基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理分析

摘 要：在電子信息化背景下，醫(yī)院綜合檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，借助這一手段能夠有效節(jié)約醫(yī)院的資源，為醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供資源保障。對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)，指對(duì)全面綜合檔案管理制度進(jìn)行制定，構(gòu)建完善的綜合檔案管理系統(tǒng)，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，從而確保醫(yī)院綜合檔案室管理工作順利進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)視角；醫(yī)院；綜合檔案室；管理

檔案管理就是檔案工作，指檔案室直接管理檔案信息和檔案實(shí)體，且提供利用服務(wù)的相關(guān)業(yè)務(wù)工作，這項(xiàng)工作是國(guó)家檔案事業(yè)中重要的一部分。醫(yī)院綜合檔案室管理涉及的范圍比較廣，包括會(huì)計(jì)、病案、聲像、實(shí)物、人事及文書(shū)等，其具有十分重要的地位，并且醫(yī)院在知識(shí)產(chǎn)權(quán)上的具體象征就是醫(yī)院綜合檔案室，其屬于無(wú)形資產(chǎn)。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院綜合檔案室管理也跟上了時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)了信息化構(gòu)建。對(duì)于醫(yī)院而言，基于信息化建設(shè)的醫(yī)院檔案室管理具有十分深遠(yuǎn)的影響，相較于傳統(tǒng)的綜合檔案管理，這種管理方式的優(yōu)勢(shì)更加顯著。

1 醫(yī)院綜合檔案室管理中信息化建設(shè)的意義

1.1 有利于提升醫(yī)院管理水平和服務(wù)質(zhì)量

對(duì)于醫(yī)院管理而言，醫(yī)院綜合檔案室管理中信息化建設(shè)是一項(xiàng)重大的創(chuàng)新工作，這項(xiàng)工作可為醫(yī)院提供更加有效與簡(jiǎn)便的檔案管理手段，使醫(yī)院檔案室管理工作實(shí)現(xiàn)跨越環(huán)節(jié)和科室的科學(xué)管理模式，對(duì)傳統(tǒng)綜合檔案室管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行有效處理，從而大大提升醫(yī)院的管理水平。同時(shí)，根據(jù)醫(yī)院所具有的特點(diǎn)，我們能夠認(rèn)識(shí)到醫(yī)院屬于一個(gè)具備極高技術(shù)性的服務(wù)場(chǎng)所，醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)中，借助電子手段保存所有的資料信息，可更加便捷的實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，從而大大提升醫(yī)院工作的有效性和服務(wù)質(zhì)量。

1.2 有利于醫(yī)院決策工作的順利開(kāi)展

在醫(yī)院綜合檔案室管理過(guò)程中，通過(guò)構(gòu)建檔案的信息化，在電子檔案信息構(gòu)建平臺(tái)中及時(shí)存儲(chǔ)和收集醫(yī)院中的所有信息，醫(yī)務(wù)人員通過(guò)登錄該平臺(tái)即可獲得醫(yī)院的進(jìn)展情況。由于信息化的綜合檔案室中擁有諸多醫(yī)院各個(gè)方面的可用信息，用電子檔案方式來(lái)存儲(chǔ)信息能夠確保檔案信息不會(huì)像以往紙質(zhì)檔案中信息字跡出現(xiàn)不清晰的情況，有利于醫(yī)院管理人員隨時(shí)查閱綜合檔案室的電子檔案資料，對(duì)醫(yī)院現(xiàn)階段的發(fā)展情況進(jìn)行全面分析，然后做出科學(xué)恰當(dāng)?shù)臎Q策。

1.3 有利于提升醫(yī)院綜合檔案室管理人員的綜合能力

醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設(shè)，有利于提升醫(yī)院的管理水平，還有利于提升醫(yī)院綜合檔案室管理人員的綜合能力。這是因?yàn)闄n案信息化建設(shè)是一種全新的檔案管理模式，這一模式對(duì)綜合檔案室管理人員也提出了更高的要求，主要有：1）必須具有良好的職業(yè)道德素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，從而確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化；2）必須具備良好的技術(shù)能力與自主服務(wù)精神，促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案室管理的不間斷性進(jìn)展；3）必須具有良好的心理素質(zhì)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力，確保管理人員更加高效的開(kāi)展綜合檔案室管理工作；4）注重工作細(xì)節(jié)，始終對(duì)工作擁有一顆熱情的心，從而提高綜合檔案室管理的效率[1]。

