檔案信息化建設與檔案管理分析

宋敏

摘 要：本文結合實際，分析檔案信息化建設與檔案管理，首先分析檔案信息化建設的措施，其次探究提升檔案管理的質量水平的策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化；措施；策略

檔案管理工作旨在將當前的檔案資料進行有效地保存，對于后期工作的開展有著十分積極的作用，因此不但地提升檔案工作的質量水平，有著很強的現實意義與必要性。

隨著社會的發展，我們對于檔案工作的認識更加地深刻，不斷地促進檔案工作的發展，意義關鍵。在當前的時代背景下，檔案工作開展已經難以適應當前的工作實際，因此在檔案工作中引入新思路以及新方法尤為關鍵。隨著信息技術的發展，大量地信息技術在生產生活中引入，作用十分明顯。因此在檔案工作中，促進檔案工作信息化建設是提升檔案工作質量的關鍵。符合當前的發展實際，對于實際檔案工作的有效性提升也有著十分積極的作用。

1 檔案信息化建設的措施分析

在檔案工作中引入信息化，利用技術層面的先進性促進工作有效性的提升，是一種有效的思路。如何在檔案工作引入信息技術，促進檔案信息化建設成為了我們思考的問題，結合實踐，主要在以下層面分析。

1.1 建立信息化檔案管理系統

檔案信息化建設是一項系統性的工作，首要的策略開展就是建立信息化檔案管理系統。首先，信息化檔案管理系統，簡單而言就是構建信息化的線上平臺，在平臺上實現對于檔案工作開展的管理[1]，使得檔案工作均能夠基于信息化平臺開展，對于檔案管理的效率提升十分有利。其次，信息化檔案管理系統的功能也是多元的，檔案管理信息系統會分為企業內部具有較高嚴密性的檔案，和對外提供服務的公眾平臺，方便工作人員查閱。值得注意的是，在信息化檔案管理系統中，可以根據檔案工作不同的特點以及類型，進行相應的信息開發，對于檔案管理的質量水平提升有著十分積極的意義。總的來說，檔案信息化的過程中，建立信息化的檔案管理系統是首要因素，應當引起我們的重視。

1.2 在檔案工作中引入信息技術

在建立信息化檔案管理系統的基礎上，檔案信息化還有一個重要的策略就是在檔案工作中，引入信息技術。首先，檔案管理部門，應當不斷地基于實際，進行信息技術引入，提升傳統檔案工作的效率[2]。例如，在檔案管理工作中，檔案管理部門需要對接收過來的文件內容進行檢查和審核，保證所有已經保存的文件和文檔都是符合公司規定的，這個時候引入自動歸檔的電子軟件能夠大大提升效率。再例如，引入高效的掃描復印技術等。其次，在檔案工作中，引入信息技術，還應當不斷地提升檔案管理人員的專業能力，定期對于檔案管理人員進行培訓，促進其對于信息化平臺以及信息技術的掌握程度，實現檔案信息化發展的促進。總的來說，不斷地引入信息技術，提升檔案工作的質量，促進檔案工作的信息化水平，是必要的。

1.3 檔案資料電子化

檔案信息化建設的過程中，促進檔案資料電子化也是一種重要的措施。首先，檔案資料電子化，就是為了適應信息化的檔案管理平臺，使得原始檔案進行電子化的轉變。檔案電子化有利于檔案在信息化平臺上進行整理和歸檔，有利于檔案資料的傳播，對于檔案工作效率的提升有著十分重要的意義。其次，檔案資料電子化，應當綜合地對于檔案資料進行電子化處理。使得檔案資料形成相應的文本，圖像，視頻等，在多種媒體信息下，對于檔案資料進行保存，不僅僅適應當前信息化的時代背景，還有利于檔案的保存以及線上傳輸。值得注意的是，檔案電子化之后，應當重視檔案的安全在工作，防止電子檔案外傳泄漏。總的來說，促進檔案資料電子化發展，意義突出，是檔案信息化過程中的關鍵。

2 提升檔案管理的質量水平的策略

2.1 完善檔案管理制度

正如上文所提及的一樣，當前檔案管理工作機制，已經不適應檔案工作實際，因此不斷地提升檔案管理的質量水平，十分必要。通過完善檔案管理的制度，利用制度層面的規定，促進檔案管理規范化地開展[3]，是重要的路徑。首先，完善檔案管理制度，應當結合實際，具體地對于檔案工作的開展進行分析。例如，隨著信息技術的引入，檔案工作發生了較大的變化，因此基于實際，對于完善信息化環境下檔案管理的制度，是十分必要的。其次，完善檔案管理制度，還應當結合實際不斷地細化管理，對于不完善的地方，進行制度與規定層面的補充，使得檔案管理工作開展變得有據可循。總的來說，完善檔案管理制度，是促進檔案管理工作規范化發展的關鍵，我們應當結合實際不斷地進行總結探究。

2.2 積極引入新技術方法

在檔案管理過程中，不斷地引入改革的思路，在檔案管理過程中積極引入新技術方法，也是提升檔案管理質量水平的關鍵。首先，積極引入新技術方法，有一個重要的體現層面，就是促進檔案的信息化建設。其次，基于當前檔案管理實際，不斷地引入信息化平臺以及智能化技術，促進檔案管理工作智能化地開展，對于檔案管理工作有效性的提升作用同樣是十分明顯的[4]。此外，積極引入新技術方法，還應當不但地進行理念層面的轉變，在檔案管理工作中引入新的理念，實現對于檔案管理工作流程層面的簡化，實現高效的檔案管理。因此，基于實際，在檔案管理工作中，樹立改革與優化的意識，利用發展與變革，促進檔案管理工作的發展。

3 結語

本文探究檔案信息化建設與檔案管理，對于檔案信息化建設的思路，以及檔案管理質量提升的策略進行了分析。在當前互聯網時代背景下，不斷地促進檔案信息化建設，必要性體現十分顯著，因此針對實際，有效地促進檔案工作進行適應性的發展意義突出。在檔案工作實際，創新思維，積極實踐，是促進檔案工作發展的關鍵。

參考文獻

[1]隋凌云.檔案信息化建設與工程檔案管理分析研究[J].農家致富顧問，2017（10）：93-93.

[2]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略分析[J].科協論壇（下半月），2013（11）：148-149.

[3]包學棟，張楠，曹嵐，等.探析企業管理中的檔案信息化建設路徑[J].中國商論，2012（11）：72-73.

[4]賀秀麗.檔案管理信息化建設所面臨的問題與對策[J].中國管理信息化，2011，33（12）：35-35.