探究新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法

摘 要：隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷深入，現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下醫(yī)院的發(fā)展需求。對(duì)于醫(yī)院這種組織性比較強(qiáng)的群體來(lái)說(shuō)，檔案代表著整個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的前途，甚至關(guān)系到醫(yī)院發(fā)展的命運(yùn)，若是檔案流失或是被泄密，都會(huì)給醫(yī)療機(jī)構(gòu)造成無(wú)法挽回的重大損失。所以相關(guān)部門(mén)加大了對(duì)醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)力度，但在實(shí)際管理的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，因此，本文對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法進(jìn)行探討及分析。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改背景下；醫(yī)院檔案管理；改進(jìn)方法

在現(xiàn)代化社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的今天，醫(yī)院的檔案管理工作已經(jīng)成為醫(yī)療信息安全的保障，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著社會(huì)以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，檔案的管理工作已經(jīng)逐漸的向信息化發(fā)展。雖然信息化醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作能夠有效的提高工作效率，但隨之產(chǎn)生的檔案流失、信息泄密等問(wèn)題愈發(fā)嚴(yán)重，給醫(yī)院的生存與發(fā)展帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。在如此條件下，相關(guān)部門(mén)必須加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理，并對(duì)原有的檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)，在保證醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量的前提下加強(qiáng)對(duì)檔案管理理念以及管理方法的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)新形勢(shì)下醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益的提高。

1 做好醫(yī)療單位的檔案審查工作

醫(yī)療單位的檔案審查工作是管理檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是必須要經(jīng)歷的一個(gè)步驟。大多數(shù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案都分為絕密檔案和非絕密檔案，絕密檔案作為醫(yī)療單位的保密信息對(duì)審查時(shí)間是有一定限制的，所以只有嚴(yán)格審查醫(yī)療單位的檔案類(lèi)型，才能有效的對(duì)檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，并將其分類(lèi)保存。但傳統(tǒng)的檔案審查工作并不注重檔案的歸類(lèi)工作，導(dǎo)致絕密檔案出現(xiàn)流失、泄露等現(xiàn)象。而絕密檔案代表著整個(gè)醫(yī)療單位的前途與發(fā)展，所以相關(guān)人員必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，并制定相應(yīng)的檔案審查制度。在絕密檔案與非絕密檔案分別保存好以后就需要對(duì)檔案的保密時(shí)間進(jìn)行確定，對(duì)于時(shí)間有限制的檔案來(lái)說(shuō)，相關(guān)人員需要將不同期限的不同檔案存放在不同的位置，并且定期調(diào)換存放位置。由此可見(jiàn)，做好檔案管理工作第一步的審查工作能夠有效的對(duì)檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)療單位檔案管理工作效率的提高。

2 對(duì)檔案管理工作進(jìn)行法律約束

無(wú)論是絕密檔案還是非絕密檔案都需要對(duì)其保密，這既是個(gè)人責(zé)任義務(wù)的重要體現(xiàn)，也是對(duì)醫(yī)療單位這個(gè)組織群體負(fù)責(zé)的表現(xiàn)。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合單位內(nèi)部的實(shí)際情況對(duì)檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的制度管理以及法律約束。檔案的管理工作不是只通過(guò)說(shuō)教，就可以引起醫(yī)院內(nèi)部員工的重視，而是通過(guò)嚴(yán)格的制度管理以及法律約束才能夠促進(jìn)醫(yī)療單位內(nèi)部人員檔案管理能力的提高。一旦有絕密性檔案泄密現(xiàn)象的發(fā)生，將嚴(yán)格按照醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案保密法對(duì)其嚴(yán)懲。對(duì)于普通檔案的保密管理也同樣不能忽視，比如，當(dāng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案被除了檔案管理員以外的人員拿走調(diào)閱時(shí)，醫(yī)院本身對(duì)他們是否能夠嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容等行為一無(wú)所知，隨時(shí)都會(huì)有檔案泄密情況的發(fā)生。所以，醫(yī)療機(jī)構(gòu)必須改進(jìn)原本的檔案管理制度，并制定有效的檔案管理制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行法律約束，也必須對(duì)調(diào)閱情況進(jìn)行記錄，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)以及法律意識(shí)的提高。

