事業單位檔案管理工作現狀與發展趨勢

賈蓬濤

摘 要：主要介紹了當前行政事業單位檔案管理面臨主要問題，指出部分事業單位檔案管理工作仍然存在理念、技術、人員等方面的差距。分析了新時期檔案管理工作的發展趨勢，提出事業單位檔案管理的存儲電子化、查閱智能化、應用大數據化等三大趨勢。

關鍵詞：事業單位檔案管理；大數據；發展趨勢；智能化

檔案管理工作模式基本是以集中管理為基礎，即使歷經幾次變革，但在社會主義市場經濟的推動下，依然呈現出具有中國特色的檔案管理模式。隨著國家綜合改革的不斷深入，“服務型”單位的建設，信息技術的介入，事業單位在管理職能、管理理念、管理方式等都發生了巨大變化，檔案管理亦是處在深刻的變革當中。信息技術的快速發展，使得檔案的相關數據資料逐步過渡到數字化，很多傳統存檔的檔案資料都將信息錄入到計算機并存入到數據庫當中，這對于傳統的管理方式來說也造成了較大的沖擊。本文旨在從分析問題入手，探討事業單位檔案管理未來的發展趨勢，尋找破題對策，推動我國事業單位的檔案管理實現跨越式發展。

1 檔案管理工作現狀

1.1 管理理念方面

當前部分事業單位人員對檔案管理工作重要性認識不夠。我國事業單位檔案工作的管理水平，較之發達國家相比，還比較落后[1]。部分單位對檔案工作的理解還存在等、靠思想，簡單地認為事業單位的檔案管理工作還停留在“送過來”“保存好”的工作層次上，從根本上制約了檔案工作水平的提升。

1.2 技術應用方面

事業單位檔案管理工作水平的提升缺少有力的制度支撐和技術保障。當前國內大部分事業單位檔案管理所需硬件達不到要求，沒有實現規范化、科學化[2]。隨著檔案信息量的逐漸增多，以往簡單的紙質檔案，在保存時間上、信息查找上已經不能滿足當前高效、快捷工作的需要。隨著信息化的蓬勃發展，檔案管理工作面臨著嚴峻的技術挑戰。

1.3 專業素質方面

事業單位檔案管理人員的專業水平和能力素質還有待提高[3]。作為一線的檔案管理人員，專業水平和能力素質的高低直接影響檔案管理工作效能的發揮。信息化步伐的不斷加快，對檔案管理人員提出了更高的要求。當前檔案管理人員的業務技能和管理能力與現實需要還有很大差距。檔案管理人員身兼數職的現象仍然大范圍存在。檔案專業管理人員相對變動較大，不能形成強有力的“傳、幫、帶”作用，許多同志只能摸索地開展工作，影響整體工作效率。

2 檔案管理發展趨勢

2.1 檔案存儲電子化

傳統的管理檔案的方式正在逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應用，成為主要的發展趨勢[4]。要實現檔案科學化的管理，需要建立健全檔案信息化、數字化的管理制度，如檔案數字化、信息化資料的收集、整理、歸檔制度，目前，檔案的電子化管理工作面臨著很多的問題，例如管理人員信息化知識的缺乏、管理機構職能的變化、檔案的保密、偽造以及鑒定等等。針對當前存在的問題以及電子化管理的必然趨勢，檔案管理部門應當做出客觀、理性的判斷，立足當前，展望未來，積極面對現在以及之后所面臨的所有問題。

2.2 檔案查閱智能化

在存留原始紙質文件檔案外，借用其他方式來拓展檔案服務，使其向多元化方向發展。例如建立智能檔案室。將微電腦控制系統與檔案密集柜整個架體融為一體，實現了密集架的遠程控制和庫房的網絡化管理。具有架體內溫度，濕度及煙霧自動檢測報警，自動檢索條碼管理，觸摸屏控制，并且實現資料無序存放有序管理和無線自動定位資料位置指示功能，運行穩定可靠，具有多重防護功能，大大提高了檔案、文書、財務憑證、書籍等物品的存取、查閱、統計管理的自動化程度。

2.3 檔案應用大數據化

傳統模式下，事業單位的檔案管理以查閱為主，檔案利用停留于被動層面，檔案的價值沒有得到充分發揮。在大數據時代，事業單位檔案系統中不僅有海量的文獻，還有海量的數據。在這種情況下，事業單位檔案管理部門應該根據自己的實際情況建立數據模型，對各種數據進行分類和歸類，實施相關性分析，挖掘出檔案之間的聯系性，開發檔案中潛在的知識，并通過手機短信、微信等處理平臺，將有價值的信息推送給社會大眾，進一步凸顯事業單位檔案管理工作的價值，積極發揮出事業單位檔案信息資源的重要作用[5]。

3 結論

檔案管理工作是事業單位的一項重要工作，其存在和發展有著重大的意義。當前許多事業單位的檔案管理工作仍然存在理念、技術、人員等諸多問題。隨著科學技術的進步，事業單位必須提高檔案管理工作的重視度，投入必要的資金，引進先進的檔案管理理念和技術，積極培養檔案管理方面的人才，促進檔案管理工作的跨越式發展。

參考文獻

[1]劉智勇，張學文.對我國現行檔案行政管理體制的反思與完善[J].檔案學通訊，2008（3）：15-18.

[2]李智慧.事業單位檔案管理現狀分析與對策思考[J].經營者，2017（12）.

[3]王協舟，張玉香.圖書情報與檔案管理研究生人才需求與創新能力培養研究綜述[J].檔案學研究，2012（2）83-88.

[4]劉躍杰.理清幾個關系，搞好事業單位檔案管理[J].才智，2016（05）.

[5]彭彩虹.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].辦公室業務，2014（12）：116-119.