基于信息化背景下事業單位文書檔案管理工作的分析

向錦禹

摘 要：現代化科學技術的發展，為事業單位傳統的文書檔案管理工作，提供了新的發展思路。本文首先對信息化背景下，事業單位的文書檔案管理工作發展現狀進行了概述，分析了信息化管理工作的優勢，也探究了其中存在的不足；隨后，以此為基礎，進一步分析了信息化背景下，事業單位文書檔案管理工作的優化策略，旨在為關注這一領域的人士，提供一些可行性較高的參考意見。

關鍵詞：信息化；事業單位；文化檔案管理

隨著我國國民經濟的發展，以及人民生活水平的提高，社會各界對于我國事業單位內部管理工作，尤其是利用信息化技術，對事業單位內部文書檔案進行管理等方面，越來越關注。信息科學發展水平的提升，已經對國內各個領域的發展，提供了有益指導。如何科學合理地利用信息科學技術，將大數據和云計算等現代科學技術，融入到事業單位內部檔案管理工作中，成為了相關領域工作人員的工作重點之一。

1 信息化背景下事業單位文書檔案管理發展現狀

在信息化科學技術快速發展的背景下，我國事業單位的文書檔案管理工作，也呈現出了新的發展特征。

1.1 信息化文書檔案管理的優勢

信息化技術的合理應用，為事業單位文書檔案管理工作，提供了新的思路。信息技術的便捷和智能特征，可以將檔案和文書等，進行統一管理。同時，信息技術還具有較強的記憶功能，對于文書檔案的整改，都可以進行科學的記錄。傳統的事業單位文書檔案管理工作，主要是依靠人工進行記錄和整理。此種方式的時間花費較多，并且會給管理人員，帶來較大的工作負擔。信息化科學技術的應用，可以在某種程度上，通過自動化的方式，減少分類管理的時間，提高了管理工作的效率[1]。不僅如此，事業單位文書檔案管理工作中，合理地應用信息化科學技術，還有利于實現文書檔案等資源的交流和共享。各類信息資源，都以數據的形式存儲在網絡空間中，用戶可以根據系統提供的檢索工具，對檔案庫中的文書檔案進行調取和使用，提高了資源的利用效率。

1.2 信息化文書檔案管理的不足

受到自身性質和工作內容的限制，事業單位的內部文書檔案管理工作模式，并不如企業那么完善。在實際的管理工作中，應用傳統的管理模式，會嚴重降低事業單位的工作效率。為了提高事業單位文書檔案管理效率，部分事業單位選擇了信息化管理模式。但是，在具體的操作環節中，工作人員的專業化水平較低，對于信息化和大數據等現代科學技術的認知不到位，都成為導致事業單位文書檔案管理存在不足的主要原因。此外，當前網絡環境中，不穩定的因素還有很多。信息化的檔案管理模式，缺乏科學妥善的管理制度，會導致事業單位文書檔案管理存在安全性隱患，私密信息容易泄露，對于事業單位的管理工作會造成負面影響。

2 信息化背景下事業單位文書檔案管理工作優化策略

通過上文的分析能夠看出，信息化科學技術在事業單位文書檔案管理中的應用，體現出了極大的優勢。但是不可否認的是，其中仍存在不足，因此可以從以下幾個方面著手，優化信息化的管理模式。

2.1 創新發展管理理念

事業單位文書檔案管理工作，需要結合現代的信息化科學技術發展模式。因此，在實際的工作中，需要對管理理念進行創新，將信息化的發展模式與事業單位文書檔案管理工作相互結合。文書檔案管理工作，要結合時代發展的特征。比如，我國某地區的事業單位，在組織內部工作人員參與到文書檔案管理工作的過程中，主要對工作人員的認知水平進行了提升。在單位內部，定期組織開展文書檔案管理工作，與事業單位發展理念融合創新的宣傳工作，不斷提高工作人員的認知。此外，當地事業單位的工作人員，還加大了資金技術的投入。對信息化設備進行了升級，為文書檔案信息化管理理念的創新發展，以及實際應用等，都奠定了堅實的基礎[2]。

2.2 建設信息化管理空間

事業單位文書檔案管理工作中，信息化管理空間的建設，可以提供相對穩定的發展環境。文書檔案管理的信息化空間建設工作，要確保網絡環境當中的優勢，可以被充分地發掘出來，不同區域的文書檔案，可以在網絡空間當中，實現資源共享。通過網絡科學技術，可以構建出更為立體化的發展體系，加強對文書檔案的信息化管理。此外，運用網絡技術，還可以根據文書檔案的具體內容，對其進行分類和歸檔。其他部門的工作人員，可以根據自己的使用需求，對文書檔案進行過組卷、復制、下載以及打印等操作。通過此種方式，能夠充分地發揮出事業單位文書檔案管理的應用價值。在此基礎上，進一步加強空間的安全性管理，對文書檔案系統進行定期升級操作，有利于創造更為穩定和可靠的空間，提升文書檔案等其他資料的安全性。

2.3 提高人員綜合素質

除了上述兩種方法以外，為了進一步提高事業單位文書檔案管理的信息化水平，有關部門的工作人員，還要提高工作人員的綜合素質。作為文書檔案管理工作的核心，工作人員的素養會對工作效率和工作質量產生重大影響。因此，提高工作人員的綜合素質，可以為事業單位文書檔案管理信息化水平的提升，提供更加強大的動力支持。比如，我國某地區的事業單位，為了提高內部檔案管理工作的信息化水平，重點對從事該領域工作的管理人員，進行了理論知識和專業技術等方面的培訓。通過組織定期培訓，可以將行業內部最先進的理念和技術等，在第一時間，傳授到基層組織管理部門之中。讓管理人員接觸到最先進的管理理念和科學技術，可以提高綜合運用多種技術的能力。不僅如此，該地區事業單位的文書檔案管理部門主管，還對工作人員的實踐操作能力，進行了定期培訓和考核。通過此種方式，確保工作人員在應用信息化科學技術時，可以達到規范性需求。

3 總結

綜上所述，信息檔案科學技術下，事業單位的文書管理工作，面臨著新的挑戰。與此同時，大數據的合理應用，也為該項工作提供了科學的發展路徑。相關領域的工作人員，要在日常的建設和管理工作當中，不斷地探究出信息化背景下，事業單位的文書檔案管理工作存在的不足，充分地發揮出信息化科學技術的優勢，幫助事業單位創新發展理念，建設更為合理的信息化管理空間，確保該項工作有序發展。

參考文獻

[1]馬榮.文書檔案整理對事業單位效能化發展的重要意義[J].中國市場，2018（10）：110+112.

[2]麥小蘭.大數據視野下的事業單位文書檔案信息化建設探究[J].城建檔案，2017（02）：31-32.