傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案升級(jí)為現(xiàn)代電子檔案必要性的分析

陳俏俏

摘 要：傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案是見證項(xiàng)目建設(shè)過程的重要憑證，有著唯一不可替代性，但紙質(zhì)版的弊端也日益凸顯，利用現(xiàn)代的電子檔案搭建的平臺(tái)既可以延續(xù)紙質(zhì)版檔案的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)也可以改良傳統(tǒng)的弊端。

關(guān)鍵詞：電子檔案；全生命周期；云平臺(tái)

檔案是工程建設(shè)項(xiàng)目重要的技術(shù)資料，真實(shí)的記錄了施工的全過程，反映了施工過程的內(nèi)在質(zhì)量，尤其是對(duì)于建成后不易檢測的分項(xiàng)工程，檔案更具有唯一的、不可替代的重要價(jià)值，檔案的質(zhì)量就是工程質(zhì)量的體現(xiàn)。但目前傳統(tǒng)檔案管理還存在一些弊端：未實(shí)現(xiàn)與施工過程的同步，存在后期補(bǔ)檔案的現(xiàn)象，不能保證檔案的真實(shí)性和可追溯性；檔案多為紙質(zhì)版，建檔困難，分類保存占用很大空間，且查詢不便捷；紙質(zhì)版檔案不利于現(xiàn)場的數(shù)據(jù)采集和存儲(chǔ)。

1 紙質(zhì)檔案向電子檔案升級(jí)

針對(duì)傳統(tǒng)檔案歸檔不及時(shí)和紙質(zhì)版歸檔的不便性，目前部門企業(yè)提出了“全數(shù)字化移交、全智能化運(yùn)營、全生命周期管理”的智慧工程建設(shè)規(guī)劃，即：檔案由分散、紙質(zhì)向集中、數(shù)字化轉(zhuǎn)變；風(fēng)險(xiǎn)管控模式由被動(dòng)向主動(dòng)轉(zhuǎn)變；運(yùn)行管理由人為主導(dǎo)向系統(tǒng)智能轉(zhuǎn)變；資源調(diào)配由局部優(yōu)化向整體優(yōu)化轉(zhuǎn)變；信息系統(tǒng)由孤立分散向集中集成轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)了檔案與施工過程同步生成，如實(shí)反映施工全過程，保證檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和可追溯性。實(shí)現(xiàn)檔案電子化歸檔和移交，逐步取消紙質(zhì)版歸檔方式。

2 電子檔案建立[1]

電子檔案的范圍主要包括項(xiàng)目前期、建設(shè)階段和驗(yàn)收階段的資料。其中，前期資料主要包括可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、物資采購等；建設(shè)階段資料主要包括施工、監(jiān)理、檢測等參建單位相關(guān)資料；竣工驗(yàn)收階段資料主要包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告書、核查資料、工程總結(jié)等。而三者中，項(xiàng)目前期資料、驗(yàn)收階段資料主要為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，一般采取原件掃描形式完成電子化歸檔。因此，建設(shè)階段資料是電子檔案建立的主要和重點(diǎn)工作。針對(duì)電子檔案的建立，可以按以下原則建立：

1）避免重復(fù)錄入：提前梳理資料數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，滿足數(shù)據(jù)“一次錄入，多次復(fù)用”的需求，表單樣式變化，不影響數(shù)據(jù)使用。

2）信息分類處理：利用“元數(shù)據(jù)”理念，將施工、檢測、監(jiān)理等單位等需要采集與核查的信息進(jìn)行分類和結(jié)構(gòu)化處理，通過將信息采集與核查的項(xiàng)目固化在數(shù)據(jù)采集終端，減輕數(shù)據(jù)采集的工作負(fù)擔(dān)，提高信息采集與核查的效率。

目前采集的數(shù)據(jù)一般分為兩類，一類為與資料表單相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)，采集后直接關(guān)聯(lián)到資料表單，生成電子化的檔案，經(jīng)相關(guān)單位簽字后，進(jìn)入全生命周期系統(tǒng)；另一類為施工過程數(shù)據(jù)，采集后經(jīng)監(jiān)理/業(yè)主審核后，按照項(xiàng)目劃分規(guī)則，在全生命周期數(shù)據(jù)庫內(nèi)以目錄樹的形式儲(chǔ)存。

