以共享會計模式為基礎的會計檔案管理探索

成宋君

摘 要：我國會計檔案管理在計算機技術發展下也得到根本性變化，經歷了從傳統的會計電算化檔案管理模式到以共享會計模塊為基礎的會計檔案管理模式。本文通過對傳統會計電算化檔案管理模式進行分析，進而對以共享會計模式為基礎的會計檔案管理進行闡述。

關鍵詞：共享會計；會計電算化；檔案管理

在我國會計電算化發展中，逐漸走到共享會計的階段，這就讓企業的會計人員實現在一個同一個賬套下工作，對會計數據的準確性有很大的提高。同時國家也對會計檔案管理做出新規，使得電子會計發展的步伐加快，進一步促進我國會計檔案管理改革步伐。

1 財務共享模式對企業會計檔案管理的重要性

通過案例也能發現財務共享模式的優勢，美國運通實施財務共享模式后，全球員工下降1000人，節約成本8000萬美元。企業財務管理工作中，會計檔案管理工作是其很重要的組成部分。會計檔案管理就是對能夠放映企業經濟狀況的材料進行保存。傳統的會計檔案管理主要是以紙質版的形式實現的，檔案很難實現有效的管理和保存。在科技的不斷進步下，很多企業的會計檔案管理方式也發生了根本性變化，財務共享服務中心的建立，讓企業財務工作得到有效集中，極大的提高財務人員工作效率，也對紙質會計檔案管理中的不足進行有效彌補。財務共享模式下，企業的財務關系更加明確，且實現財務服務為中心的管理模式。同時還能對會計工作進行有效的管理和監督，促進企業會計檔案管理環境得到改變，實現現代化的會計檔案管理模式。

2 我國傳統會計電算化的檔案管理

傳統會計電算化下，會計人員在工作的時候，由于數據服務器在本地，其他辦公室的會計人員只能通過電腦和局域網來處理工作。會計檔案在存儲中，基本是都是紙質版一套和電子版一套兩套備份。同時，檔案存儲中還包括數據和軟件，而其主要是為了實現對會計電算化工作環境的實現。根據實際經驗可總結出傳統電算化檔案的特點。

2.1 紙質會計檔案，浪費嚴重且不易保存

在會計人員的日常工作中，將平時工作中的數據、賬目、明細等打印出來，然后再交到檔案室管理，在這個過程中基本沒有對其準確性進行核對，使得檔案的真實性有所下降。而且由于紙質版檔案數量巨大，會造成紙張的浪費，且由于儲存中占用很大存儲面積，造成人力、財力等方面的浪費。

2.2 打印會計賬簿，復雜且容易出錯

會計賬簿有專門的人來負責打印，但這項工作對會計人員的綜合素養有很高的要求。當會計人員遇到多欄式賬目的時候，打印過程中如出現一些小狀況，很容易造成賬目連接不上，且對紙張也造成極大浪費。

2.3 電子會計檔案，恢復不容易

在計算機技術水平的不斷進步下，電腦系統也在更新換代，很多新電腦都無法支持老系統，所以就需要對電腦進行系統更新。但是在系統更新中，要做好財務信息的備份工作，在數據恢復的時候速度極慢，對時間和人力造成嚴重的浪費。

2.4 電子會計檔案，對存儲介質要求高

在對電子會計檔案進行保存的時候，需要對其進行備份，便于檔案實現異地存儲[1]。會計系統軟件極易受到病毒感染，對存儲的檔案造成很大危險。

2.5 傳統電算化檔案，分散管理

很多企業，以及一些基層單位都有自己的檔案管理室，這樣索然方便自身的取用，但在母公司進行查賬等行為的時候，對他們造成極大不便，需要專門跑到每個基層單位去查看，對工作人員的時間和精力造成很大損耗。

3 以共享會計模式為基礎的會計檔案管理

就目前來看，世界500強企業超過50%，世界100強企業超過80%都已實施財務共享。會計共享模式下，會計人員在進行工作的時候，數據服務器在企業母公司，各基層單位的會計人員只需要在各自的電腦上進行工作，并對會計事務做出處理。在工作中，基層單位的工作人員職能也有所變化，主要負責為母公司提供基礎數據，對憑證和報表進行嚴格審核。在財務共享服務中，有很重要的一個模塊，就是共享模塊，通過這個模塊會計人員能夠及時準確的提取所需數據，并完成會計報表的制作。

3.1 共享會計模式下的檔案管理要求

本單位在嚴格按照國家對會計檔案管理辦法執行中，也逐漸形成了自己的管理辦法。其中電子檔案管理辦法中有如下規定：第一，財務管理信息系統具有導出功能，導出的檔案必須符合國家的相關要求，導出的格式也有相關的要求，一般為PDF。第二，實施本單位的會計檔案管理系統，且將該系統與財務管理系統進行連接，使得數據實現共享。第三，為保證會計檔案的存儲安全，一些會計檔案若需要永久保存，必須要以紙質形式再存儲一份。第四，在實現共享的時候，可以對紙質檔案進行掃描，存儲于平臺上，以便大家隨時查閱。但紙質資料還需保存，并作為副本繼續保管。第五，會計資料在電子形式的保存之下，就需要對各業務之下的會計信息系統全都歸為本單位系統之下，嚴禁用備份來代替歸檔。第六，會計檔案是當年份的，在一年結束之后，財務部門在對其進行一年的保管，然后再交由檔案管理部門保管。

