大數據時代高校學生檔案管理存在的問題及對策

段建敏

摘 要：隨著大數據技術的不斷發展，檔案管理對于大數據的應用在目前已經比較普遍，近年來很多高校紛紛利用大數據技術建立了學生電子檔案，并實現了信息化的學生檔案管理。然而在對學生電子檔案的應用過程中，當前高校學生檔案管理的很多問題也隨之暴露了出來，為此，本文對大數據時代下的高校學生檔案管理問題進行了分析，并針對這些問題提出了一些較為可行的解決策略。

關鍵詞：大數據；高校；檔案管理

高校學生檔案管理是學生管理工作的重要內容，能夠明確學生的基本信息與學習狀況，從而為學生管理決策提供重要依據，而電子檔案的出現不僅能夠讓學生檔案管理的工作效率與服務質量得到提升，避免學生檔案的損壞或遺失，同時也可以從心理、生活等多方面對學生信息進行收集與深入分析，具有著很高的應用價值。因此，高校學生檔案管理對于電子檔案的應用是非常必要的。

1 大數據時代下高校學生檔案管理存在的問題

1.1 工作效率比較低下

近年來，受我國高校擴招等教育政策改革的影響，高校學生數量迅速增多，而學生檔案管理的工作量也大大提升，單純依靠人工進行學生檔案管理已經比較困難，因而很多學校都開始利用電子檔案進行學生檔案管理，以提高工作效率，滿足工作需求。然而從實際上來看，由于電子檔案管理的相關工作制度與標準并未建立起來，而各方面的電子檔案也尚未形成系統，因而在具體執行過程中仍然比較混亂，經常會出現重復保存、查找困難的情況，而這也極大的影響了學生檔案管理的工作效率[1]。

1.2 檔案內容過于局限

在大數據時代下，數據的價值大大提升，而對于數據的收集與分析也成為了各個領域對大數據技術應用的必然趨勢，從高校學生檔案管理的角度來看，大數據、云計算不僅能夠突破傳統檔案管理工作在檔案信息上的局限，對學生生活中的各方面信息進行收集，同時也可以通過云平臺對這些檔案信息進行整合、分析與挖掘，從中提取出更多有價值的信息，從而為學生管理工作提供更大的幫助。然而目前的高校學生檔案管理雖然在軟硬件設施方面已經進行了完善，但在技術水平上仍然是比較低的，學生信息收集、數據挖掘等功能根本無法實現，這對于高校學生檔案管理發展的限制是比較大的。

1.3 管理人員素質不足

大數據時代下高校學生檔案管理開始向電子檔案的方向發展，學生檔案管理的工作內容與工作要求也隨之發生了變化，而高校檔案管理人員在專業素質方面的問題自然也就顯現了出來。電子檔案管理雖然難度并不大，但對于專業性的要求是非常高的，必須要掌握一定的計算機、軟件操作能力以及網絡信息知識，然而目前高校檔案管理人員在年齡結構普遍較大，對于計算機、電子檔案的接觸與了解較少，對新事物的接受能力與學習能力也比較差，因而在短期內很難適應全新的工作需求，而學生電子檔案管理的質量也因此受到了影響。

1.4 檔案安全缺乏保障

在大數據時代下，電子檔案所面臨的安全威脅使非常大的。首先，高校學生電子檔案通常都會直接存儲在計算機之中，一旦出現硬件設備損壞、計算機更新換代等情況，就很容易造成學生檔案信息的遺失。其次，受技術水平限制，高校的學生檔案管理系統的安全防護等級一般都比較低，甚至完全未進行安全防護，一旦有步伐分子對系統進行攻擊，同樣會造成檔案信息的泄露或丟失。

2 大數據時代下高校學生檔案管理問題的解決對策

2.1 重視檔案管理人員培養

針對學生檔案管理人員的素質問題，高校需要充分認識到大數據時代下電子檔案管理在專業性方面的變化，積極引進專業的電子檔案管理人才來負責學生檔案的管理工作，保證學生檔案管理的專業性，并推動學生檔案管理隊伍的年輕化，以更好的適應新時期檔案管理領域飛速的技術發展與變革。同時，也要對檔案管理人員進行專業培訓，除了要培養其對于計算機、軟件系統的操作能力以及信息技術素養，還要結合實際工作內容，對學生檔案管理的工作標準與相關制度進行明確，從而保證檔案管理的規范性。

2.2 加快學生分析工具開發

在檔案管理領域，基于大數據、云計算的數據收集與分析通常是通過相關的分析軟件工具來實現的，而在對于不同的需求與分析目的，其使用的分析軟件往往也是完全不同的。由于目前國內對于這方面的軟件工具開發基本處于空白狀態，因而各高校未來應積極與相關科研機構或是掌握先進技術的企業進行合作，結合學校實際情況與工作需求，從學生獎學金申請、住宿管理等多方面入手進行學生分析軟件工具的開發，為未來的高校學生檔案管理的進一步發展提供基礎支持[2]。

2.3 全面整合學生檔案信息

大數據時代下的檔案管理是更加高效、更加智能、更加多樣化的，要想真正提高學生檔案管理的工作效率，高校必須要對當前的學生檔案進行全面整合，同時建立專門的學生檔案數據庫與檔案管理系統，對學生檔案進行統一管理與存儲[3]。從具體上來看，無論是心理健康中心的信息系統還是學校食堂、宿舍的管理信息，都需要納入到檔案管理系統中來，進行統一的整合，這樣不僅能夠豐富學生檔案的內容，同時統一的管理也能夠讓學生檔案管理工作更加高效。

2.4 加強電子檔案安全防護

對于高校學生檔案的信息安全問題，從現階段的技術水平與條件上來看是很難完全杜絕的，但學校可以基于學生檔案數據庫，做好學生檔案的備份存儲，以防止檔案信息的丟失。同時，也可以利用防火墻技術、信息人證、權限分配等網絡安全防護手段對學生檔案管理系統進行全面的安全防護，提高安全防護等級，從而防止而已的網絡攻擊。此外，學校還需要提高檔案管理人員的安全防護意識，從工作細節入手降低信息安全事故的發生幾率。

3 結束語

總之，大數據技術的發展為高校學生檔案管理的發展提供了契機，但同時也讓高校學生檔案管理工作體現出了很多的問題，未來各高校必須要明確當前實際問題，并在檔案安全、管理人員培養等方面采取合適的應對策略，才能夠讓高校學生檔案管理得到更好的發展。

參考文獻

[1]王泓.大數據時代對高校檔案管理的影響[J].城建檔案，2018（08）：65-66.

[2]王學娟，楊陽，閆桂蓮.淺談大數據時代下承德高校電子檔案管理存在的問題和對策[J].承德醫學院學報，2016，33（06）：537-539.

[3]張冉妮，楊松平.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].蘭臺世界，2015（02）：21-22.