3）降低采集強(qiáng)度：目前數(shù)據(jù)采集分自動(dòng)采集和人工采集。對(duì)于自動(dòng)化程度高的（如自動(dòng)焊接、數(shù)字化檢測等）可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)數(shù)據(jù)采集，既可以避免人為因素的影響，又節(jié)省采集人員時(shí)間和精力。對(duì)于不能進(jìn)行自動(dòng)采集的數(shù)據(jù)，進(jìn)行人工采集。原則就是：能自動(dòng)采集不人工采集、能自動(dòng)引用不再次錄入、能自動(dòng)選擇不手工填寫、能自動(dòng)生成不人工操作。

同時(shí)，按照施工工序或?qū)I(yè)，依據(jù)資料表單、施工記錄、工藝規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、數(shù)據(jù)采集規(guī)定等要求，反推和整合現(xiàn)場需采集的數(shù)據(jù)表單，避免重復(fù)到現(xiàn)場多次采集。

4）簡化生成過程：利用移動(dòng)終端/電腦端填報(bào)數(shù)據(jù)，通過電子簽審和固化審批流程，利用信息化手段將各工序、專業(yè)的現(xiàn)場采集數(shù)據(jù)表單隨時(shí)上傳到管理軟件，并根據(jù)資料要求和施工過程再現(xiàn)的要求，將相關(guān)數(shù)據(jù)、資料表單與軟件相關(guān)模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

5）共享電子檔案：生成電子檔案后，按照資料表單格式內(nèi)簽字要求，通過電子簽章技術(shù)，實(shí)現(xiàn)施工、檢測、監(jiān)理、建設(shè)等相關(guān)單位之間的相互推送，滿足電子檔案與施工過程的同步生成。

6）電子檔案移交：形成電子檔案后，按照項(xiàng)目劃分規(guī)則，在全生命周期數(shù)據(jù)庫內(nèi)以目錄樹形式歸檔和組卷，經(jīng)相關(guān)單位審查、驗(yàn)收后，采取在線或離線兩種方式移交國家綜合檔案館、地方檔案部門和集團(tuán)公司檔案室。

3 電子檔案應(yīng)用[2]

電子檔案的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在數(shù)字化云平臺(tái)。作為項(xiàng)目建設(shè)的支撐平臺(tái)，云平臺(tái)滿足設(shè)計(jì)單位與建設(shè)單位的異地協(xié)同設(shè)計(jì)、審查的需求，提高效率，及時(shí)向數(shù)據(jù)庫移交數(shù)據(jù)。現(xiàn)階段正處于傳統(tǒng)檔案與電子檔案升級(jí)的轉(zhuǎn)型期，部分企業(yè)可能還無法及時(shí)搭建數(shù)字化平臺(tái)。針對(duì)此類問題，可以實(shí)行檔案電子化與傳統(tǒng)管理方式“并軌運(yùn)行”，即實(shí)施檔案電子化的同時(shí)，按要求編制、整理紙版資料，保證項(xiàng)目資料的正常移交。

在電子檔案的數(shù)字化平臺(tái)中，既保證了便捷性，也保留著紙質(zhì)版檔案的唯一性。普通電子文件容易被篡改，但在數(shù)字化平臺(tái)中可以使用可靠電子簽名的電子文件，其內(nèi)容和形式的任何改動(dòng)能夠被發(fā)現(xiàn)并鑒定。在平臺(tái)中，經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^的施工表單，通過定制、采集、審核、自動(dòng)生成等功能開發(fā)，固化和集成到平臺(tái)中，數(shù)據(jù)采集終端提供了數(shù)據(jù)現(xiàn)場采集和審核的途徑，推送簽完字后數(shù)據(jù)無法修改，同步至周期數(shù)據(jù)庫內(nèi)。電子檔案系統(tǒng)直接連接電子認(rèn)證平臺(tái)，在線驗(yàn)證數(shù)字證書的合法性和有效性，保障電子簽名的不可抵賴性和可追溯性。

