試論文書檔案的科學化管理

付麗君

摘 要：檔案記錄著社會以及單位發(fā)展的全過程，現(xiàn)階段，文書檔案管理模式出現(xiàn)了很大變化，其管理水平的提升，可以確保文書檔案信息的有效性和準確性。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗，對文書檔案管理工作中存在的問題進行總結(jié)，并從文檔的一體化管理、文書檔案的信息服務觀念、利用現(xiàn)代化科學技術(shù)管理文書檔案、提升文書檔案管理人員的個人素養(yǎng)四方面，論述了文書檔案的科學化管理方案。

關(guān)鍵詞：文書檔案；科學化管理；信息服務觀念

站在實際發(fā)展角度來說，現(xiàn)代文書檔案管理模式出現(xiàn)了很大變化，一些新型管理模式的應用，可以進一步提升文書檔案管理水平，確保檔案信息的有效性和準確性。另外，由于科學技術(shù)的不斷發(fā)展，基于計算機的文書檔案處理形式應用越來越廣泛，各個單位可以根據(jù)目前發(fā)展形式，對文書檔案管理提出新的要求，從而為后續(xù)工作提供新的參考依據(jù)。

1 文書檔案管理工作中存在的問題

首先，領導對文書檔案管理工作認識程度不夠。在部分單位發(fā)展過程中，領導人員并沒有對文書檔案管理工作提高重視程度，對其內(nèi)容理解也顯得不夠全面。在他們眼中，檔案管理就是做好收集、保存和歸納即可，只要檔案管理人員協(xié)調(diào)好文書檔案即可，以備不時之需。也正是由于這種錯誤觀念的引導，阻礙了文書檔案管理工作的正常開展。其次，各個部門文書檔案管理工作配合度不夠。歸檔工作需要從各個部門之中收集相關(guān)資料，有些部門只是為了自己工作的方便，并不愿意將文書檔案資料交到檔案部門進行統(tǒng)一管理，進而導致相關(guān)工作進展緩慢，不利于相關(guān)工作的順利進行。最后，文書檔案管理措施不夠規(guī)范。很多單位存在文書檔案管理規(guī)范程度不夠問題，主要體現(xiàn)在卷宗分類、案卷名稱不規(guī)范等內(nèi)容上。除此之外，文書檔案檢索效率不高等問題普遍存在，而且很多單位檢索方式以人工為主，工作效率明顯不足。

2 文書檔案的科學化管理方案

2.1 文檔的一體化管理

在之前管理工作之中，文書處理和檔案管理一直是不同管理部門負責，而且檔案管理只能由檔案部門執(zhí)行，由于二者的分開管理，參與其中的工作人員也不同，很容易出現(xiàn)檔案管理問題，對整個管理效率產(chǎn)生了重大影響。隨著社會的不斷發(fā)展和進步，文檔一體化管理逐漸將傳統(tǒng)管理模式取代，該種管理模式主要是將傳統(tǒng)管理上的文件處理以及檔案管理結(jié)合到一起，并形成一個整體，從而實現(xiàn)文書檔案的有效管理。所謂文檔的一體化和科學化管理，就是將公文處理和檔案結(jié)合到一起，統(tǒng)稱為文書檔案，確保文書檔案可以獲得更加有效的管理方案[1]。

2.2 文書檔案的信息服務觀念

在現(xiàn)代檔案信息傳播過程中，很容易受到經(jīng)濟市場和信息社會的雙重打擊，各個檔案部門在日常工作開展上，一定要突破傳統(tǒng)思想束縛，對觀念進行更新，提升檔案信息的開發(fā)和利用。另外，站在現(xiàn)代社會公眾角度來說，信息獲取不再滿足于單純的檔案管理部門，需要實現(xiàn)更高程度的社會檔案信息資源共享。因此，在檔案管理水平提高的同時，還要通過現(xiàn)代科學技術(shù)的充分利用，實現(xiàn)文書檔案信息服務工作的全面完善，并對其中一些信息共享機制等進行深入探索，尋求問題解決對策，讓整個文書檔案管理顯得更加科學化，最終實現(xiàn)文書檔案資源共享。

2.3 利用現(xiàn)代化科學技術(shù)管理文書檔案

近年來，隨著我國科學技術(shù)的不斷發(fā)展和進步，現(xiàn)代化計算機網(wǎng)絡技術(shù)開始在生活之中得到應用，讓文書檔案管理模式從傳統(tǒng)手工操作向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)變。現(xiàn)階段，文書檔案存儲方式也出現(xiàn)了很大變化，之前主要以紙質(zhì)形式為主，現(xiàn)在基本上全部變成了電子信息管理模式。另外，在文書運行、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)上，與辦公自動化設備連接在一起，對文件進行系統(tǒng)性起早和修改，還能實現(xiàn)統(tǒng)一登記，而且上述一系列工作均可以利用計算機進行處理和操作。由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理工作顯得日漸復雜，勞動強度也較大，倘若能夠?qū)τ嬎銠C進行應用，會讓文件整理工作變得更加迅速、有效。整體來看，通過此項改變，計算機管理優(yōu)勢可以充分展示出來，還能降低文書檔案工作人員的主體工作量，讓文書檔案管理工作顯得更加科學。

2.4 提升文書檔案管理人員的個人素養(yǎng)

現(xiàn)階段，我國文書檔案管理隊伍中存在很多問題，各個工作人員自身知識結(jié)構(gòu)過于陳舊，沒有對現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術(shù)進行深入研究。想要確保文書檔案管理效果，工作人員必須對專業(yè)知識進行熟悉，同時也要獲得一些管理人才。文書檔案管理工作之中的服務對象選擇顯得十分重要，應具備較強的專業(yè)性。因此，檔案工作人員除了具備專業(yè)知識之外，還要對管理技術(shù)和職業(yè)素養(yǎng)進行深入性強化，確保文書檔案管理工作的精準程度。具體來說，文書檔案管理人員需要具備以下優(yōu)勢：首先，應具備較強的職業(yè)素質(zhì)，通過責任意識和服務意識的強化，讓工作人員可以主動參與到文書檔案管理之中，提升其工作主動性。其次，強化對具體服務對象的宣傳力度，做好文書檔案使用效果反饋工作。通過上述工作的開展，管理人員便會意識到該項工作的重要性，在工作中不斷完善自我[2]。

3 總結(jié)

綜上所述，在新的管理模式以及計算機技術(shù)作用下，讓文書檔案管理顯得更加科學。也正是由于上述原因，為文書檔案的科學化管理實現(xiàn)奠定了基礎條件，在確保管理效率的同時，讓文化檔案管理走上了科學化道路。現(xiàn)階段，各個單位可以通過文書檔案管理的一體化和現(xiàn)代化，提升文書檔案資料的實用價值，為單位后續(xù)發(fā)展提供基礎條件。

參考文獻

[1]劉萍.文書檔案管理的特點與創(chuàng)新策略的相關(guān)研究[J].科技風，2018（35）：263.

[2]李蓉暉.以評估為契機加強民辦高校文書檔案管理[J].遵義師范學院學報，2018，20（06）：168-170.