3 對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

檔案柜是加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案規(guī)范化管理的重要措施，合理的使用檔案柜能夠最大限度的改善檔案的保管環(huán)境，也能為日后的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。相關(guān)人員應(yīng)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案部門(mén)的指導(dǎo)下按照新的歸檔標(biāo)準(zhǔn)對(duì)病例、員工檔案等檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理，嚴(yán)格審查綜合檔案的每一份材料，將完善度不高的材料退回待完善后再上交。相關(guān)人員應(yīng)定期對(duì)存檔庫(kù)房的潮濕度進(jìn)行測(cè)量及記錄，也要定期噴灑定量的防霉、防腐、防蟲(chóng)等藥劑，以確保存檔庫(kù)房的安全性，若是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)解決。除此之外，相關(guān)人員在對(duì)檔案正常管理的同時(shí)也要加大對(duì)檔案開(kāi)發(fā)利用的重視力度，比如，在調(diào)用檔案時(shí)可以利用檔案登記簿的形式辦理調(diào)用手續(xù)。

4 提高檔案管理人員的管理意識(shí)

檔案管理員對(duì)于檔案內(nèi)容的了解要比其他工作人員多很多，所以提高檔案管理員對(duì)檔案的管理及保密意識(shí)是保證檔案管理工作順利進(jìn)行的首要任務(wù)。只有讓他們通過(guò)培訓(xùn)提高檔案泄密的敏感度，才能自覺(jué)的對(duì)違法行為進(jìn)行抵制。在招聘檔案管理員時(shí)要盡可能的招聘專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的管理人才，既然檔案對(duì)于個(gè)人以及醫(yī)療機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，那么醫(yī)療機(jī)構(gòu)就應(yīng)該改變?cè)菊J(rèn)為任何人都可以勝任這份管理工作的錯(cuò)誤觀念，加大對(duì)管理人才的重視力度。專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也比較高，對(duì)于檔案保密及管理工作的重視程度也要比普通管理人員高很多。由此可見(jiàn)，要想提高檔案的管理能力就要引進(jìn)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的管理人員對(duì)其管理。除此之外，醫(yī)療機(jī)構(gòu)也應(yīng)該提高內(nèi)部管理人員對(duì)檔案管理及保密工作的職業(yè)原則。無(wú)論什么職業(yè)都有著不同的職業(yè)要求，但無(wú)論什么職業(yè)都應(yīng)該堅(jiān)持各自的職業(yè)原則。所以作為檔案管理員，應(yīng)自覺(jué)遵守檔案的管理與保密原則，以“認(rèn)真負(fù)責(zé)”為主要理念做好本職工作。

5 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中檔案管理工作不只是一個(gè)人的責(zé)任義務(wù)，也是醫(yī)院內(nèi)部所有員工的責(zé)任義務(wù)。現(xiàn)如今，對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)與新聞媒體的報(bào)道自由成為了兩個(gè)公開(kāi)對(duì)立的矛盾體，就是因?yàn)槿藗儗?duì)于個(gè)人隱私的好奇心才有了這樣一個(gè)自相矛盾的市場(chǎng)，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作也是如此。醫(yī)院內(nèi)部有很多人對(duì)內(nèi)部員工個(gè)人檔案的好奇心比較重，這給醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來(lái)了很大的影響。所以相關(guān)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，提高管理員對(duì)檔案管理重要性的正確認(rèn)識(shí)，讓每位員工都能從思想上加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，提高員工杜絕泄密情況發(fā)生的自覺(jué)性，從而促進(jìn)員工自我保護(hù)意識(shí)以及保護(hù)其他人檔案意識(shí)的提高。若是醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部的每位員工都能從自身做起，那么檔案的管理工作便會(huì)有很大的進(jìn)步空間。除此之外，高層領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作給予一定的重視。高層領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院的核心，是最能左右員工思想的存在，所以單位領(lǐng)導(dǎo)的重視能夠很大程度的提高員工對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)而形成有效的檔案管理體系。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作是醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息安全的保障，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。隨著我國(guó)醫(yī)療改革的不斷深入，現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下醫(yī)院的發(fā)展需求，所以相關(guān)部門(mén)加大了對(duì)醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)力度，并對(duì)新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法進(jìn)行探討及分析。

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作者簡(jiǎn)介

鄒艷麗，本科，麻城市人民醫(yī)院。