新時期加強干部人事檔案管理工作的思考

李忠燕

摘 要：人事檔案是職工個人德能勤績廉的真實反映，是選拔任用干部、考察后備人才的重要資料。新時期下，我們黨對人事干部檔案管理工作提出了更高要求，也對干部的考察提出了更嚴格的要求。因此，新時期下，干部檔案的信息反饋是組織部門考察干部的重要依據，在一定程度上決定著干部任用是否正確。本文從干部檔案的重要性出發，闡述如何加強檔案管理工作。

關鍵詞：干部檔案；管理工作

干部人事檔案真實反映了一個職工從重要的學習時期、參加工作以來的經歷，也包含了職工一些基本信息。其中的三齡二歷一身份、履歷表、組織審定表、政治歷史資料等是組織部門考察的重點，也是組織部門選拔干部的最基本的參考材料。在《干部人事檔案工作條例》第三條中明確指出：干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。可見，干部人事檔案在干部選拔任用中有著極其重要的核心作用。那么，如何才能讓干部檔案發揮其應有的作用，本文試從以下幾方面論述：

1 從規定和意識形態重視檔案工作

我們國家對干部人事檔案管理工作有著專門嚴格的規定和制度，凡從事干部檔案管理工作的人都知道，筆者在此就不一一羅列了。但是作為從事檔案管理的工作者必須認真學習，吃透政策。干部檔案“屬于黨和國家所有”，對于這份厚重的“國資”，我們不但要管理好，還要用好，要有效的發揮其重要作用，要為組織部門提供真實、可靠的檔案材料。

思想上認識到位是學習好檔案管理法規的前提條件。新時期學習檔案管理規定應是全員化、全覆蓋的，這里強調的是除黨政領導、檔案管理部門外，其他每一位職工都應加強學習，這不但是一種責任，也是每個職工應盡的義務。檔案材料有組織部門在工作中形成而收集上來的，也有職工自己主動提供的，包括其社會關系、學習經歷、思想狀況、世界觀等等。如果職工自身沒有認識到檔案材料的重要性，思想上不重視，不及時與組織部門溝通并提供相應材料，干部的檔案材料就會失時、失效，甚至失真，其檔案的真實性和利用價值就會大大降低。因此，作為黨組織、檔案管理部門都應該加強檔案管理工作的宣傳和學習，大家達成共識，檔案管理工作就一定會向好發展。

2 推行集成化和系統化管理

因為干部人事檔案有著其機密性，所以能夠直接接觸到檔案材料的人原則上就只有檔案管理員。又因其檔案管理技術含量低，管理軟件開發利用有其局限性，導致大多數單位仍然停留在傳統的手工管理模式上。檔案管理人員也習以為常了，每年就固定的就那么材料存檔，可能也并不覺得需要改進方法。又或者管理人員雖然也覺得應該規劃化、系統化管理，但因為與領導層溝通不充分，沒有引導領導層的重視，而仍然停留在傳統的手工管理模式上。但是，這種傳統的管理方法存在著很大的弊端，管理效率不高暫且不論，錯誤太多，根本無暇顧及且防不勝防。管理過檔案的人都知道，每一位職工每年填報的年齡、參加工作時間、黨齡、學習時間、簡歷等等，前后常常會不一致，有些事件描述不統一，更別說不按照要求填寫材料的情形了。這給檔案材料的認定帶來了巨大的工作量，同時存在檔案管理不善的履職風險。

在前兩年，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作。在這次專項審核工作中涉及面廣、要求嚴，單位投入了大量的人力精力，成立了干部人事檔案專項審核工作領導小組，單位黨委書記、院長為組長，分管領導為副組長，各部門負責人為成員，定期對專項審核情況進行研究。結合單位實際，制定了干部人事檔案專項審核工作方案，按照“嚴、細、準”的要求，對每卷檔案都進行初審和復審。中央組織部把干部人事檔案作為衡量干部的特別是對黨忠誠與否的重要方面。在這些專項審核工作中，不僅僅是我們檔案工作人員，也使得廣大干部受到了一次生動的教育。借著這樣的契機，使廣大干部認識到檔案的重要性。

