信息化條件下如何改進檔案管理工作的思考

羅琳

摘 要：隨著信息技術的蓬勃發展，檔案管理工作開始重視科學技術的融入，主張適當的將信息技術運用至檔案管理細節中，穩步的提升檔案管理的效率，促使相應的工作模式得以改善。本文重點分析的就是信息化條件下檔案管理工作改進的具體方式，結合著信息化技術的應用優勢，探索其對于檔案管理工作產生的積極影響。

關鍵詞：信息化技術；檔案管理；工作模式

在信息化時代的影響之下，傳統的檔案管理工作時效性無法滿足實際的需求，因此電子檔案開始受到了廣泛的關注，尤其是科學的技術開始被合理的運用起來，這樣的趨勢使得檔案管理工作面臨著更為嚴苛的要求[1]。面對新機遇的出現，檔案管理部門應該積極的轉變思路，真正的認識到信息化時代的正面影響。在信息化技術被普及以后，檔案管理將不會運用傳統的管理模式，取而代之的是更為科學的管理手段，相應的工作效率也得到了穩步的提升。

1 將傳統管理模式加以轉變，實現信息化管理方案

在國企中，檔案管理工作的重要性可想而知，其對于其他工作的開展起到關鍵的影響，若是因工作的效率達不到既定的標準，將會影響到相關事務的開展。因此應該積極的打破傳統的管理模式，改變以往手工操作為主的檔案管理方案，借助于新型的信息技術手段，提升國企單位的檔案管理工作時效性[2]。面對現代管理技術的蓬勃發展，檔案管理環境得到了有效的改善，以計算機和多媒體為媒介的新型檔案管理工作開始穩步的展開。現階段的檔案管理重點是將數字化管理工作需求視為工作的動力，通過將實體檔案管理轉變為信息資源管理，完成對相關信息的合理加工，通過適當的運用現代技術手段，實現對相關資源的重復利用，當資源被信息化之后，從而獲取更大的利用價值，滿足社會效益的追求，使得企業的發展更為迅速。

2 構建相對完善的信息系統，合理的運用電子檔案

積極的落實檔案信息化的工作，應該借助于計算機系統及時的完成文件檔案的管理，相關的部門應該合理的運用計算機等技術媒介，逐步的優化工作的基本流程，迎合現階段檔案信息管理的基本需求。依照文件處理的基本流程，合理的設計出相應的軟件功能，通過在系統之中設立完善的內部監控制度，促使檔案信息更加的安全可靠[3]。電子檔案相較于傳統的紙質檔案來說更適合保管，需要重視對其合理的保護，維護其在網絡環境下的安全穩定。電子檔案涉及到的領域逐漸的擴大，數量呈現出爆炸式的增長，計算機病毒以及黑客攻擊等應該重點關注，采取適當的措施將相應的威脅加以遏制。此外，還應該重視電子檔案的完整性，在日常的工作中，電子文件在創建之初到歸檔都需要借助于相應的系統間接銜接，因此若是無法保證相關信息的完整性，將不利于后續的使用，需要正視相關的問題，落實科學的應對方案。電子檔案本身具有法律效力問題，傳統的紙質檔案所呈現的法律效力往往是借助于相應的載體加以確定，電子檔案因為不具備較為固定的載體，所以在確定具體的法律認定條文時存有較大的難度，以至于光盤和磁帶等載體的電子檔案難以被法律予以認定。

3 注重檔案工作人員素質的提高，落實科學化管理模式

面對現代技術的蓬勃發展，現代化的設備被合理的運用至多種多樣的工作中，這讓傳統的工作模式被打破，實現了較為合理的管理目標，促使相關的工作效率穩步提升的過程中，使得現代化設備的運用價值充分的體現出來。現代化設備必須要經過專業人員的操作，只有這樣才能保證相關的細節之處落實到位，若是專業人員掌握的知識不嚴謹，將無法推動現代化設備的合理運行[4]。檔案管理者應該具備豐富的知識，特別是掌握現代化的知識，這對于他們來說屬于必備的素養，只有其掌握了先進的知識，運用得當的措施，才能更好的構建起高素質的檔案管理團隊。結合現階段的檔案管理工作發展現狀，因信息時代的影響，傳統檔案管理模式顯然無法適應當今社會的需求，尤其是對于國企單位來說，傳統的檔案管理模式效率低下，難以滿足高效性工作的需求，需要相關的檔案管理者積極的重視新時代的轉變，運用科學化的方式方法，適當的優化檔案管理信息化模式，倡導相關的工作人員積極的接受培訓與指導，實現合理化的檔案管理服務，促使檔案管理的效率更高，管理的成果更加優質。作為檔案管理工作的領頭人，需要運用空閑的時間不斷的充實自己，通過積極的學習先進的知識，使得管理能力穩步的提升，在逐步更新思想觀念的基礎上，合理的落實科學化的管理，保證將相關的工作目標加以實現。

4 注重人員素質的提升，提高檔案管理的安全化

在信息化技術飛速發展的今天，檔案管理工作人員的素質受到廣泛的關注，怎樣提升其基本的素質是階段備受重視的問題[5]。身為信息時代的檔案管理工作者，需要穩步的提升信息安全素質，積極的在網絡環境中承擔起相應的職責，重視管理電子文件信息安全的意識及能力的提高。檔案信息的安全屬于現代社會備受關注的問題，其屬于檔案管理工作的生命線，相關工作人員應該承擔起基本的職責，努力的提升自身的素養，對檔案信息予以保護，通過對檔案管理學理論知識加以鞏固，確保檔案信息安全管理體系趨向于完善，穩步的推動檔案信息化建設井然有序的發展。面對信息化的時代，很多的領域開始逐步的拓寬，多種新型載體的檔案層出不窮，這也讓傳統的檔案管理工作面臨著極大的挑戰，檔案管理者素質應該穩定在一定的水平，積極的落實基礎性的工作，著眼于未來，完善相應的服務管理體系，促使檔案管理綜合功能充分的體現，給社會發展提供可靠的幫助，讓經濟的發展獲取更科學的支持。

5 確立檔案信息化建設目標，提升檔案管理及服務水平

在推動信息化發展的過程中，需要以建立良好信息基礎設施為根本，保證信息能夠合理的利用起來，這屬于檔案信息化建設的關鍵目標[6]。檔案信息化建設的初衷就是確保檔案信息被科學的利用，促使檔案信息資源的價值充分的體現，滿足需求者的實際需要。在信息化技術水平穩步提升的過程中，需要及時的關注周整與規劃。實現檔案管理信息化應該結合未來的發展趨勢，處理多種多樣的問題，同時適當的規范多方的關系。

6 結語

本次研究重點分析了信息化條件下檔案管理工作轉變相關模式的思路，為了更好的迎合新時代的發展需求，需要積極的運用合理化的手段，確保信息化檔案管理建設更加穩步的開展。在國企的發展進程中，檔案管理工作的落實意義重大，其關系到企業發展之初到發展現階段的全過程，需要分析現階段的時代背景，運用科學化的手段，確定更為合理的檔案事業發展方向，堅守著最基本的使命，保證相關的工作指標逐步的實現。希望通過本文的概述，明確信息化背景下檔案管理工作模式的轉變途徑，探索出更為長遠的發展軌跡，促使檔案管理工作的效率實現更為長遠的進步。

參考文獻

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