新形勢下企業檔案管理信息化建設探究

楊娜

摘 要：近年來，隨著我國不斷的發展迅速，對于企業來說是機遇也是挑戰，而企業要想穩定地發展，管理工作是基礎前提，由于企業在發展過程中涉及到的內容十分復雜，對于檔案管理工作就造成了一定的壓力。在新時期下，我國信息技術的發展為檔案管理提供了一定的條件，但在目前企業檔案信息化管理中還存在一定的問題。基于此，本文即對企業檔案信息化管理中存在的問題進行分析，并提出相應的創新策略。

關鍵詞：企業；檔案管理；信息化；建設

隨著信息技術的發展，越來越多的信息技術手段得到了開發和應用，這也為企業檔案管理提供了良好的條件。同時，信息化管理也是未來發展的主要方向。為了促進信息化技術在企業檔案管理中的應用，充分發揮信息化技術的優勢和特點，就需要充分認識信息化管理的必要性，重視檔案信息化管理中存在的問題，并積極有效地進行管理創新。

1 企業檔案信息化管理的必要性

企業在發展過程中涉及的檔案范圍十分廣泛，因此檔案管理也面臨著較大的壓力，不僅需要做好日常管理工作，同時還要對施工工程檔案進行管理，這也是工作中的重點和難點。在傳統的企業信息交流中，主要是通過人和人之間接觸進行傳遞，對檔案信息的獲取也主要是對相應的紙質文檔進行查看，而在新時代背景下，現階段的企業檔案管理逐漸運用了信息技術手段，有效地解決了時效性不足等問題。企業檔案信息化管理主要是以信息技術作為載體，進而對管理過程中所需的全部信息進行有效地收集、處理和共享，從而為項目的決策制定提供準確依據。另外，企業檔案信息化管理還能對相關信息進行有效地監督檢查，并對信息反饋進行控制，這也能夠促進企業更好地規劃和發展，提升檔案信息化管理的水平，企業還可以利用信息技術對信息進行有效地儲存，為后期的管理工作奠定良好的基礎。因此，企業檔案信息化管理對企業的未來發展具有重要的作用，這就需要企業重視對其的研究和探索。

2 新形勢下企業檔案管理的信息化工作要求

2.1 市場開發信息

對我國時下的市場經濟發展形勢進行深入的分析，可以發現經過多年的發展，我國的市場形勢已經發展到相對成熟，但是這樣的發展環境，并不僅僅意味著企業在發展過程中將會有更為良好的發展前景，與此同時，相關企業的發展還面臨著巨大的市場競爭壓力，如果企業管理人員不能夠針對時下發展日益激烈的市場形勢，做出切實有效的應對方案的話，將會面臨被整個市場淘汰的命運。而一家企業要想發展，就必須時下所掌握的市場經營范圍的基礎上進行市場開發工作，而對市場的市場形勢進行分析，可以發現市場不僅要求企業要提供一個質量較高的產品，而是要求企業在滿足產品質量的基礎上，能夠更好的開發市場發展的潛力，以更高的市場競爭力來吸引市場以及消費人群的目光，因此在這樣的市場發展形勢下，企業應該盡快的擴大自身生產及經營范圍，盡快著手進入一些發展較為空白的領域，或者是搶先進入國外市場，在獲取大量市場信息的基礎上，提升自身發展的規模，增加自身的盈利。

2.2 促進企業發展的政策信息

對整體的市場發展形勢進行深入的分析，可以發現市場穩定與否，與我國國情有著較為密切的聯系，所以我國政府為了保證我國市場發展，有一個較為良好的環境，以及能夠保證一個較為穩定的發展形勢，在一些的情況下會定期的出臺一些政策鼓勵或者是維持市場發展，使之能夠保持一個健康平穩的勢態。所以在企業范圍內部，相關的管理人員要想在日益激烈的市場形勢下，保證企業有一個較強的市場競爭力，就必須對我國整體國情以及我國未來一段時間內的市場發展形勢做出較為清晰且正確的分析，并且與此同時還需要對我國近期出臺的相關政策進行深入探究，從中提取出對此事發展有利的關鍵因素，避免企業進入一些發展中的誤區，從發展技術以及政策的方面維持企業的良好發展秩序。

