淺談醫(yī)院文書(shū)檔案管理的特征以及創(chuàng)新方法

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷推進(jìn)，衛(wèi)生檔案管理也在不斷完善和提高，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的壓力越來(lái)越大，文書(shū)檔案管理工作變得更加繁瑣，由此帶來(lái)的許多問(wèn)題，降低了醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的效率。在當(dāng)今時(shí)代背景下，醫(yī)院想要持續(xù)的發(fā)展就必須做好文書(shū)檔案管理工作，優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作制度，創(chuàng)新出更多高質(zhì)量、高效率的管理措施，盡可能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，才能讓醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的更加順利和長(zhǎng)遠(yuǎn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書(shū)檔案管理；特征與創(chuàng)新方法

醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容包括：醫(yī)院黨、工、團(tuán)，辦公室、紀(jì)檢、人事、保衛(wèi)、財(cái)務(wù)、基建、科教、醫(yī)務(wù)、護(hù)理、宣傳、醫(yī)保、公共衛(wèi)生、質(zhì)量管理、醫(yī)院感染管理、信息、招標(biāo)等科室形成的具有保存價(jià)值的收、發(fā)文和會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要、重要電話記錄、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、出版物原稿和樣本、剪報(bào)（不另行文的）等文件材料。此外，還有醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃、醫(yī)院年度工作總結(jié)、各項(xiàng)規(guī)章制度、大事記、學(xué)術(shù)會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議講話等等。這些文書(shū)資料對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有著十分重要的意義。然而在實(shí)際的醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中，還是存在著許多問(wèn)題，傳統(tǒng)的醫(yī)院文書(shū)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院管理工作的需求，只有不斷完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作制度，創(chuàng)新出更多醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作方法，才能夠促進(jìn)醫(yī)院不斷發(fā)展。

1 醫(yī)院文書(shū)檔案管理的特征

由于醫(yī)院文書(shū)管理工作的內(nèi)容較為繁瑣復(fù)雜，而需要?dú)w檔整理的文書(shū)檔案的種類也較多。我院制定了《文書(shū)檔案分類方案》，把文書(shū)檔案分為黨群、行政、醫(yī)務(wù)三大類。經(jīng)多年的醫(yī)院文書(shū)檔案管理，總結(jié)出醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的幾個(gè)特性：

1）專業(yè)性。醫(yī)院的工作大部分都是圍繞“以患者為中心”這一目標(biāo)開(kāi)展的，在日常工作中會(huì)產(chǎn)生很多相關(guān)的文件材料，這些文件材料充分反映了醫(yī)院工作的實(shí)際情況，因此，醫(yī)院的文書(shū)檔案具有明顯的專業(yè)性。例如：醫(yī)院制定的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃、各類醫(yī)療管理制度、學(xué)術(shù)會(huì)議、醫(yī)療技能比武、醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療績(jī)效考核、醫(yī)院感染管理、新技術(shù)新項(xiàng)目引進(jìn)、醫(yī)療糾紛的處理等等，而這些資料文件都具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

2）多樣性。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理過(guò)程中，所有的文書(shū)檔案都是由醫(yī)院綜合檔案科（室）進(jìn)行歸整處理，我院所有文書(shū)檔案通過(guò)《文書(shū)檔案分類方案》分為3大類：黨群類、行政類、醫(yī)務(wù)類，其中，黨群類又分為黨務(wù)綜合、組織工作、宣傳與精神文明、紀(jì)檢、工會(huì)團(tuán)委和其他一些社會(huì)監(jiān)督、便民服務(wù)、滿意度調(diào)查等；行政又分為：會(huì)議、綜合文秘、內(nèi)部管理、后勤管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、其它招標(biāo)等；醫(yī)務(wù)類分為：醫(yī)療、護(hù)理、科研、教學(xué)、學(xué)科建設(shè)、繼續(xù)教育、藥品管理、醫(yī)療器械管理、公共衛(wèi)生管理、醫(yī)療糾紛、學(xué)會(huì)、紅十字會(huì)、殘聯(lián)和對(duì)口支援等等。這些綜合性文書(shū)檔案都是由醫(yī)院管理層人員在日常工作中形成的具有業(yè)務(wù)性、規(guī)范性、政策性以及指導(dǎo)性意義的文件、上級(jí)部門來(lái)文以及醫(yī)院與其他單位或者是部門交流溝通的文件等等，種類繁多，題材多樣。

3）依附性。醫(yī)院檔案是在醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的，反映了工作人員的全部觀點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)和成果，包含了與工作人員工作性質(zhì)密切相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)。因此，檔案歷來(lái)為形成者所有與控制，其價(jià)值與它的形成者有密切關(guān)系。目前普遍采用的在檔案整理中保持檔案的來(lái)源聯(lián)系的作法就充分說(shuō)明了這一點(diǎn)。根據(jù)這一特性，為避免文書(shū)檔案資料流失，確保文書(shū)檔案的完整性、系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)范性，各科室兼職檔案人員需要定期收集文書(shū)檔案材料，做到文書(shū)檔案應(yīng)收必收、應(yīng)存必存。

