新時期民政檔案信息化建設(shè)研究

摘 要：大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展，對傳統(tǒng)民政檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)，隨著我國民政工作的快速發(fā)展，社會對民政檔案信息的需求也與日俱增，面對新的機遇、新的挑戰(zhàn)，民政部門加強檔案的信息化建議已刻不容緩。本文通過新時期民政檔案信息化建設(shè)進行分析研究，希望對促進民政檔案的信息化發(fā)展，推動民政工作的向前發(fā)展提供有益借鑒。

關(guān)鍵詞：民政檔案；信息化

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，我國信息化整體框架建設(shè)也進入一個快速發(fā)展時期。按照建設(shè)智慧檔案的總體要求，以構(gòu)建數(shù)字檔案室平臺為基礎(chǔ)，著力推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快室藏檔案數(shù)字化步伐，做好現(xiàn)有各類民政業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的電子文件歸檔管理工作，開展網(wǎng)上檔案查詢和信息服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案信息資源的作用，已成為當(dāng)前建設(shè)刻不容緩的重要工作。筆者結(jié)合自己多年的民政工作經(jīng)驗，就當(dāng)前加強民政檔案信息化建設(shè)提出幾點看法。

1 當(dāng)前民政檔案信息化建設(shè)的不足

1.1 信息化硬件建設(shè)不到位

在民政部門資料檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)的過程中的最大問題是基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，因為政府職能部門對于民政部門信息化不夠重視，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)項目撥款較少，使得整個信息化建設(shè)過程中缺乏全面的設(shè)備基礎(chǔ)支持。檔案信息化建設(shè)是建立在數(shù)據(jù)服務(wù)器構(gòu)建完成的基礎(chǔ)上的，可以說要想將檔案信息化建設(shè)好就必須要先建設(shè)好完善的數(shù)據(jù)服務(wù)器。

1.2 信息化軟件建設(shè)不到位

檔案管理軟件是電子政務(wù)的有機組成部分，但由于條塊分割管理現(xiàn)象的存在，各個業(yè)務(wù)部門技術(shù)平臺建設(shè)各自為政，多從自己的業(yè)務(wù)需求出發(fā)，量體裁衣地開發(fā)操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，沒有與電子政務(wù)系統(tǒng)接軌，造成大量的檔案管理軟件游離于電子政務(wù)系統(tǒng)之外。在不同時期，不同條件下，各部門采用的軟件來自不同的廠商，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范有很大的差異，跨平臺、跨版本導(dǎo)致輸入的數(shù)據(jù)讀不出來，而且，選用不同的操作平臺和應(yīng)用軟件，使用標(biāo)準(zhǔn)也不整齊劃一，如目前有民政綜合救助綜合業(yè)務(wù)平臺、婚姻登記系統(tǒng)、收養(yǎng)登記系統(tǒng)等，這些導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了檔案信息的交流和整合，且為日后應(yīng)用系統(tǒng)升級換代埋入隱患。

1.3 人才隊伍建設(shè)不足

檔案信息化工作需要專業(yè)的檔案人才、管理人才、技術(shù)人才等，民政部門檔案管理人員大部分沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，而且大多數(shù)身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足，不能跟上信息化建設(shè)的腳步。而人員技術(shù)水平不到位，直接限制了民政部門信息化建設(shè)的發(fā)展，就算建立起了完善的檔案數(shù)據(jù)庫也會因為缺乏管理等因素造成資源浪費。

2 新時期加強民政檔案信息化建設(shè)的舉措

2.1 加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)

首先，民政部門應(yīng)加強檔案信息化硬件建設(shè)。應(yīng)該將檔案信息化建設(shè)納入規(guī)劃過程，適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相關(guān)款項。基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，建立起完善的基礎(chǔ)設(shè)施才能相應(yīng)地建立數(shù)據(jù)庫。只有給予信息化建設(shè)足夠的重視，才能加快民政部門檔案信息化的建設(shè)。其次，應(yīng)當(dāng)加強軟件基礎(chǔ)建設(shè)。整合各個業(yè)務(wù)部門操作平臺，建立統(tǒng)一的操作系統(tǒng)，只有這樣，才能將各個業(yè)務(wù)部門各自形成的各種檔案資料進行系統(tǒng)的整理、整合，形成完善的數(shù)據(jù)庫。其次，要完善檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)，將室藏各種檔案數(shù)字化，將紙質(zhì)檔案通過輸入、掃描等技術(shù)儲存到檔案信息管理系統(tǒng)中。同時建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，便于信息的存儲、檢索、瀏覽利用和處理，這樣有利于信息交流，提高服務(wù)效率。

2.2 加強信息化人才建設(shè)

人才在信息化建設(shè)中始終處于主導(dǎo)地位，是重要的建設(shè)資源，也是檔案信息化建設(shè)成功的關(guān)鍵因素。因此，加強民政檔案工作隊伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強、業(yè)務(wù)水平高的人員從事檔案信息化管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。檔案管理人員平時也要自覺地學(xué)習(xí)，更新知識，提高自身的業(yè)務(wù)水平，跟上信息時代的步伐。

2.3 加強電子文件信息化管理

民政部門要根據(jù)各種民政工作檔案管理的要求，加強對本部門電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。及時總結(jié)、推廣經(jīng)驗，引導(dǎo)、規(guī)范機關(guān)電子文件的歸檔管理。要盡快實現(xiàn)民政檔案的信息化與民政工作的信息化同步。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的成熟、數(shù)據(jù)安全問題的解決，電子文件將不斷增加，紙質(zhì)載體的文件數(shù)量將不斷萎縮。電子文檔的應(yīng)用是檔案發(fā)展的必然。每個工作日里形成的婚姻登記文書檔案、正式的文件，低保救助、五保管理、民間組織等申報審批形成的數(shù)據(jù)資料，地名管理、勘界協(xié)議、退役士兵安置等工作中形成的文件資料及各類電子版的影像檔案，都要越來越多地作為電子檔案保存、應(yīng)用，使民政檔案現(xiàn)代化與民政工作信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。

2.4 加強檔案信息化安全建設(shè)

信息安全是信息化時代首先重視的問題，民政部門在進行檔案信息化建設(shè)過程中也不能忽略這個問題，信息化安全是檔案信息化建設(shè)的最重要基礎(chǔ)，加強信息化安全建設(shè)能夠有效防止電子文件信息的丟失。一是要根據(jù)《檔案法》及各類民政檔案管理法規(guī)，制定嚴(yán)格的檔案管理規(guī)章制度，責(zé)任到人；二是對已經(jīng)數(shù)字化的檔案要采取多重備份和異地備份，以保證信息數(shù)據(jù)的安全。三是要安裝專用的防病毒軟件和防火墻，保證系統(tǒng)的安全。

參考文獻

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作者簡介

劉慧（1977-），女，山東省鄒城市退役軍人事務(wù)局助理館員。