2.3 企業檔案管理的技術信息

對企業發展過程中的一系列工作進行深入的分析，可以發現在正常工作進展過程中如果有一個良好的信息化建設體系，對企業發展能夠發揮十分重要的積極作用，能夠及時的防止因為信息流通不暢，給企業造成了一些不利影響。而對企業檔案管理工作進行深入的分析，可以發現在以往工作發展中容易出現因為重復一件事的問題，所導致企業發展技術創新工作上的失敗，因此在新形勢下的企業檔案管理信息化建設，必須要注重技術創新工作的開展，只有在這樣的基礎上，才能杜絕一些根本性問題的產生，保證相關的信息化建設工作能夠有序順利展開。

3 加強現代企業檔案管理工作信息化建設的措施

3.1 革新管理理念，提高信息化意識

現代企業必須著力扭轉檔案管理信息化的尷尬處境，通過廣泛宣傳信息化建設的必要性，促使管理人員轉變觀念意識，提高對信息化建設的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能，還要重視信息化管理模式。通過全系統內檔案管理信息化的宣傳力度，營造企業檔案信息化建設的氛圍，調動參與管理的積極性。從思想上深入革新，從意識上端正認識，從操作上落實效果。

3.2 完善信息化制度，建設機構部門

現代企業必須根據實際情況，結合科學理論建立長效的運行機制。制定完善的信息化管理制度，成立專業運營維護機構，監督和落實相關工作的進行。要做到有計劃的信息化建設，通過管理實況調查，制定詳細細則和規劃，用以指導信息化工作的開展；同時，要鋪設性能較高的網絡系統，來提高我國檔案信息化管理的質量，實現資源的互助共享，避免閑置浪費。

3.3 加強信息化硬件建設，創新信息化技術

現代企業要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設施的資本投入。配備齊全、先進的硬件設施，為工作的開展提供基礎性能服務。還要大力引進行業內外的先進軟件技術，以科學理念為指導，不斷創新實踐。進一步劃分處理有效信息，保護機密文檔，提高檔案的安全穩定性，將資源共享開放到最大程度。

3.4 組建專業管理隊伍，搞好軟件開發利用

在企業檔案信息化建設工作中，要實行人才戰略。引進專業有素質的復合型管理人才，提高整體檔案管理隊伍的水平。并對其進行定期培訓，傳遞先進的管理理念，教授信息化技術手段。通過在崗繼續教育和業務素質考核，不斷提升信息化管理的能力和工作責任心、使命感。同時，鼓勵管理人員創新應用實踐，開發適合本單位實際的信息化管理軟件，提高現有軟件的利用水平。

4 結束語

新時代下的行業得到了快速的發展，我國的企業在生產經營方式以及內容都產生了巨大的變化，但是當前的企業中，檔案管理工作還存在著一些阻礙創新發展的問題，因此，必須在企業的檔案管理方面實現創新。企業必須加強重視對于檔案管理工作的創新模式，檔案管理必須要快信息化的建設，使檔案存在的獨特價值充分得到發揮，以促進企業的長久發展。

參考文獻

[1]李宜鋒.新形勢下企業檔案管理信息化建設的思考[J].辦公室業務，2018（08）：80+91.

[2]李志鳳.基于新形勢下的檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2018（07）：40-41.

[3]莊建琴.新形勢下檔案管理信息化建設研究[J].科技經濟導刊，2018，26（10）：209.

[4]張杰，朱傳英.探討新形勢下如何推進企業檔案信息化建設[J].數字通信世界，2018（04）：275.

[5]周萍.企業檔案管理工作的現狀及應對措施[J].城建檔案，2018（3）：63-64.

[6]周海霞.企業檔案管理工作現狀與應對途徑分析[J].人力資源管理，2018（2）：204.