1.4 有利于醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展

醫(yī)院綜合檔案室中儲(chǔ)存了醫(yī)院內(nèi)的歷史沿革、病例資料、醫(yī)院設(shè)施和設(shè)備、組織機(jī)構(gòu)等信息，這些信息在一定程度上呈現(xiàn)了醫(yī)院的進(jìn)展情況，方便醫(yī)院相關(guān)人員隨時(shí)查閱，從而杜絕醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中發(fā)生同樣的錯(cuò)誤和失利，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。如：通過(guò)存儲(chǔ)病患的資料，有利于今后更好的分析和研發(fā)藥品或是其余藥理的成效，以此來(lái)提升醫(yī)院的治病效率，提升醫(yī)院的知名度及信譽(yù)度。

2 基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理

2.1 構(gòu)建完善的醫(yī)院綜合檔案室管理制度

為了建立醫(yī)院綜合檔案室管理制度，首先應(yīng)制定出科學(xué)合理的綜合檔案管理制度，這是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者必須引起高度重視的，對(duì)于檔案室管理規(guī)范應(yīng)涵蓋醫(yī)院內(nèi)所有的信息內(nèi)容，最為關(guān)鍵的是把醫(yī)院全部文件納入其中，不允許落下任何一個(gè)使用頻率低的檔案，也需注重技術(shù)檔案和設(shè)備檔案等。同時(shí)，對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室管理制度的制定，必須確保其統(tǒng)一性和合理性，擁有嚴(yán)格的執(zhí)行規(guī)范，從而才能夠讓醫(yī)院檔案室管理人員積極加入到檔案室管理信息化建設(shè)中，并制定合理的工作目標(biāo)及考核績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確保這項(xiàng)工作的實(shí)效性[2]。

2.2 構(gòu)建全面的綜合檔案信息化系統(tǒng)

對(duì)于醫(yī)院綜合檔案室管理的信息化建設(shè)，醫(yī)院不僅需要對(duì)電子信息檔案進(jìn)行全面收集，還需對(duì)綜合檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行建立，以便更好的存放和使用醫(yī)院內(nèi)的檔案信息。以往紙質(zhì)檔案的存放和查閱往往會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間，且所占空間比較大，但借助信息化檔案系統(tǒng)就能夠利用計(jì)算機(jī)終端，把醫(yī)院內(nèi)的信息化檔案輸入到該系統(tǒng)中。此外，借助網(wǎng)絡(luò)共享服務(wù)能夠讓醫(yī)院各個(gè)部門(mén)的醫(yī)務(wù)人員能夠“足不出戶(hù)”的獲得自己想要的信息化資源[3]。

2.3 做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

現(xiàn)如今，醫(yī)院大部分綜合檔案室管理人員均借助以往的檔案保管方式來(lái)開(kāi)展綜合檔案管理工作，但是醫(yī)院新型信息化綜合檔案資源建設(shè)欠缺基礎(chǔ)知識(shí)，信息化建設(shè)人才的綜合素質(zhì)比較差，這就在極大程度上影響了醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)。基于此，醫(yī)院需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，借助短期培訓(xùn)來(lái)提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力和技能。在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)院可利用內(nèi)部扶持、互幫互助的方式，即讓專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的檔案管理人員來(lái)幫助專(zhuān)業(yè)能力較差的檔案管理人員，鼓勵(lì)員工之間積極交流自己的經(jīng)驗(yàn)，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案室管理信息化建設(shè)[4]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之， 對(duì)于醫(yī)院而言，積極開(kāi)展綜合檔案室管理信息化建設(shè)，有利于提升自身的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，確保醫(yī)院決策工作的順利開(kāi)展，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。基于此，醫(yī)院需要構(gòu)建完善的醫(yī)院綜合檔案室管理制度、綜合檔案信息化系統(tǒng)，并做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，以此來(lái)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作積極性，提升綜合檔案室管理的效率，最終確保醫(yī)院綜合檔案室管理信息化建設(shè)的高效開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)

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[2]王霞玲.基于信息化建設(shè)視角的醫(yī)院綜合檔案室管理研究[J].城建檔案，2016（06）：67-68.

[3]艾喬松.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：89.

[4]譚永.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院綜合檔案室管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（07）：53-54.

作者簡(jiǎn)介

陳海英（1984-），漢族，女，廣東省吳川市，本科，館員，中級(jí)職稱(chēng)，研究方向：檔案管理。