理工作缺乏規范化、標準化和科學化。此外，檔案管理制度的不健全，造成醫院檔案管理工作流程不明確，檔案信息資源收集效率不高，信息資源管理方式較落后，部分醫院紙質檔案和電子檔案混淆，進而不能確保醫院檔案信息資源完整性和可追溯性[1]。重復歸檔和缺失檔案的現象時有發生，缺乏統一的檔案存檔標準，紙質檔案、電子檔案、實物檔案等缺少基礎管理制度的保障。有時多種檔案存檔方式也會造成醫院檔案的查詢過程變得繁瑣耗時，影響到查詢檔案效率，進而造成某些醫療診治不及時，或造成錯誤導致醫療糾紛。管理制度的不健全，不僅導致醫院檔案管理工作的規范化、信息化和現代化程度較低，也使得醫院日常運營管理水平不高，不能適應新時代發展的要求。

2.2 基礎管理配套設施較弱

對于當前醫院檔案管理的規范化模式而言，最重要的還是醫院檔案管理配套設施較弱，醫院只重視臨床診療和醫學科研工作，忽略了檔案管理的價值。倘若檔案設施不齊全，沒有較為先進的現代化電子設備和網絡設備，檔案管理工作將變得雜亂無章，造成檔案管理工作效率和服務水平的降低，影響到整個醫院的醫療服務水平提升，不利于醫院健康可持續發展。檔案管理不僅僅是簡單的檔案存放，更重要的是檔案的服務與利用工作，每年都必須要投入一定的資金和人力來不斷完善配套設施的建設，短期內不能體現出明顯的收益，但是從長遠來看，完善的現代化、信息化管理配套設施建設，會大大地提高醫院的核心競爭力和社會效益。

2.3 專業管理人才缺乏，管理方式較落后

另一方面，現今醫院檔案的管理工作人員多數是從后勤管理或護理專業調整而來，并非檔案學專業出身，沒有檔案學專業理論和技能，若醫院不及時加強崗位技能和知識理論培訓，檔案管理人員就會缺少專業的檔案管理知識和技術，造成檔案管理人員管理意識淡薄，缺乏專業管理的綜合素質能力。同時，不僅由于檔案管理人才缺乏，對醫院檔案工作的規范流程和管理方式等不是很熟悉，不能甄別和歸檔醫院各類檔案材料資源，而且檔案管理的信息化管理方式落后，無法充分利用信息化的科學技術手段熟練利用檔案信息系統進行有效管理，造成檔案管理較為混亂，進而影響到檔案管理的工作效果及規范化發展。

3 醫院檔案管理建立規范化模式的改進對策

3.1 提高檔案管理的重視意識，健全檔案管理的規范化制度

對于醫院檔案管理規范化模式的建立，醫院領導層應該提高對檔案管理的重視意識，要認識到檔案管理也是醫院日常管理中的重要工作之一，只有加強檔案管理工作的規范化、科學化、信息化，才能逐步提高醫院的醫療服務水平，進而推動醫院和醫療事業的改革和進步。一方面，醫院領導層將檔案管理工作納入到醫院日常的各項具體工作任務之中，實行領導和分級管理機制，提高相關管理人員的責任心和自覺性，實行有效的工作和監督機制，設立檔案管理專門科室，再次加強各科室間的溝通交流，做到發現問題及時解決；另一方面，醫院相關領導和部門應在實際工作任務上結合醫院現有條件和基礎，積極制定和健全規范化的檔案管理制度，不斷改進和完善原有的檔案管理制度和工作流程，明確檔案管理每部分的任務和職責，如檔案信息資源的收集、甄別、分類、歸檔、保密、查詢等工作原則[2]，切實做到有章可依，權責明確，能夠提高檔案信息資源的開發利用率，進而提高檔案管理的工作質量和效率，促進規范化的檔案管理模式能夠為醫院的臨床診療、醫學科研、日常管理等提供高效率的服務。

3.2 培養專業的管理人才，提高管理人員的專業能力

為了進一步提高檔案管理的水平，醫院可以引進或培養一支專業素質好、管理水平高的專業人員隊伍，以提升醫院管理人員的整體綜合素質和能力。首先，對檔案管理人員定期開展專業知識的培訓和學習，讓其能夠了解具體的檔案管理知識和理念，進一步學習專業的管理技術，以提高管理人員的業務能力；其次，加強醫院之間、醫學研究機構之間的交流合作，積極選派管理人員外出參觀學習，借鑒其他同行先進的檔案管理理念和模式，在醫院管理體系上制定有效的進修方式，鼓勵管理人員對專業技術方面的進行創新，以促進檔案管理人員在專業能力和綜合素質上的提高；此外，不僅需要培養和增強檔案管理人員的專業能力和水平，也要加強管理人員的責任意識，促進其對檔案管理意識和方式進行不斷完善，增強服務意識，進而提高檔案管理的效率和質量，保障醫院檔案管理工作的穩定和有效。

3.3 引進先進的管理技術，提升管理信息化的管理水平

在當前，信息技術是第一生產力，社會的信息化程度不斷提升，先進的科學技術不斷應用于各個領域。因此，在醫院建立規范的信息化檔案管理技術，可保證檔案管理工作的有序進行，提升檔案管理的效率。一方面，先進的計算機技術、大數據分析技術等管理方式可以有利于醫院檔案管理的精細化、科學化、信息化，避免醫院檔案在收集、甄別、分類、歸檔、保密等工作流程上的差錯，以前傳統的人工分類、存檔等方式費時費力、效率低下、容易遺漏信息資源，還需要大量的檔案存儲空間，而現今的信息化技術不僅使得檔案管理工作更加簡便快捷，減少管理人員工作負擔，還方便了醫院各科室之間的工作交流，提高了檔案的利用效率，加大了醫院信息化的建設程度；另一方面，先進的管理技術可以組成醫院高效的檔案管理信息系統，將檔案信息資源歸入到整個醫院的管理大體系中，使得醫院日常管理變得更加高效、快速，提高醫院的醫療服務水平，進而提升醫院的核心競爭力。

4 結語

綜上所述，規范化、科學化、信息化的醫院檔案管理模式是提升醫務人員工作效率和醫院診療服務水平的有效措施。因此，醫院應當加強檔案管理人員的管理意識，提高檔案管理的專業能力，增強管理人員的綜合素質，進一步規范完善檔案制度管理機制，并投入先進的檔案設備設施，從而促進我國醫療衛生事業的改革和發展。

參考文獻

[1]竇心雅.探討精細化管理在醫院檔案管理中的應用[J].心理醫生，2017，23（26）：318-319.

[2]董新剛.醫院檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國繼續醫學教育，2015，7（1）：33-34.