4）保密性。醫(yī)院文書(shū)檔案主要是為給醫(yī)院管理人員提供參考，給工作人員提供利用，但文書(shū)檔案利用有一定的要求，有檔案利用管理制度。醫(yī)院的文書(shū)檔案部分具有一定程度的保密性。例如：院黨委會(huì)議記錄、院辦公會(huì)議記錄、重要會(huì)議紀(jì)要、上級(jí)下發(fā)的保密性文件、不對(duì)外公開(kāi)的文件材料等，都是不對(duì)外開(kāi)放查閱的，醫(yī)院工作人員查閱都要履行相關(guān)審批手續(xù)，確保醫(yī)院文書(shū)檔案不被泄露。

2 醫(yī)院文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新方法

1）完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中，我們需要完善醫(yī)院文書(shū)檔案的管理制度，強(qiáng)化文書(shū)檔案管理的規(guī)范性。與此同時(shí)，醫(yī)院管理人員應(yīng)該遵守相關(guān)法律法規(guī)，確保醫(yī)院運(yùn)行工作能夠按照制度要求來(lái)進(jìn)行。通過(guò)健全的管理制度，我們可以對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的每一個(gè)步驟進(jìn)行嚴(yán)格的調(diào)控，保證文書(shū)檔案管理工作井然有序的進(jìn)行，促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作效率的提升以及質(zhì)量的加強(qiáng)。

2）強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案的質(zhì)量管理。醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作要求完整、規(guī)范。檔案的形成是經(jīng)過(guò)檔案人員將文書(shū)材料進(jìn)行收集、整理、歸檔而產(chǎn)生的，因此文書(shū)的質(zhì)量對(duì)檔案建立的質(zhì)量有著很大的影響。在醫(yī)院文書(shū)管理的過(guò)程中，管理人員需要詳細(xì)分析醫(yī)院文書(shū)的實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行解決，制定出可行性方案進(jìn)行預(yù)防和調(diào)整。與此同時(shí)，醫(yī)院還需要定期開(kāi)展文書(shū)檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)活動(dòng)，舉辦文書(shū)檔案管理知識(shí)講座，提高文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)文書(shū)檔案的質(zhì)量有效地提高。此外，醫(yī)院的管理人員需要強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案的監(jiān)督工作，在對(duì)文書(shū)檔案收集的過(guò)程中需要仔細(xì)、全面，完成每一個(gè)步驟的文書(shū)整理后，都需要進(jìn)行核查，再進(jìn)行下一步處理流程。

3）規(guī)范醫(yī)院文書(shū)檔案管理機(jī)制。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的進(jìn)行過(guò)程中，各科室形成的文書(shū)檔案內(nèi)容各不相同，其中最為核心的檔案管理部門為院辦公室，需要醫(yī)院各科室將文書(shū)檔案管理工作的內(nèi)容歸納進(jìn)辦公室檔案管理的工作內(nèi)容中，并且強(qiáng)化對(duì)每個(gè)科室部門人員工作監(jiān)督，確保需要的文書(shū)能夠按時(shí)收集、整理完成。完善的文書(shū)檔案歸口管理機(jī)制能夠減少文書(shū)檔案遺失、重復(fù)、缺頁(yè)的情況，促進(jìn)了文書(shū)檔案管理的工作效率，使得醫(yī)院文書(shū)檔案的整體管理水平得到了提高。

4）加強(qiáng)檔案信息化管理技術(shù)的建設(shè)。隨著醫(yī)療改革的不斷深入，信息管理技術(shù)在醫(yī)院管理中得到了廣泛應(yīng)用，管理效率和質(zhì)量都得到了一定的提升。為貫徹落實(shí)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》，我院在文書(shū)檔案管理過(guò)程中，購(gòu)置了檔案管理軟件，突破傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理方式，用先進(jìn)的一體化管理方法來(lái)實(shí)施文書(shū)檔案管理工作。各科室兼職檔案員將本科室的文書(shū)進(jìn)行整理歸檔，上傳到檔案管理軟件中，建立文書(shū)電子檔號(hào)，完成文書(shū)檔案的信息化管理。在使用檔案管理軟件時(shí)，需要確保信息系統(tǒng)的安全性，盡可能提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，促進(jìn)未來(lái)醫(yī)院檔案信息化發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重視程度，積極創(chuàng)新出多樣化的醫(yī)院文書(shū)檔案管理方法，明確文書(shū)檔案管理工作在醫(yī)院管理工作中的重要地位，促進(jìn)醫(yī)院管理水平，努力推動(dòng)醫(yī)院工作的發(fā)展。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理實(shí)踐過(guò)程中，文書(shū)檔案管理人員需要根據(jù)醫(yī)院具體的發(fā)展情況來(lái)制定科學(xué)的醫(yī)院檔案發(fā)展規(guī)劃，最大程度提高醫(yī)院不斷高速的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介

謝文茹，女，漢，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：綜合檔案的管理。