淺論檔案優化信息化管理新思路

王曉磊

摘 要：隨著當下我們國家社會經濟的不斷進步以及科學技術的不斷發展，可以說當下的時代背景已經來到了信息工業的時代，這就為各個企業運行過程中生產以及管理的方法帶來了十分明顯的改變。在當前的時代背景之下，企業運行過程中對于檔案方面的管理工作也產生了全新的特點，顯現出一些不足之處，那么通過怎樣的方式能夠在當前時代背景之下開辟出企業內部檔案管理的全新思路，從而使得企業內部檔案的管理可以緊跟時代的進步與發展，是過去很長一段時間的傳統實體檔案管理方法做出改變，為企業提供更加優秀的服務，是當下從事檔案管理相關工作的工作人員必須要深入研究并且不斷探索的一項重要課題。

關鍵詞：檔案優化；信息化管理；新思路

1 引言

目前我們國家的科學技術與社會經濟正在以十分迅猛的速度不斷進步與發展，在當前時代背景之下新型電子信息技術也得到了十分明顯的提升，目前正被各行各業普遍的運用，這在很大程度上增強了人民群眾們日常生活以及工作生產的實際效率，為企業運行過程中的管理模式以及管理方法帶來了十分巨大的改變。電子計算機之中信息管理軟件系統的具體功能變得越來越強大和實用、互聯網絡的速度不斷加快、實際應用的過程中效率極高，有很明顯的便捷性，企業在日常運行的過程中對于檔案方面的管理工作在此基礎之上有了全新的思路。

2 在當前時代背景下企業內部檔案通過信息化管理顯現出的不足之處

2.1 一部分企業沒有給予內部檔案信息化建設以足夠的重視程度，缺少必要的資金投入

如果想要保證企業檔案管理的信息化能夠順利地實現，那么就必須要有足夠科技含量的硬件以及針對企業實際情況開發的軟件系統對其進行支撐。電子計算機、企業內部網絡、掃描設備的購買和檔案信息管理軟件系統的開發工作、日常維護工作以及與時俱進的更新升級都需要龐大的費用作為支撐。并且在企業日常工作的過程中，如果始終保持現有的信息化程度，沒有對信息化水平做出提升，那么就無法在激烈的市場競爭環境中占據一席之地，正因如此必須要持續提升自身的信息化水平，這也就必須要增加資源以及經濟的投入。但是從當下我們國家的實際情況來看，有一部分企業并沒有給予企業內部檔案信息化管理以高度的重視程度，對于信息化建設以及日常維護和管理方面只有較少的經濟投入，這對于企業內部檔案信息化的建設和發展來講造成了阻礙。

2.2 企業內部檔案信息化后真實性方面存在的不足之處

在企業內部檔案不斷朝向電子化、信息化發展的過程中，存在著一項十分值得重視的隱患問題，那就是電子檔案的真實性。影響其真實性存在問題的主要因素主要有以下三點：第一點因素，部分負責檔案錄入工作的相關工作人員因為自身的因素存在著不細心的問題而使得工作出現了失誤，使得檔案在錄入以及保存的過程中可能產生失真或者部分缺失的問題。第二點因素，軟件系統以及硬件條件的與時俱進，硬件設備出現故障問題，企業內部網絡的升級都有可能使得原本的檔案數據讀取出現問題。第三點因素，在對紙質的檔案通過數字化進行處理的時候，如果沒有根據實際情況而選擇合適的技術以及保存格式，那么也很可能使得電子檔案出現失真的問題。

2.3 部分企業內部負責檔案管理工作的相關工作人員整體素質有待提升

在過去很長一段時間的實際情況來看，企業內部運用傳統管理方式對檔案進行管理過程中，所需要的管理能力以及水平并不是很高，這就造成了一個十分值得注意的問題，那么就是負責檔案管理工作的相關工作人員缺少較高的整體素質，而且其普遍對于新型信息化的專業知識了解較少。當下有一大部分企業在日常進行檔案管理工作的過程中，工作人員只是完全依照軟件系統的工作流程進行工作，沒有足夠的管理知識來對新型信息化的硬件設施進行科學的管理，如果說在工作的過程中硬件設備出現了問題，那么工作人員很難在第一時間對其進行應急的處理。

3 未來一段時間企業內部檔案管理信息化管理的新思路分析

3.1 進一步提升企業內部檔案信息化方面的經費投入

企業內部負責檔案管理的相關部門在日常工作的過程中必須要積極主動地作為，盡最大的努力來對檔案信息化的實際優點進行宣傳，使企業內部的高層領導人員能夠確實了解到檔案信息化對于企業各項工作帶來的積極影響，最大程度上爭取企業對內部檔案信息化工作的經濟支持。對于檔案信息化建設所實際需要的經費投入總額的相關問題，應該在進行年度預算工作以及信息化專項資金所包括的范圍之中添加有關于檔案信息化工作的經費，通過這種方式來進一步保證能夠有足夠的經濟投入來保障檔案的信息化建設能夠順利進行。

3.2 進一步加強基礎設施的建設

企業保證電子信息檔案安全性的物質方面的技術是其所具備的硬件設施水平。企業選擇優質的硬件設備可以在很大程度上減少由于硬件故障所帶來的電子信息檔案的安全問題。首先，在硬件選擇是應該挑選性能優越的存儲設備。其次，要有計劃地做好檔案信息的備份，同時對備份數據的介質如光盤、磁帶等進行定期的檢查、更新、遷移和轉換，以保證備份數據的有效。另外，加強安全技術手段的應用。例如使用一些訪問控制技術、入侵檢測技術、防火墻技術、加密技術等。最后，加強工作人員的安全防護意識和能力。

3.3 提升檔案人員的綜合素質

信息化背景下企業檔案管理模式發生了重大的變化，而且必將伴隨著信息化水平的提高而同步改變。檔案從業人員需擁有較強的政治，思想，知識，組織，心理等方面的綜合素質，才能擔任起這一份偉大的歷史重任。檔案工作者要經常自覺參與檔案、信息化等專業新技術新知識的學習，在工作中多與同事互學交流，積累積淀檔案管理知識，提升工作者自身的綜合素養，也是這個新時代對檔案工作者的硬性要求。

4 結束語

伴隨著信息化時代的來臨，伴隨著新的企業檔案工作的挑戰，同時也是一次千載難逢的機遇，在這個機遇與挑戰并在的信息化時代，檔案工作者應該積極主動順應時代潮流，抓住機遇，迎接挑戰，改革創新，在信息化大背景下開拓新的企業檔案管理道路。

參考文獻

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