檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要性探討

康延江 王旭華

摘 要：本文通過分析檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要性，指出了應如何在管理中應用檔案信息化，并對應用方法進行了具體闡述。

關鍵詞：檔案信息化建設；醫院檔案管理；管理質量

隨著社會經濟的高速發展，人們的物質生活水平得到了極大的提升，對于醫療水平及質量也就有了更高的要求。醫院在不斷提升自身醫療能力的同時，也應加強相關管理工作，尤其是檔案管理。隨著信息技術的發展，醫院在檔案管理上也呈現出信息化的發展態勢，而如何在管理中應用檔案信息化還有待研究。

1 檔案信息化建設在醫院檔案管理中的重要性

檔案信息化建設是醫院實現轉型及變革、促進自身發展的有效手段。對于如何提升檔案管理質量與效率來說，檔案信息化建設十分重要。互聯網及信息技術的發展在給醫院的檔案信息化帶來機會的同時，也對其提出了更多更高的要求，如何實現檔案管理的信息化是醫院面臨的首要問題。檔案管理的工作包括收集檔案、整理與儲存、分析與歸納，其最終的目的是利用檔案[1]。在大多數醫院中，檔案的信息化建設已經是大勢所趨，對醫院的檔案管理來說，信息化的發展必然會產生巨大的積極影響。

醫院的檔案管理是其發展及進行其他管理工作的基礎。隨著經濟的發展，大多數醫院的規模也在不斷擴大，管理工作的內容在逐漸增多，檔案管理作為醫院管理工作的重要組成機構，其能否高效率高質量的完成對于其他各項工作的開展都有重大影響。可靠的檔案管理能為醫院其他工作提供準確的信息及參考數據，能不斷提升醫院各項工作的準確性。比如檔案管理能妥善保管醫院建設初期的工程建設規劃設計圖紙及各類批復性材料，為醫院未來各項工程及改建活動提供準確的參考。

隨著市場經濟的飛速發展，醫院在發展過程中也面臨著激烈的市場競爭。現階段醫院想要促進自身發展，在激烈的競爭中脫穎而出，必須要不斷提升管理水平。檔案管理在醫院的整體管理工作中發揮著基礎性的作用，因此，醫院相關管理部門應整合內部信息及資源，充分發揮網絡信息的作用，通過檔案信息化將信息進行整合，從而形成標準化、規范化及科學化的管理模式，保障醫院的長期發展。

總而言之，隨著科學技術及互聯網的飛速發展，醫院必須要不斷提升管理水平，而加強檔案管理信息化的建設，對醫院的長足發展起著非常大的積極作用。

2 信息化建設在醫院檔案管理中的應用

2.1 應用信息化手段，提高工作效率

檔案信息化的建設可以提高檔案管理工作效率。傳統檔案管理的管理對象大多數是紙質文件，收集、整理及歸納檔案的工作大多數都需要相關工作人員來完成，工作的繁雜使得效率低下。伴隨著科學技術尤其是互聯網信息技術的發展，檔案管理的方式逐漸增多，多媒體及互聯網等手段在日常工作中的使用所占比重越來越大，這種信息化的管理模式也大大提高了檔案管理工作的效率。檔案信息化建設不僅能提高工作效率，還能減少醫院對檔案管理工作的人力物力投入。檔案信息化的建設還可以使檔案管理更加便捷。相關管理人員在處理檔案時，可以運用軟件等工具將檔案進行收集、整理及歸納。具體說來，在日常檔案管理中，整理檔案只需要一個步驟，相關管理人員將信息錄入電腦即可完成工作。

檔案信息化能減輕管理人員的工作壓力，使工作簡單化，從而減少工作量，促進醫院的可持續發展[2]。同時，檔案信息化的建設可以使檔案管理人員強化管理網絡化意識，不僅能促使相關管理人員更加了解檔案管理的工作，還能提升其對檔案管理工作的重視，使其高效率高質量的完成工作。在醫院的臨床及科研活動甚至是教學中，都可以利用信息化的手段將資料文件等收集起來，可以建立聲像檔案，用鏡頭記錄活動進程的始末，將活動信息永遠的保存下來，不僅省去了人工手動記錄的步驟，還能使信息更加完整，同時還具有更高的價值。相較于傳統的檔案管理方式而言，信息化的檔案管理在很多方面都存在優越性，不僅有利于提高醫院的社會效益，還能對國際間的醫學學術研究有一定的推動作用，有利于實現對醫院的長期發展目標。

