基層檔案局如何加強(qiáng)檔案管理的思考

華毛

摘 要：隨著改革開(kāi)放越來(lái)越深入，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，人們對(duì)檔案的需求日益廣泛，檔案管理作為組成社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的重要部分，勢(shì)必會(huì)不斷向前發(fā)展，這就要求基層檔案局把握時(shí)代脈搏，做好檔案管理工作，滿(mǎn)足時(shí)代需要。所以針對(duì)基層檔案局檔案管理的主要問(wèn)題，思考加強(qiáng)檔案管理的策略，優(yōu)化檔案服務(wù)，尋求新的社會(huì)服務(wù)增長(zhǎng)點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案局；基層工作；檔案管理；問(wèn)題與策略

在基層一般實(shí)行檔案局與檔案館整合的管理模式，基層檔案局不但要擔(dān)負(fù)管理轄區(qū)內(nèi)檔案的職責(zé)，還要管理本級(jí)檔案庫(kù)，面向社會(huì)提供檔案服務(wù)。但目前基層檔案局的檔案管理呈現(xiàn)出重管理輕利用的狀況，偏離職能，服務(wù)被動(dòng)，和經(jīng)濟(jì)、社會(huì)與文化等事業(yè)的蓬勃發(fā)展不協(xié)調(diào)，急需改進(jìn)和強(qiáng)化。

1 基層檔案局檔案管理的主要問(wèn)題

1.1 檔案管理制度不完善

基層檔案局的檔案管理工作之所以存在缺陷和問(wèn)題，根本原因就在于不具備完善的檔案管理制度及運(yùn)行機(jī)制，這是當(dāng)下基層檔案局改革檔案管理必須解決的問(wèn)題。由于檔案管理制度不完善，或落實(shí)不到位，導(dǎo)致基層檔案局的檔案歸檔、保管、借閱等工作混亂無(wú)序，缺乏必要的參考與依據(jù)，引發(fā)更多新的問(wèn)題，阻礙檔案管理的改革與發(fā)展[1]。

1.2 檔案存儲(chǔ)保管不齊全

一些基層檔案局目前并未收錄轄區(qū)內(nèi)的所有檔案，民政局、財(cái)政局、工商局等重要職能部門(mén)通常是單獨(dú)建立檔案管理系統(tǒng)，不會(huì)把檔案管理歸屬給同級(jí)檔案局，導(dǎo)致檔案局在檔案管理大格局下存在檔案分散在職能部門(mén)的情況，存儲(chǔ)檔案也有兩條線(xiàn)，它們互不交涉，影響基層檔案局檔案存儲(chǔ)與保管的齊全性。

1.3 檔案利用服務(wù)不理想

管理檔案的最終目的在于利用，高質(zhì)量檔案管理有助于提高檔案利用率，但基層檔案局的歸檔分類(lèi)不夠用心，也沒(méi)有準(zhǔn)確劃分保管期限，特別是忽視對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，查找檔案時(shí)往往只有紙質(zhì)目錄，尚未實(shí)行數(shù)字化檢索，導(dǎo)致檔案查詢(xún)與利用費(fèi)時(shí)費(fèi)力，制約基層檔案局提高檔案管理質(zhì)量，檔案利用服務(wù)效果不佳。

1.4 檔案安全管理有隱患

進(jìn)入新時(shí)代以來(lái)，國(guó)家在檔案利用方面有一些新的特征，即利用渠道越來(lái)越多、利用范圍越來(lái)越大、實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的途徑越來(lái)越多元化，這種開(kāi)放式的檔案利用服務(wù)趨勢(shì)已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)。但凡事過(guò)猶不及，基層檔案局在強(qiáng)調(diào)檔案開(kāi)放利用時(shí)沒(méi)有把握好度，一些需要保密的檔案信息被泄露，或檔案受到破壞，存在安全隱患。

2 基層檔案局加強(qiáng)檔案管理的策略建議

2.1 完善檔案管理制度，有序開(kāi)展工作

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓，為推動(dòng)檔案管理工作的有序進(jìn)行，基層檔案局務(wù)必要完善建立檔案管理制度，要求檔案人員嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度開(kāi)展各項(xiàng)工作，有序避免發(fā)生一些錯(cuò)誤，提升檔案管理效率。例如基層檔案局要基于實(shí)際情況明確檔案管理職能，制定檔案歸檔制度、保管制度和借閱制度以及二級(jí)檔案管理要求等制度，依據(jù)這一系列制度確定檔案工作人員的義務(wù)、職責(zé)，明確有關(guān)于檔案歸檔和利用的流程，有條不紊地開(kāi)展檔案管理工作。

2.2 促進(jìn)部門(mén)交流合作，有效存儲(chǔ)檔案

基層檔案局怎樣協(xié)調(diào)和其他職能部門(mén)之間的檔案管理關(guān)系與矛盾，這是最需要解決的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。從理論上講，將各個(gè)職能部門(mén)的檔案統(tǒng)一收編給檔案局是可行的，然而這在很多情況下是無(wú)法操作的，例如當(dāng)?shù)胤ㄔ夯驒z察院的各種卷宗檔案就需要保密，無(wú)法備份。因而基層檔案局要重視創(chuàng)新檔案工作模式，改變完整收編檔案的傳統(tǒng)，創(chuàng)新檔案存儲(chǔ)管理，積極和其他職能部門(mén)現(xiàn)有的獨(dú)立檔案室之間建立直接聯(lián)系，進(jìn)行合作辦公，兩邊不僅要及時(shí)互通信息，還要形成層次更深的制度性聯(lián)系，密切快捷地管理檔案。在必要時(shí)基層檔案局還要主動(dòng)和其他職能部門(mén)交流，專(zhuān)門(mén)建立網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，打破檔案存儲(chǔ)限制，滿(mǎn)足各類(lèi)需求，提升檔案管理質(zhì)量。