各個單位投入大量的人力物力來做這個專項審核，認定三齡二歷一身份等，說明這個事情是無論是對組織還是對個人來說都是極其重要的。回過頭來想想，如果做到對干部檔案專業系統化，真正的規范化了就能在日常的管理中把這項工作有條不紊的管理下來了。在專業系統化管理后，材料入檔時如果基礎信息不一致系統會自動提示，必須核對一致才能歸檔，這樣既能減少手工操作的失誤，及時的發現問題防止錯漏。另一方面也能防止把問題累積下來。這樣對于提拔任用干部對檔案的使用，以及退休入社保都是極其便利的。

實現現代化管理檔案的工作要求，必須利用專業管理系統，對干部檔案進行科學化管理，切實保證檔案材料規范、真實、全面及調取便利。另外，在切實能夠保密的前提下，上下級組織部門間利用大數據、互聯網管理檔案也是可行的，這樣才是真正意義上的檔案管理集成系統。

3 完善人事檔案管理法制建設

檔案管理基本制度多數單位都已形成了，但真正把每一個制度執行好的單位恐怕不多，這在我們平時檔案檢查中就早發現這一問題了，如收集材料不規范、不完整，查閱檔案審查手續不全，硬件設施配備不全等等情況。這些問題存在的根本原因，就是責任制沒有得到落實，工作不認真，檢查重形式太多，每次上級檢查結果是整改，追究責任的很少很少。又如，近年來大學生檔案轉遞基本上不走機要局了，學校讓個人帶至單位報到，因追究責任不落地，這種檔案材料失控、有遺失可能的高風險行為被大家忽視了。失控有可能造假、遺失會引發人事糾紛，因此，任何違反檔案管理的行為，一經查證，必須制度給予相應處分，甚至是依法懲處。

這里引用一案例，1995年董先生將人事檔案寄存于某人才中心，2008年董先生在辦理退休時，因人才中心將其檔案遺失，導致其無法辦理退休手續，造成經濟損失，法院最后判定賠償經濟損失5萬元。本案中，涉事當事個人并沒有得到應有處罰，體現不到法律的威懾力。因此，建議在相關法律中明確檔案管理失職，造成經濟損失等后果的法律責任。

4 探索干部檔案管理認證和評級工作

大家知道，質量管理體系認證從沿海外企中推行，逐步發展到內地，并快速被國企所認同，有了這一套參照國際標準制定的適應國內企業的質量標準，不但能夠適應世界經濟發展，還為驗證管理、服務、產品質量的提供可判依據。干部檔案工作標準均由國家組織部門制定并發布執行，各省再依據實際情況細化，這樣形成的標準難免會各不相同，造成了檔案材料五花八門，表式不統一、內容不一致、填寫要求不一樣，等等。建議上級組織部門，或由其委托第三方，制定檔案管理評定體系，統一管理模式、統一考核指標、統一技術標準，把檔案管理評級工作做為對黨委年度考核的重要工作內容之一，從而最大化約束檔案管理行為，讓人事檔案材料更好地為決策者提供決策。

5 定期分析及時反饋信息

檔案管理工作的重要內容就是及時為單位組織部門提供全面、真實的數據，為領導層提拔干部、加強人才隊伍建設提供依據。從這方面來說，檔案管理人員不應被動工作，“只把檔案管理好，需要時提供即可”的管理思想已不能適應新形勢下檔案管理工作需要。檔案管理人員要實行動態化管理，對人事檔案進行分析，定期形成正式報告，為單位管理層提供人事依據，便于及時調整組織架構和人才發展目標，維持人才梯隊的可持續性，打造未來團隊的戰斗力。

6 結束語

新時代、新形勢、新征程，在我們黨加大從嚴治黨力度以來，各級組織部門對干部人事檔案提出了更高、更新、更嚴的要求，各單位檔案管理工作擔子更重了，科學、規范、高效管理干部人事檔案工作尤顯重要了。各檔案管理人員一定要加強業務學習，接受先進的檔案管理方法，最大限度發揮人事檔案的組織、經濟建設上的重要作用。

參考文獻

[1]《干部人事檔案工作條例》 2018年11月28日發布