2.2 建設管理平臺，完善安全管理措施

檔案信息化的建設可以促進管理平臺的建設。在檔案管理的工作中，應用軟件等工具為檔案管理建設高效平臺是檔案信息化的基礎。為了提升管理工作的效率，滿足檔案管理的不同需求，必須要持續開發檔案管理相關軟件，不斷提升軟件的專業性能，提高工作的信息化。除此之外，在確保檔案管理具備足夠的安全性之后，可建立檔案資源共享網絡平臺，為用戶提供檔案的即時查閱、上傳及下載的渠道，使用戶能便捷的獲取資料，提升檔案網絡的共享性；用戶能在平臺上完成信息的填寫等操作，也方便了醫院的檔案收集，實現醫院檔案的信息化管理。通過網絡及信息技術，建立相關管理平臺，能有效提升工作效率。與此同時，為了保障檔案管理工作的安全性，還需要針對電子檔案采取安全管理措施。可以通過運用先進的加密手段將檔案進行加密，設立安全屏障及密碼鎖，靈活運用身份驗證方式，將內網與外網隔開，利用備份技術將數據進行存儲，以便發生安全問題時能及時恢復數據。除此之外，檔案管理部門可以利用信息化的手段開展各項工作，如檔案的宣傳工作及其他各類服務工作。將工作內容通過網絡整理出來，設置檔案管理目錄或文獻管理目錄，讓其他部門工作人員能通過簡單的操作查詢到想要的信息。這樣就能更好地發揮部門職能，提供更全面的服務。

2.3 吸納培養人才，提升管理隊伍素質

檔案信息化的建設可以提升管理隊伍的素質。為滿足檔案信息化建設的需求，需要不斷提高檔案管理的水平，而管理工作又需要依托人來完成，所以要提升整個管理隊伍的素質是十分必要的[3]。醫院可以采取多種措施提升管理隊伍的素質，多種渠道來獲取高素質人才，為實現檔案管理信息化提供基礎條件。首先，可以通過向高校及社會公開招募的方式，吸引一批高素質的、有志向的專業型人才，為管理隊伍增添新鮮血液，為實現檔案管理信息化創造條件。其次，通過組織定期培訓的方法，加強對相關管理人員的培訓，培訓內容為檔案管理的相關專業知識及崗位所需職業素養，不斷提高相關管理人員的專業知識水平，增強其職業素養，加強其保密意識，培育其愛崗敬業的精神，不斷提升檔案管理工作的質量及水平。

2.4 明確崗位職責，成立信息化專門小組

想要推動檔案信息化的建設，就要求相關管理部門明確自己的職責，明確檔案管理工作的基本內容以及每個工作人員的崗位職責，能對檔案管理中的各項工作進行合理的調配，將工作落實到人，并成立信息化建設的專門小組進行針對性的管理。根據醫院對檔案信息化建設的基本要求落實工作，并結合實際工作情況制定工作方案，不斷推動信息化建設的進程。小組的職責是確立長遠的工作目標，腳踏實地，保證檔案管理工作信息化建設能夠順利開展、有效實施。

3 結論

綜上所述，在醫院的檔案管理中，進行檔案信息化建設是十分重要的。這就要求醫院在管理工作中，利用信息化手段，提高管理效率；完善網絡平臺及安全措施，實現資源共享，保障檔案的安全性；積極吸納外部人才，組織內部培養，提升管理隊伍素質；成立專門小組，明確崗位職責，不斷提升管理質量及水平。

參考文獻

[1]王顏艷.檔案信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位分析[J].經貿實踐，2018（23）：201.

[2]陳志生.醫院檔案管理中檔案信息化建設的作用及價值分析[J].現代經濟信息，2018（18）：108.

[3]馬睿.加強檔案信息化管理，推動醫院健康發展[J].現代醫學與健康研究電子雜志，2018，2（12）：175.