醫院編外人員檔案管理探析

洪勵

摘 要：本文對醫院編外人員檔案管理的現狀及存在的問題進行了探討，并在此基礎上，提出了醫院編外人員檔案管理的一些對策與建議。

關鍵詞：檔案管理；編外人員檔案管理；醫院檔案管理

隨著我國公共醫療衛生事業的蓬勃發展以及人們生活水平的不斷提高、健康意識的不斷加強，公共醫療衛生機構的規模不斷擴大，這使得醫療機構在編制不足的情況下往往不得不通過補充、調劑編外人員來滿足自身發展需求。目前，編外人員在醫院的比重越來越大，很多編外人員在醫院各個崗位承擔著大量的工作，有些甚至已經成為醫院各科室業務的技術骨干。但基于各種原因，編外人員在醫院的檔案管理工作卻長期沒有得到應有的重視，這在很大程度上影響了醫院編外人員檔案管理的成效，進而使得醫院編外人員的總體管理工作陷入被動。因此，就目前來說，加強對醫院編外人員檔案的管理，已成為醫院檔案工作不容忽視的部分。本文就此方面進行一些探討，以期能夠為醫院編外人員的檔案管理工作提供一些參考與借鑒。

1 醫院編外人員檔案管理現狀及存在的問題

雖然《勞動合同法》的實施，對醫院編外人員的檔案管理提出了新的要求，編外人員“臨時工”的稱謂已被“合同制職工”所代替。但從醫院編外人員檔案管理的實際現狀來看，很多醫院檔案管理部門對于編外人員的檔案管理還是不夠重視，未建立醫院編外人員人事檔案、檔案材料不及時、不完整等問題較為普遍，這使得在處理編外人員勞資糾紛時缺少有效憑證，對于編外人員的管理的缺乏可追溯性。具體來說，醫院編外人員檔案管理中存在以下一些問題。

1.1 醫院檔案管理部門對編外人員的檔案管理不夠重視

雖然《勞動合同法》已經實施很多年，但在很多醫院管理者的觀念中，對于編外人員的管理還停留在“臨時工”的用工管理模式上，錯誤地認為編外人員是沒有固定單位的“臨時工”，今天在本單位工作，明天可能就到了別的單位，為這些編外人員建立人事檔案，純屬浪費人力、物力，增加管理成本。但隨著編外人員在醫院人力資源中的比重不斷加大，檔案在編外人員管理中所發揮的作用也越來越大，重要性不斷提升，這已經是目前不容忽視的一項管理工作，必須引起足夠的重視。

1.2 未建立編外人員個人人事檔案及考績檔案

從歷史的角度來看，醫院的用工模式大體上可以分為兩種：一種是有編制的正式職工，即國家統一分配的大中專畢業生或勞動人事部門統一招聘的正式職工，這些人員的特點是工資、勞保福利等各種待遇都按照國家規定的標準發放，人事檔案也由本單位或上級主管部門統—管理。另一種是編外人員，他們不納入事業單位正式編制，醫院根據自身發展需要來進行社會吸納，沒有固定的單位，也沒有建立個人人事檔案，醫院對這些編外人員的管理只限于根據崗位勞動計酬，對他們的任用僅限于一定時期，在《勞動合同法》頒布之前甚至都不簽勞動合同。在考績檔案方面，很多醫院對于編外人員的考績檔案不夠重視，沒有建立編外人員工作業績檔案，對編外人員各個時期的主要工作表現缺乏評價與考核記錄，這在很大程度上對編外人員的合理、高效利用產生不利影響，從人力資源流動的角度來說也缺乏聘用參考依據。

1.3 檔案材料不及時、不完整

隨著檔案法規的宣傳和檔案利用價值的不斷顯現，一部分編外人員的檔案意識逐漸加強。現在的編外人員一般受過中高等教育，有的把檔案放在人才交流中心代理，但代理的檔案得不到開發和充分利用，而工作后形成的檔案材料也不能及時收集、補充、歸檔，此種情況不但違背了人事檔案現實性、真實性、動態性、權威性等特點，而且這些檔案放在人才交流中心根本無法利用，它的價值也就無法體現。

1.4 勞資糾紛缺少有效憑證

從目前醫院對編外人員的檔案管理實際來看，一個較為突出的問題就是管理各個環節過于簡化，通常僅建立編外人員的基本信息與崗位信息。由于編制外聘用人員工作周期較短，很多醫院檔案管理部門對其檔案材料的錄入、收集、整理、歸檔等各個環節進行簡化操作，流程也不規范，由此造成這些編外人員的檔案材料殘缺，一旦發生勞資糾紛，缺少有效憑證，在維權中不能發揮人事檔案應有的依據和憑證作用。

2 醫院編外人員檔案管理的相關對策

2.1 轉變觀念，建立囊括編外人員的統一檔案管理制度

根據《勞動合同法》的規定，編外合同制職工和在編職工享有同等的勞動權利。他們在工作條件、休息休假、社會保險、勞動保護、職業危害防護、安全生產狀況、勞動報酬等方面與國家正式職工享有同等的權利。因此，醫院檔案管理部門和人事部門應該提高認識、轉變觀念，建立囊括編外人員在內的統一檔案管理制度，參照原正式在編職工檔案管理的要求，把編外合同制人員的檔案建好、管好、用好，充分開發檔案信息資源，通過查檔了解他們的過去、觀察他們的現在，就可以合理使用人才，充分發揮他們的作用。假如出現勞動糾紛，也就可以以檔案中的原始材料為依據，保護用人單位和勞動者各自的合法權益。

2.2 結合編外人員用工特點完善檔案資料的收集內容

《勞動合同法》與原勞動法的一個明顯差異在于編制外聘用人員是否享受社會保險、福利待遇，因此要結合合同制職工的用工特點，擴大檔案材料搜集內容。吸收個人繳納社會保險、醫療保險、社會職業資格、勞動合同等材料，以完整記錄該人員的相關情況，做到有據可查，避免因編制外聘用人員檔案項目設置的不完善而出現勞資糾紛等問題。此外，除加強編外人員人事檔案管理外，對于編外人員考績檔案的管理，醫院檔案管理部門更應加強重視，要著力完善編外人員考績檔案的收集內容，如學歷證明材料、專業技術證書材料、考評記錄、出勤及獎懲記錄、職級變更等，確保為編外人員的考核評價提供更合理、更全面的依據。

2.3 規范合同的續簽和終止手續，及時轉遞檔案

醫院人事管理部門要嚴格按照《勞動合同法》要求，規范辦理勞動合同的續簽和終止手續，對已解除或者終止勞動合同的人員檔案要及時轉遞。《勞動合同法》第五十條：“用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明.并在15日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。”為了確保編外人員檔案轉遞的及時與安全，醫院檔案管理部門應該加強檔案的轉遞和收集整理工作，嚴格按照有關規定，完備登記、注銷、轉移手續。一定要動態地隨勞動合同的續約或終止及時地確立人事檔案歸屬。

3 結束語

隨著編制外人員在醫院人力資源中的比重不斷上升，編制外人員檔案的重要性也日益突顯，這與當前醫院檔案管理中對編外人員檔案管理的忽視現狀產生了明顯的背離，而在當前，很多醫院編制外人員的檔案意識也在不斷加強，這對醫院的檔案管理工作來說也是一大挑戰。在此形勢下，醫院檔案管理部門應著力改變舊有的檔案管理思想與觀念，根據醫院用人實際，將編外人員的檔案管理納入統一的檔案管理范疇，充分發揮檔案在醫院編外人員管理中的積極作用，為醫院人力資源管理提供必要的信息支持。

參考文獻

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