高職院校數字化檔案館建設思考與探索

摘 要：高職院校中的信息資源一般都會被納入到檔案收集的范圍之內，然后存儲在檔案館之中。隨著數字化檔案建設的不斷推進與發展，高職院校也應該加強數字化檔案館的建設與發展，以實現檔案精細化管理目標，推動高職院校數字校園建設的發展。

關鍵詞：高職院校;數字化檔案;信息建設;數字校園

中圖分類號：G64? ? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1673-9132（2019）12-0180-01

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2019.12.163

數字化檔案館建設是信息化建設的重要內容，能夠將檔案工作納入到學校整體發展規劃的范圍之中，讓檔案信息化建設和學校其他方面的各項工作同步發展。為此，高職院校要建立起自身的檔案信息化標準規范，為不斷提高自身檔案工作的科技含量提供保障，為促進高職院校的數字化建設與檔案信息化建設做出努力。

一、數字化檔案館的基本概述

數字化檔案館實際上就是利用現代信息技術對各種檔案信息進行科學的管理與合理的利用，同時在網絡上提供公共檔案信息服務，通過共享這一功能提高檔案信息利用率的一個信息集成管理系統。如今社會對檔案資源的信息管理提出了更高的要求，人們對檔案信息的需求也在不斷變化，數字檔案館的建設是適應這一變化性發展要求的重要舉措。《普通高等學校檔案管理方法》早已明確指出高等學校要設立專項經費，從而合理配置其檔案館（室）在檔案管理與檔案信息化建設中所需的現代化設施設備。這也意味著高職院校要強化其數字化檔案館建設，推進檔案信息化建設，以保證高職院校的各種檔案數字信息資源可以得到便利的存儲和管理，并獲得最大限度的有效利用。

二、高職院校數字化檔案館建設面臨的挑戰

多數高職院校都是由辦學條件優良的中等專業學校升級而形成，而且部分高職院校的辦學歷史已經達到了設立檔案館的條件，只是高職院校并沒有設立起相應的檔案館。具體而言，新時期高職院校要推進數字化檔案館建設，需要面臨以下幾點挑戰：

第一，以往高職院校所建立的綜合檔案室主要是接收以圖表與文字為主的信息資料，卻鮮少涉及電子文檔或音像等信息資料。在檔案管理方面，綜合檔案室雖然引入了計算機技術，但是其計算機管理功能卻不夠全面，并不適應于現代化信息技術的發展要求，這對高職院校各類檔案的開發與利用都有著不容忽視的限制作用。

第二，一些高職院校雖然因為時代發展要求和自身發展需要，正在推進數字化檔案館建設，但是卻沒有適當地加大信息化管理的投入。這也使得數字化檔案館建設的科學化和信息化水平受到限制，還反映出高職院校對數字化檔案館建設的重視度不足這一問題。

第三，高職院校的數字化檔案館建設缺乏專業的人才，現有的人員力量不夠支撐檔案館建設的專業化發展。由此可見，當前的高職院校數字化檔案館建設亟待得到更高的重視及更完善的措施。

三、高職院校數字化檔案館建設的策略

（一）加強高職院校數字化檔案館的基礎建設工作

一方面，要求高職院校利用現代化的網絡技術加強網絡環境的優化建設，構建起檔案館的內部網絡和公眾網絡，并且完善學校的校園網，構建起全面的網絡平臺，推進操作系統和數據庫系統等系統軟件的建設。同時，高職院校要積極引入數字化加工和輸入設備，并且配置性能優良的服務器和存儲設備等，切實加強硬件設施的建設工作。

另一方面，高職院校要加強數字檔案資源的全面建設，對與高職院校相關的各類數字化信息進行收集、整理以及歸檔。有一定辦學條件的學校可以構建遠程歸檔網絡化平臺，并且構建起完善的數字檔案信息資源庫，拓寬更多的信息源，將各類具有價值的數字信息歸檔，納入到高職院校數字化檔案信息管理范圍。

（二）加大數字化檔案館建設資金投入與技術支持

高職院校在開展數字化檔案館建設的過程中，要認識到資金投入和技術支持的重要性，主動地加大資金投入，引進現代化技術，為其數字化檔案館建設提供有效的保障。為此，高職院校檔案部門應該加強與領導的溝通，將數字化檔案館建設的必要性、迫切性等信息傳達給領導，爭取領導層的重視與支持。同時，高職院校檔案部門要積極開發各種應用系統，包括信息采集、信息管理、信息利用、安全保密等多個方面的應用系統，為各類高職院校的檔案利用提供更好的服務。

（三）加強引進和培養數字化檔案館建設的專業人才

高職院校檔案部門要重視檔案管理人員的培訓工作，著重提高其綜合素質。主要可以通過知識競賽、講座以及學習會等方式對檔案管理人員進行培訓。在這個方面，可重點傳授數字化技術及相關知識，拓寬檔案人員的數字化知識結構，提高其知識水平與管理素質。此外，高職院校檔案部門要重視引進專業化的數字化管理人才，結合自身實際情況，制定科學合理的人才發展制度與人員管理標準，為人才提供良好的發展空間與機會，使其樂于為數字化檔案館建設做出奉獻。

四、結語

當前正在高速發展的科學技術為高職院校數字化檔案館的建設與發展提供了重要的支持，為了推進這一數字化檔案館的建設，高職院校必須要全面加強各項相關建設工作，保證數字化檔案信息的有效開發與利用。

參考文獻：

[1]毛雁鴻.數字化校園背景下的高職院校數字檔案館建設[J].蘭臺世界，2018（S1）.

[2]李秀霞.高職院校特色的數字檔案室建設研究[J].蘭臺世界，2015（11）.

[責任編輯 李 媛]

作者簡介： 張雷（1982.1— ），男，漢族，山東濟南人，研究方向：檔案管理，數字化檔案建設。