新形勢下數字檔案資源建設的問題及對策

李明星

摘 要：隨著人們生活水平的提高和綠色無污染的生活理念逐漸深入人心，無紙質化辦公受到了人們的提倡，在新形勢下數字檔案資源的建設逐漸落實到工作中，其出現改變了我國一直以來傳統的檔案保存方式，為人們日常的工作提供了極大的便利和便于管理。在新形勢下我國的數字檔案資源建設取得了飛速的發展，但是在數字檔案建設的過程中還存在著一些問題影響其發展道德步伐，因此本人通過對該問題的淺析從而提出一定的對策，以供他人參考。

關鍵詞：數字檔案資源建設；問題；對策

隨著數字檔案領域的更新完善和電子政務的不斷推廣，數字檔案資源的種類日益繁多。數字檔案資源以更簡潔、方便的優點被人們廣泛的認知，為生活帶來了諸多的便利。在這個過程中檔案部門更加清楚的認知到檔案資源建設與檔案信息服務之間還存在著沖突。然而在新形勢下數字檔案資源的建設過程中還有著一定的問題阻礙著數字檔案資源的效率和服務，使得公眾們在體驗過程中有著諸多的不滿，因此必須加強對數字檔案資源建設問題的探索并尋找良好的解決方式，才能為數字檔案資源的建設發展構建良好的空間。

1 新形勢下數字檔案資源建設面臨的問題

1.1 數字檔案資源的收集渠道過窄

隨著無紙質化的辦公方式進入到人們的生活中，各個工作單位都積極使用電子文件，導致了文件的數量與日俱增。在這樣的情況下對數字檔案資源的收集和整理就尤為重要。但存在的問題是數字檔案信息的處理運行是在公司或單位的內部局域網中操作，小部分在政府網中操作，并且檔案信息系統和網絡建設的方式差異較大，一定量的網絡辦公在運行設計是就沒有考慮到檔案電子管理的問題。因此數字檔案資源的收集渠道過于單一，檔案部門對于如何擴大收集數字電子文檔的渠道還沒有針對性的辦法[1]。

1.2 數字檔案資源建設缺乏統一的數據規范

通過調查研究表明，數字檔案資源建設需要數據規范進行管理。現如今我國的檔案資源在以紙質載體進行傳輸和運用，而沒有建立數字化的方式存在于檔案館中。并且由于各個地區及企業、部門之間的檔案信息資源建設還需要統一的管理體系，檔案數據庫建設時各數據都各自管理嚴重缺乏整體性原則。以往的數字檔案常見格式繁多，但隨著技術水平的提高，這個格式的形式又更加豐富但相互兼容性還沒達到需要的程度，因此數字檔案資源管理必將達不到預期效果充滿著混亂。

1.3 傳統檔案與數字檔案存儲出現沖突

與傳統的檔案不同，新形勢下數字化檔案資源建設面臨著更多的威脅如病毒、磁化等可能性，當問題發生時嚴重的會導致數據全丟失無法找回。新形勢下的數字檔案存儲的載體和傳統形式有著很大的區別且保存的壽命也更加長久，對保存的環境也有一定的要求。在早期技術不太發達的時期硬盤保存的時間為16年左右，現如今硬盤的保存時間大多數都能夠達到22年，因此在電子文件傳輸的過程中還需要以紙質為媒介進行歸檔，這樣就導致了電子和紙質的兩種保存方式并存的現象，造成了資源的浪費和效率的降低[2]。

2 制約數字檔案資源建設的原因

2.1 法律障礙和行業壁壘

現階段我國的檔案法律還存在著一定的缺陷且不夠完善，雖然檔案法規的原則和目的較為明確，但是在實行過程中操作性不夠強且實用性較低。在針對于繁雜的數字檔案資源進行歸屬查詢和流向定位時功能還不夠完善。針對于一些特殊的部門和企業更是無能為力。例如醫院中的病例和學校學籍檔案這種隱蔽性較大的檔案行政部門則特定的規定數據不能夠提供給外部查詢和閱覽，檔案也無法進入檔案館進行保存。

2.2 檔案信息的收集和內容單調

和西方國家相比，我國的檔案館收集資料的渠道非常狹窄且范圍不夠廣泛，并且在對檔案信息的收集、整理、使用等方面進行的還不夠充分，專業人員對信息的處理效率過于低下，嚴重影響了數字檔案信息的時效性進而影響了檔案的價值發揮和效果[3]。

3 加強數字檔案資源建設的措施的對策

3.1 探索建立集中管理的數字管理體制

數字檔案資源的建設需要多個部門共同參與和加入，對電子文件從收集到整理到利用等多個環節都要有部門進行干涉。對于電子文件管理，專業人士總結出最優的方法就是對電子文件的全程進行管理即從文件產生到銷毀的總體過程。我國當前的管理模式還做不到全程的管理，因此對文件的管理進行的還不夠徹底與完善。這樣的情況下就必須創新數字檔案管理模式，處理好電子文件中心和檔案管理機構的相互關系，確保數字檔案的總體流程性。

3.2 建立健全相關法律法規

要想集中管理數字檔案資源，就要有明確的法律法規及政策來保護工作的正常開展。在目前已經存在的法規基礎上要進行優化和升級，健全信息資源管理的規定，確保信息的安全性，并且以法律和政策的形式嚴格管理好檔案行政部門，對其職能和工作進行統一的改革，以確保對數字檔案資源的良好把控，對信息資源的有效優化和利用，并確保能夠長期的保存。

3.3 加強新技術的廣泛應用

當今社會是數字信息化時代，各種先進的技術層出不窮，云計算、大數據等等都為我國的數字檔案資源的發展打下了良好的基礎。因此對于電子檔案管理的工作人員來說必須要加強自身技術與專業能力，并且學習新技術和對多媒體的應用，在這樣的條件下才能夠更有效的對數字檔案進行管理和維護，并且能夠更深入的研究出信息價值，對我國的發展都有著促進作用[4]。

4 結語

數字檔案資源建設對于社會的發展來說是一種創新和革命，傳統的數字檔案資源建設存在著諸多的弊端，不夠便利、便攜性較差、環境影響較大等等，新形式下的數字檔案資源建設從本質上改變了我國的檔案保存方式。針對新型的文件保存方式，我國正在探索的過程中，并會遇到一些問題，因此需要正確面對問題并進行解決，才能夠促進我國的信息化事業步入正軌。

參考文獻

[1]鄒悅.數字檔案資源建設中的著作權問題研究[D].武漢大學，2005，10（12）：89-89.

[2]李叢.數字檔案資源建設的問題與對策分析[J].檔案管理，2017，13（3）：89-90.

[3]盧森林，淮毅.檔案數字化信息資源建設存在的問題及應對策略[J].蘭臺世界，2015，No.472（14）：132-133.

[4]李長江.高校檔案資源建設的成就、問題及對策[J].運城學院學報，2013，14（1）：92-93.