2.3 加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，優(yōu)化利用服務(wù)

基層檔案局要針對(duì)檔案材料及時(shí)建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案目錄數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量，同時(shí)適當(dāng)增加投入，做好紙質(zhì)檔案的全文數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，建設(shè)與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，加快基層檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)步伐，促使實(shí)物、照片、錄像檔案的數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為整個(gè)轄區(qū)提供多層次、全方位、高效率、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。基層檔案局還要完善檔案信息檢索平臺(tái)，確保提供實(shí)時(shí)服務(wù)[2]。例如某縣的政務(wù)云辦公系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站實(shí)施檔案信息的電子化查詢(xún)；在基層檔案局建立多類(lèi)人工檢索目錄，保證在網(wǎng)絡(luò)故障、停電事故或服務(wù)器運(yùn)行故障等特殊情況下可以調(diào)閱檔案信息，提高檔案的網(wǎng)上查詢(xún)率。

除此以外，要加大編研檔案資料的力度，促使檔案成果轉(zhuǎn)化。基層檔案局在每一年完成歸檔任務(wù)以后都要基于檔案內(nèi)容進(jìn)行全宗指南、大事記、人事任免、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、機(jī)構(gòu)沿革等基礎(chǔ)資料的匯編，并進(jìn)行檔案資料的研究挖掘和二次匯編，形成多種有深度的匯編成果，主要有《大事記匯編》、《檔案管理總結(jié)匯編》、《組織機(jī)構(gòu)沿革》、《發(fā)文匯編》等，為轄區(qū)內(nèi)的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展提供針對(duì)性更強(qiáng)的參考資料；搭建檔案信息服務(wù)的交互定制平臺(tái)，提升檔案信息服務(wù)上線(xiàn)速度、拓展檔案信息服務(wù)上線(xiàn)廣度、挖掘檔案信息服務(wù)上線(xiàn)深度，促使基層檔案局為更多用戶(hù)提供檔案利用服務(wù)成為現(xiàn)實(shí)；加強(qiáng)互動(dòng)反饋，公開(kāi)開(kāi)發(fā)檔案信息服務(wù)相關(guān)產(chǎn)品的流程，及時(shí)更新、優(yōu)化線(xiàn)上服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)與數(shù)據(jù)產(chǎn)品，最終用極少的成本為海量用戶(hù)提供檔案信息服務(wù)，提升基層檔案局服務(wù)水平。

2.4 運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，保證檔案安全

互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展和普及應(yīng)用引發(fā)網(wǎng)絡(luò)病毒入侵和黑客攻擊等問(wèn)題，基層檔案局在檔案管理信息化與數(shù)字化建設(shè)中必須維護(hù)檔案信息的安全性，這是新時(shí)代對(duì)檔案管理提出的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)[3]。基層檔案局要按照《檔案法》和檔案管理的相關(guān)條例，規(guī)范電子檔案的管理與利用標(biāo)準(zhǔn)，完善建立網(wǎng)絡(luò)安全保障體系，基于管理體制與行政權(quán)力對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等，在網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的支持下促進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化建設(shè)，顯著提升基層檔案局的整體工作水平。例如基層檔案局要加強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案的安全管理，大力建設(shè)檔案安全體系，針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息成立安全工作小組，制定檔案局的網(wǎng)絡(luò)和安全應(yīng)急預(yù)案，保證檔案在檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中的安全性。

與此同時(shí)，明確由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理及維護(hù)檔案局的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，涉密計(jì)算機(jī)應(yīng)確保斷網(wǎng)，阻止使用U盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等外接設(shè)備，保證檔案信息資源不泄露、不流失；針對(duì)上網(wǎng)的計(jì)算機(jī)，嚴(yán)禁共享文件資源，專(zhuān)門(mén)設(shè)立檔案管理信息系統(tǒng)的防火墻以及密碼訪(fǎng)問(wèn)控制，安裝防病毒軟件并不斷更新，形成備份和恢復(fù)系統(tǒng)，完善基層檔案局的檔案信息系統(tǒng)安全維護(hù)措施；定期檢查基層檔案局的檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)，并進(jìn)行評(píng)估，對(duì)在自我檢查中找到的問(wèn)題要加強(qiáng)分析和研究，提出有效的解決方案，填補(bǔ)安全漏洞，做好檔案信息安全保密工作。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案是對(duì)歷史的真實(shí)記錄，是基層發(fā)展各項(xiàng)事業(yè)的基礎(chǔ)，是滿(mǎn)足群眾需求的切入點(diǎn)，加強(qiáng)檔案管理是基層檔案局在新時(shí)代發(fā)展檔案事業(yè)的需要，基層檔案局在實(shí)際工作中務(wù)必要正視問(wèn)題，完善檔案管理制度，在網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)的支持下促進(jìn)和各部門(mén)的交流合作，加強(qiáng)數(shù)字檔案建設(shè)，同時(shí)注意運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，在有效存儲(chǔ)檔案、利用檔案的基礎(chǔ)上保證檔案的安全性，更好地滿(mǎn)足新時(shí)代的新要求，切實(shí)做好基層檔案管理工作，不斷提升社會(huì)服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張玲.新時(shí)期基層檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：87.

[2]孫崎棟.淺析提升基層單位檔案水平科學(xué)化管理的途徑[J].檔案，2016（11）：62-63.

[3]楊靜.做好基層檔案工作改革創(chuàng)新的對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2018（11）：158-159.