關(guān)于企業(yè)中檔案信息化管理問題的探討

高楊

摘 要：在企業(yè)發(fā)展過程中，檔案的作用是巨大的，因為檔案是企業(yè)經(jīng)營發(fā)展最真實的記錄，以檔案為依據(jù)，有利于企業(yè)制定科學(xué)的經(jīng)營決策，進(jìn)而提高自身競爭力。對此，做好檔案管理工作至關(guān)重要。信息化時代里，企業(yè)檔案信息化管理已成為必然，但是就目前來看，企業(yè)檔案信息化管理中還存在許多問題，一定程度上影響到了企業(yè)檔案信息化管理水平。本文先分析了企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題，然后針對這些問題，提出了一些建設(shè)性的建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案信息化管理；問題；對策

隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適用，不利于檔案信息的開發(fā)利用，一定程度上阻礙了企業(yè)的發(fā)展。檔案記錄了企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中發(fā)生的一切，對企業(yè)的發(fā)展有著重大作用，而要想發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，企業(yè)就必須加快檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理。以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理，可以有效避免檔案信息失真的現(xiàn)象發(fā)生，提高檔案管理效率，

1 企業(yè)中檔案信息化管理存在的問題

1.1 對檔案信息化管理的認(rèn)識不足

檔案信息化管理是建立在計算機(jī)信息技術(shù)基礎(chǔ)上，需要一定的投入。但是對于許多企業(yè)而言，他們經(jīng)營管理的主要目光還是放在經(jīng)濟(jì)效益的創(chuàng)造上，認(rèn)為檔案信息化管理不能為自身帶來直接效益，以至于不重視檔案信息化管理，在信息化管理上的投入不足，一定程度上影響到了企業(yè)檔案信息化發(fā)展。

1.2 專業(yè)的檔案管理人才不足

在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的過程中，專業(yè)的檔案管理人才有著重要的作用。然而現(xiàn)階段來看，企業(yè)檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)相對落后，在具體檔案管理工作中還無法擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式，不具備信息化操作能力，檔案信息依然靠手工完成。同時，企業(yè)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)有待提高，他們大多抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，對待檔案工作不認(rèn)真、不仔細(xì)，以至于經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失等情況發(fā)生。

1.3 檔案信息安全問題

在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，信息安全問題必須引起高度重視。由于檔案信息化管理是建立在信息化技術(shù)的基礎(chǔ)上，企業(yè)在享受信息化技術(shù)便利性的同時，也受到了互聯(lián)網(wǎng)的沖擊。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，企業(yè)檔案信息很容易被網(wǎng)絡(luò)攻擊，進(jìn)而出現(xiàn)檔案失真，無法真實反映企業(yè)經(jīng)營發(fā)展實況，不利于企業(yè)的發(fā)展。

2 企業(yè)檔案信息化管理的有效對策

2.1 提高思想認(rèn)識

隨著信息時代的到來，信息化管理已成必然，在這種必然趨勢下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大信息化的投入。基于檔案工作的重要性，企業(yè)要結(jié)合自身實際，構(gòu)建統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案工作方式，從而提高檔案工作效率。同時，企業(yè)要革新檔案工作理念，樹立正確的信息化管理觀念，從而更好地享受信息化技術(shù)帶來的便利[1]。另外，企業(yè)要加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，不斷更新、升級、完善檔案管理軟件，逐步實現(xiàn)檔案管理標(biāo)注化、規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2 構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理制度

在推進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理的過程中，制度是根本，只有建立相應(yīng)的管理制度，才能更好地約束和規(guī)范檔案管理行為。基于檔案信息化管理的需要，企業(yè)要立足實況，建立有效的檔案管理制度，明確檔案信息化管理流程和程序，確保檔案相關(guān)工作有序開展；其次，要落實審查機(jī)制，對錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息要及時審查，確保檔案信息真實、完整后方可入檔；再者，要落實責(zé)任制，將檔案信息化管理相關(guān)責(zé)任落實到具體人身上，進(jìn)而更好地發(fā)揮信息化管理的作用[2]。

2.3 加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)

檔案管理人員能力、素質(zhì)的高低直接影響到了檔案管理實效。對此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的管理與培訓(xùn)。首先，基于信息化管理的需要，企業(yè)要對檔案管理進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使檔案管理人員掌握一定的信息化技術(shù)，進(jìn)而提高檔案信息化管理水平；其次，要強(qiáng)化職業(yè)素質(zhì)教育，檔案管理人員必須執(zhí)證上崗，將檔案管理工作人員的日常表現(xiàn)與其工資待遇掛鉤，以此來約束和規(guī)范他們的行為[3]。作為檔案管理人員，更要主動去學(xué)習(xí)新知識、新方法、新技術(shù)，不斷提高自身能力，使自己成為合格的檔案管理人員。

2.4 加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

檔案管理信息化是一項系統(tǒng)的工作，而要想實現(xiàn)檔案信息化管理，企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際，完善檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求來開展檔案管理工作。首先，要將檔案信息化建設(shè)納入到整體規(guī)劃中去，有步驟、有計劃的推進(jìn)，制定檔案信息化建設(shè)目標(biāo)；其次，要建立明確的檔案管理信息化流程，嚴(yán)明確信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，對檔案管理要求作出明確規(guī)定，從而真正實現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變。

2.5 加強(qiáng)檔案信息安全管理

在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，檔案信息安全管理是不可忽略的一個問題，一旦檔案信息受到安全威脅，就會影響到檔案的作用發(fā)揮。對此，企業(yè)必須做好檔案信息安全管理。首先，要從軟、硬件入手，提高檔案信息管理系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息系統(tǒng)遭受攻擊；其次，要定期查殺病毒，消除檔案信息系統(tǒng)中一切潛在的隱患[5]。再者，要加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如身份認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等，以安全技術(shù)為手段，保障檔案信息安全，不被惡意攻擊。

3 結(jié)語

綜上，檔案管理是企業(yè)經(jīng)營管理中一項重要的工作，做好檔案管理工作，有利于檔案價值的高效發(fā)揮，更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。基于現(xiàn)行社會發(fā)展形勢，檔案信息化管理趨勢愈發(fā)明顯，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中，抓好檔案信息安全管理，進(jìn)而提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

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