3.2 共享會計模式下的檔案管理特點

現代科技推動共享技術的發展，使得會計工作的方法和理念也在不斷發生改變，而會計檔案在進行管理的時候也發生了很大變化，具體有下面幾個特點：

1）電子會計檔案最大的轉變，就是由傳統會計電算化時期的數據備份，以恢復使用環境為目的，轉變為導出共享檔案，實現PDF文件為主。通過清遠市龍坪林場會計檔案管理系統，實現數據的查詢和審核，可以不在共享會計系統的基礎上進行，使得電子會計檔案存儲的安全與完整得到保障。

2）會計人員在工作中，會計憑證完成之后，一般交由財務共享中心對其進行裝訂和保管，等一年之后，再交到上級部門[2]。所以會計人員在平時工作中，對數據進行查詢的時候，只能通過電腦實現，會計憑證將和工作人員分離。

3）清遠市龍坪林場會計系統的建立是由很多部分組成，這些模塊主要有會計支付管理系統、費用報銷系統等，使得會計工作更加方便，使工作人員的工作量有效降低。

4）在共享模塊之下，會計檔案管理是用共享會計系統和清遠市龍坪林場檔案管理系統兩個備份進行管理工作的，這就使得電子會計檔案的備份工作得到簡化。

5）在共享會計模式之下，會計人員在查詢和管理中只需要進行簡單的瀏覽器操作就可以進行，無需在對軟件進行備份，使得會計人員對電腦系統的依賴度得到降低。

3.3 共享條件下的檔案集中管理

歐美國家實驗表明，共享服務下，美國企業成本節約程度達50%，歐洲企業在投資回收期18-24個月內，成本節約達35-40%。要想實現檔案集中管理，財務共享中心在接到相關部門的檔案之后，再移交給上級部門，這就需要建立起上級部門或者母公司的會計檔案共享中心，對各基層單位或者其他單位的會計檔案進行集中保管。

3.3.1 集中管理，統一制度

在對會計檔案移交到上級單位的時候，一般有檔案中心接收進行管理，使得中間環節減少，減少出錯的頻率。對檔案集中管理的模式，可以幫助單位建立起統一的管理制度，將會計檔案能夠有效集中。同時，還能會計人員對設備的使用，方便制定符合實際需求，且統一規范的會計檔案管理制度。

3.3.2 方便檢查工作，減少資源浪費

檔案集中管理能夠極大的方便上級部門對檔案的查閱和審計，這就使得相關工作人員不用再去每一個單位進行檢查，由集中的檔案管理中心進行管理，可以有效減少工作時間，提高工作人員的工作效率。檔案集中管理，還能減少對紙張的浪費，做到節約環保。

4 共享會計模式下會計檔案發展之展望

在單位實施共享會計模式下的檔案集中管理后，紙質版檔案資料還需進行保存，但這時候的紙質檔案資料大多數只是會計憑證[3]。而會計憑證的管理在檔案管理中也是比較棘手的問題，若想有效解決這個問題，就必須做好發票的驗證問題。所以單位要統籌分析，綜合考慮，將各個環節進行有效把握。會計檔案在發展中，有一個很重要的目標，就是減少甚至不用紙質檔案，所以在這個過程中就需要下面的配合：

1）國家新政策的出臺，對會計檔案管理實施寬松的政策，現在對電子發票的使用還未進行詳盡的規定說明，所以就對會計檔案管理中的保存造成一定影響，就保存發票的識別碼還是整個影像文件還需進一步研究細化。

2）我國稅務機關對國稅和地稅進行合并，現在還處于一個磨合的階段[4]。但希望二者磨合之后，能夠有效發揮出合并后的作用，并將電子發票驗證系統或者方式進行健全。同時，社會要對應用接口進行開放，方便單位對其進行聯網使用，這樣才能保證電子化檔案建設中得到技術支持。

3）單位在實現共享會計系統之后，對系統進行升級，就能在系統中進行費用報銷。這時只要在網絡上申請，并提供電子發票的識別碼就可以完成報銷工作。財務共享中心會計人員在做憑證的過程中，系統能夠對發票發起驗證，這個過程不用人工進行操作，完全實現電子化，極大地降低了工作人員的工作力度。

5 結語

新時期我國實現以共享會計模式為基礎的會計檔案管理模式，能夠對現有的電子會計檔案管理得到有效完善，從而提高工作人員工作效率，提高工作質量和服務水平，促進會計部門更好的服務企業，為企業的發展提供更多有效的方案。

參考文獻

[1]易南冰.財務共享模式下的會計檔案管理工作研究[J].環球市場信息導報，2016（29）：105-105.

[2]張慶超.基于財務共享模式的電子會計檔案管理研究[J].財會學習，2016（24）：209-209.

[3]于魯霞.電子會計檔案管理探索與實踐[J].辦公室業務，2017（6）：177-177.

[4]侯增周.財務共享模式下“會計工廠”探索研究——以某大型國有企業財務共享中心為例[J].商業經濟研究，2016（15）：188-190.