電子檔案的錄入也比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版錄入更加方便。以工程建設(shè)的施工過程為例，依托電子檔案的數(shù)字化平臺(tái)，可以利用信息化手段對(duì)現(xiàn)場進(jìn)行有效管控，比如通過掃碼實(shí)現(xiàn)施工過程數(shù)據(jù)的智能采集：采用二維碼技術(shù)封裝人員信息，通過終端設(shè)備掃描證件后，準(zhǔn)確識(shí)別現(xiàn)場人員基本資料、崗位職責(zé)、資質(zhì)證件等信息，強(qiáng)化合規(guī)性管理；對(duì)施工設(shè)備進(jìn)行改造，實(shí)現(xiàn)影響焊接、防腐、無損檢測等重要參數(shù)的實(shí)時(shí)采集，并利用二維碼、電子標(biāo)簽技術(shù)將實(shí)時(shí)采集的過程數(shù)據(jù)與通過移動(dòng)終端采集的結(jié)果數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)進(jìn)行集成；使用移動(dòng)數(shù)據(jù)采集終端進(jìn)行焊口編號(hào)登記，先掃描鋼管的二維碼，按照焊口編號(hào)生成規(guī)則，生成焊口編號(hào)二維碼并打印焊口二維碼標(biāo)簽。后續(xù)與之相關(guān)的各工序作業(yè)時(shí)，通過掃碼自動(dòng)獲取焊口標(biāo)識(shí)，并將數(shù)據(jù)有效的關(guān)聯(lián)起來，滿足電子化數(shù)據(jù)采集需要。

在電子檔案的在一次錄入后，可以便捷的多次調(diào)用。在企業(yè)建立電子檔案后，在電腦端將數(shù)據(jù)按照標(biāo)準(zhǔn)格式生成表單，點(diǎn)擊導(dǎo)出就可完成下載。平臺(tái)還開發(fā)檔案管理的功能：按照檔案的移交要求歸檔、組卷。以工程建設(shè)的竣工驗(yàn)收為例：無損檢測竣工檔案以檢測報(bào)告、射線底片和檢測數(shù)據(jù)為主，通過射線底片掃描應(yīng)用和檢測表格研發(fā)，在電腦端一鍵生成竣工檔案，能夠?qū)崿F(xiàn)無損檢測的電子化交付。

目前電子檔案正處于起步階段，在開發(fā)平臺(tái)中仍可能存在很多問題，比如在軟件開發(fā)時(shí)，未考慮電子文件的歸檔工作問題：在歸檔過程中，存在不經(jīng)手工簽名，直接打印相關(guān)負(fù)責(zé)人員名字的文件歸檔成為檔案的問題。目前只能按檔案現(xiàn)行管理文件的要求，暫時(shí)采用系統(tǒng)審核流程產(chǎn)生的電子文件打印，補(bǔ)手簽后進(jìn)行歸檔的方式，但此方式仍欠規(guī)范，并不是直接形成的歷史記錄，而是電子文件的復(fù)印件，與檔案法 “檔案是直接產(chǎn)生的歷史記錄”的定義相悖。補(bǔ)簽時(shí)間的滯后、工程項(xiàng)目管理人員的流動(dòng)在給補(bǔ)簽增加難度的同時(shí)，還存在著簽名真實(shí)性的隱患，假簽名現(xiàn)象時(shí)有發(fā)，不僅損害了檔案的嚴(yán)肅性，同時(shí)嚴(yán)重降低項(xiàng)目管理效率，增加管理成本。

參考文獻(xiàn)

[1]劉念，唐一鴻，李名選.基于電子檔號(hào)章的檔案安全保障系統(tǒng)研究與實(shí)現(xiàn)[J].檔案學(xué)研究，2016（2）：115-117.

[2]劉啟元，葉鷹.文獻(xiàn)題錄信息挖掘技術(shù)方法及其軟件SATI的實(shí)現(xiàn)--以中外圖書情報(bào)學(xué)為例[J].信息資源管理學(xué)報(bào)，2012（1）：50-58.