基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策分析

白曉紅

摘 要：基層檔案管理是企業開展工作的重要基礎。本文分析了當前基層檔案管理工作中存在的問題，并針對這些問題提出了解決對策，以期提高檔案管理效率，促進基層單位發展。

關鍵詞：檔案管理；問題；解決對策

基層檔案管理工作能夠有效促進檔案信息的歸檔和處理，能夠有效記錄和指導工作的進行。當前各基層檔案管理部門在日常檔案管理工作中，還存在一定的問題。需要對此進行分析和優化，促進基層檔案管理工作的有效進行。

1 基層檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作重視程度不夠

很多基層檔案管理中比較嚴重的一個問題，就是人員對于檔案管理工作的不重視。他們僅僅將檔案認為是作用不強的信息進行簡單的存放，缺乏對檔案管理工作重要性的正確認知。因此導致了檔案管理工作缺乏正確的操作流程的指導，也沒有明確的檔案管理工作職責的制定等，檔案管理工作流于形式，沒有合理運用檔案的信息進行工作的指導。此外，由檔案管理的意識薄弱，缺乏相關的監督和管理機制，導致雖然把檔案管理工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為單位工作有效機制來抓方面還存在缺陷。從而導致檔案的分類、歸檔、調用等過程管理并不完善，檔案信息出錯、檔案損毀以及檔案信息記錄不完整等情況時有發生，從而無法高效地對檔案信息進行分析和使用。

1.2 檔案管理信息化程度較低

很多基層單位對于檔案管理工作的投入不夠，尤其是在資金以及信息化技術方面。因此導致了大部分基層檔案的信息化程度不高。有些基層單位雖然采用了一些基本的信息技術，然而這些技術操作繁瑣，且功能十分不齊全，人員使用不熟練，導致信息化技術沒有真正在檔案管理工作中發揮作用。很多檔案仍然是手工化處理，這就導致了檔案的保存問題以及檔案信息的修改、查閱難度的提高。

1.3 檔案管理人員的專業素養不高

基層檔案管理人員對于自身工作的認知并不全面，導致他們僅僅將檔案管理當作簡單的檔案的存儲工作，卻忽視了檔案的整理歸檔、日常信息數據的維護以及檔案數據的分析等，認為檔案只是信息存儲的工具，將檔案庫房作為信息存儲堆積的地方，從而降低了檔案管理的價值。此外，很多基層檔案管理工作人員的專業能力不強，在新的檔案信息化處理方面，他們不作能力的提升，難以跟上技術發展的需求。最后，一些工作人員對檔案管理工作的責任感和意識不夠，對檔案管理工作敷衍了事，從而極大地影響了檔案管理工作的有效進行。

1.4 檔案管理的安全性問題

很多基層單位對于檔案管理的安全性并沒有多加重視，首先多數檔案都是紙質化的，這類檔案文件極易受到外部環境的影響而發生損壞，如各類光照、潮氣、火災、動物破壞等。然而大部分檔案管理部門統一采用檔案柜的形式進行存放。對于檔案的安全性要求沒有根據實際情況進行具體的分析和處理，從而導致檔案在存放過程中出現損毀現象。此外，對于電子化的檔案，如果沒有對檔案管理權限加以限制，則有可能導致檔案信息被篡改或是檔案意外損毀和刪除的現象發生。因此檔案管理的安全性，是基層檔案管理中存在的一個重要問題。

2 基層檔案管理的工作對策

2.1 健全檔案管理制度

檔案管理工作的制度是指導工作進行的最直接的工具，因此各基層單位必須根基實際情況建立健全檔案管理制度，從而促進檔案管理工作的高效進行。首先，檔案管理制度必須明確檔案管理的工作流程，即檔案從錄入、修改、查閱、保存、提取等各個階段內，需要完成的相關工作以及負責人員，從而為檔案管理工作的全過程進行指導。其次，檔案管理工作需要明確不同人員的職責和權利范圍，即不同人員對檔案的處理權限以及他們需要負責的內容。通過不同的分工，保證檔案管理工作高效進行，且在出現相關問題時，能夠問責到人。

2.2 采取信息技術加強檔案管理

信息化技術的應用，能夠有效促進檔案管理的高效進行。各基層單位應加大檔案管理的資金和技術的投入，通過引入先進的信息技術，實現檔案的電子化處理。包括了檔案的創建、修改、查閱、存儲等各個方面。檔案管理的信息化需要基層單位的全員參與，他們需要熟悉檔案信息化的操作方法，并積極應用信息系統進行檔案的處理。檔案的創建以及紙質版檔案的電子化需要由專門的工作人員負責，保證檔案信息的準確性。其次，對檔案的修改、查閱、存儲方面，需要加強管理權限的分配，保證只有具備相關權限的人員才能夠對相關檔案進行處理，從而保證檔案的安全性，并提高檔案的管理效率。最后，檔案的信息技術的應用也需要進行日常的維護。定期對系統進行升級和維護，能夠有效提高檔案管理信息化效率，并降低檔案在日常處理過程中可能面臨的風險。

2.3 提高檔案管理人員的素質

基層檔案管理工作很大程度上是由人員的素質所決定的，只有管理人員擁有較高的檔案處理能力、電算化水平以及專業的態度和素養，才能夠有效對檔案進行管理。因此基層單位在檔案管理人員的選拔時就應該注重對年輕人才的選拔，他們一般能較快接受新鮮事物，能夠與時俱進地對檔案工作進行管理。此外也需要注重日常工作中，對管理人員的培訓和考核。通過各類員工的培訓，讓他們熟悉并掌握檔案管理工作的基本要求，不斷提高自己工作的細致性、創新性，努力掌握科學管理的原則和方法，提高工作效率、提高檔案質量。積極探索新的管理模式，使檔案管理工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的資源。

3 結語

當前基層檔案管理工作中存在著諸多問題，各單位應該加強檔案管理工作的考核和分析，明確存在的問題和原因。并積極通過健全檔案管理制度，采取信息技術加強檔案管理以及提高檔案管理人員的素質等方法，不斷提高基層檔案管理的工作效率，為實現我國檔案事業的發展奠定良好的基礎。

參考文獻

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