試論高校檔案信息化與數字檔案館建設

段園園

摘 要：高校的檔案館作為科學研究教學以及查詢資料的重要信息資源基地，在數字化的環境背景之下，建設檔案館的發展成為信息化時代的重要要求，從信息資源與教學方面建設來看，充分認識到數字化檔案館的建設具有重要的意義。本文主要分析高校檔案信息化建設過程當中存在的問題，以此更好的為數字檔案館的建設提出可行性的對策與建議。

關鍵詞：檔案信息；數字化；管理

在數字化學校建設以及數字化背景的過程當中，這是對于信息化進步的重要體現，而高校在基礎設施以及教學資源開發過程當中，高校的檔案信息化面對教學科研管理等為一體的數字化教育環境，但是在這樣的背景之下，對于高校的檔案館的發展帶來了機遇和挑戰，如何運用信息化的技術加強信息的溝通方式與傳播能力，這就需要進一步來擴展數字化檔案館的建設，才能夠為教學提供更多的資源。要高度重視檔案整理、鑒定、保護等基礎工作，為數字化工作提供高質量的來源。如果對館藏檔案無法一次性全面數字化，可以按照載體優先、共享性強優先等原則分步實施。

而數字化檔案館的建設與傳統的檔案館建設，除了在紙質化辦公過程當中存在很大的不同，但是在教學以及發揮檔案的作用過程當中也產生了巨大的特點，尤其是面對數字化的檔案館的建設，需要運用計算機網絡多媒體燈，新型的技術設備來促進檔案的管理方法的變革與及管理技術上的革新，這就需要提高檔案工作在信息化過程當中的作用，重視其高校檔案的管理工作，從而才能夠促進高校檔案管理跨越式的發展。但是要實現在高校過程當中，數字化檔案館的建設，需要考慮到數字化背景之下高校檔案館的建設的特點，在校園過程當中計算機以及校園網覆蓋了學校的各個區域，因此在信息傳輸過程當中，技術的設備需要采用先進的技術，才能夠滿足各個客戶端的用戶需求，但是在部門之間的信息傳遞和發送過程當中，也要防止其黑客的進入，這對于信息的計算機以及信息技術的軟件應用也提出了更多的管理模式。最后在資源共享個方面需要通過各個信息之間的收集數據庫，也防止信息之間的外漏，因此需要為高校檔案館建設提供可以支撐性的服務體系，更大的去滿足高校的需求。

1 高校檔案信息化與數字檔案館建設存在的基本問題

第一，目前高校對于檔案管理的重視程度以及管理觀念存在著缺乏的狀態，這對于高校檔案館的數字化建設起到了重要的作用，尤其是在高校檔案管理過程當中，高校對于檔案的不重視造成了人員沒有引起充分的重視，這對于高校檔案信息化的發展速度起到了阻礙的作用。在實踐過程當中檔案的歸類收集整理都產生大量的工作，如果檔案在質量上沒有保證，則直接影響了高校檔案管理的規范化的制度化的建設和監督問題，從而能夠產生一系列的問題，對于數字化檔案以及學校的發展產生了重要的影響。

第二，在技術方面，隨著信息化技術以及網絡技術的不斷發展，這就需要高校的檔案館建設的多媒體技術以及數字化的黨管建設的需求，需要從技術方面推動高校檔案的信息化發展，但是在一般情況之下，數字化的檔案管理是通過網絡來完成的。因此遠程的教育以及互聯網的傳輸速度方面，如果存在的問題則直接影響了其檔案分享之間的傳播情況。在多媒體以及數字化檔案管理過程當中，需要基本的設施建設技術支持，才能夠在網絡環境之下實現數字檔案信息的傳輸安全等各個方面，以此促進高校檔案數字化的發展。

第三，檔案信息化管理人員的基本素質較低，在數字化環境過程當中，尤其是互聯網的背景之下，高校的檔案管理信息化如果要得到其發展著，就受到主觀和客觀因素的影響，一方面來自于基礎設施和設備技術方面的問題，另一方面來自于工作的管理模式以及管理人員之間的基本素質，如果在信息化管理過程當中，管理人員對于信息化建設以及數字化的檔案管理的要求不高，知識體系以及服務的內容發展標準制定不平衡，這就造成了其在發展過程當中存在很大的問題。因此如果想改變高校檔案信息化以及數字化建設的發展平衡問題，就需要再提供科學化的管理模式以及專業的人才基本素質的前提下。以保障其基本的基礎設施建設，才能夠適用于時代的發展，促進高校檔案的信息化建設。

2 高校檔案信息化與數字檔案館建設采取的基本措施

第一，提高管理人員的基本素質以及重視程度，在高校檔案信息化與數字化建設推進的過程當中，要轉變管理人員以及中層領導的重視程度，提高對于檔案管理重要性的認識，從各高校檔案館的實際情況出發，制定相應的檔案管理標準，提高管理工作人員的服務意識，針對其基本的設施建設提供資金和財政上的支持，才能夠促進高校對于檔案館的建設，以此在數字化的背景之下，為高校檔案館數字化的發展提供技術和資金上的支持保障。

第二，提高管理的管理人員的技術水平。在高校檔案信息化管理過程當中，需要對于管理人員的基本經驗。引進相應的管理人才以及先進的管理技術，結合高校檔案館運營的實際情況以及特點，發來運用先進的計算機技術先進設備為高校檔案的信息化數字化的建設提供一定的需求，才能夠發揮其高校檔案的管理作用，將教學工作與學校的發展規劃聯系在一起，更好的促進各部門之間的協調發展，在資源共享的前提之下來實現高校檔案管理上的快速發展，并且能夠解決教學以及工作過程當中出現的問題，提高高校檔案管理的效率。應用先進技術和相關管理手段，保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用，減少數字檔案對軟硬件的依賴性，從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。

第三，注重對于高校檔案信息化的管理的安全性，由于在互聯網的背景之下以及數字化建設的高校檔案管理過程當中，如果對于高校檔案的技術標準以及規范沒有合理的制度的貫徹，那么就會直接影響了高校檔案信息化的安全性，因此高校要重視高校檔案軟件的開發與利用，并且能夠實現一定的自主保護措施，才能夠符合管在保障管理工作當中檔案的安全性，而數字化檔案管理需要制定相應的安全管理體制，并且形成有效的檔案信息化建設激勵和約束機制，提高工作人員的安全意識，防止信息泄密，以保證檔案數據庫的信息安全。檔案信息網上提供利用，要根據數字檔案不同網絡的傳播范圍、用戶范圍、使用方式等進行處理。對涉及國家秘密、知識產權或個人隱私及其他敏感信息的檔案利用，應當按照國家法律法規要求，進行劃控處理。

3 結束語

安全保障體系建設是數字檔案館建設的基礎工作，數字檔案館的安全包括數字檔案數據的安全和信息系統及其網絡平臺的安全。數據安全就是要保證數字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統及其網絡平臺安全就是要保持系統軟硬件的穩定性、可靠性、可控性。高校的數字化的檔案建設是高校建設過程當中的重要工程，數字化的檔案管理需要依靠各個部門之間的相互溝通，推動數字化以及信息化的建設，才能夠使得數字化的檔案管理成為高校檔案管理的重要發展趨勢，推動高校檔案管理向現代化以及信息化的時代發展，更好的去滿足高校人員的實際需求，在先進技術以及管理方法上的重視程度，推進高校檔案的信息化發展。

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作者簡介

段園園（1984-），女，漢，河南淮陽人，館員，碩士，周口師范學院黨委辦公室，研究方向：檔案管理。