事業單位檔案工作中人性化管理研究

楊靜

摘 要：當今社會經濟迅猛發展背景下，事業單位檔案工作開始變得來越重要，而如何開展檔案管理成為諸多事業單位所共同面臨的問題。近幾年，人性化檔案管理理念開始推行，成為當代社會發展中非常適用的管理原則。人性化檔案管理能夠有效促進和諧社會的發展，促使檔案工作逐漸向服務的方向轉變。為此，本文針對事業單位檔案管理工作中人性化管理理念的運用進行研究。通過分析以人為本理念，探究檔案工作者與檔案使用者間的互動關系，由此展開簡要論述以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；人性化管理

近年來，時代發展異常迅速，促使人們工作活動不斷創新轉變，相應的活動范圍隨之不斷擴展。在此背景下，所形成的檔案數量和檔案類型由此不斷增加，因此也給檔案管理提出了全新的管理要求。人性化管理理念的形成，直接給檔案管理提出了諸多發展方向，要求持續不斷的完善檔案工作環境，以實現檔案管理工作人員效率的提升。具體而言，檔案管理工作人性化轉變不僅僅局限在檔案管理本身，更多是為了發掘檔案管理人員的工作潛能，由此實現其服務工作水平的優化調整。而檔案工作人性化管理如何實施，以下進行詳細探討：

1 檔案管理人性化的特色

1.1 問題處理的人性化

在檔案工作當中，主要的人際關系集中在管理者與員工之間，其也屬于上下級的關系類型。檔案管理者和部門相關人員的關系，則屬于同級同事關系。檔案管理者和來訪人員的關系則屬于業務來往的關系。具體在檔案管理者在與員工溝通和討論時，應當保持吻合的態度，盡可能的符合員工發展實際，切實關心和解決員工個人問題。而與同級同事間需互為幫助、協作，做到相互包容和體諒，促使內部關系和諧才能保證單位和諧運轉。最后在外來業務上，要求接人待物人性化，堅持態度溫和的處事原則，在堅持原則的基礎上變通問題處理，并充分考慮客戶情緒，控制互相間的矛盾。

1.2 持續修訂的理念

人與人之間的訴求不盡相同，尤其在不斷創新發展的當今時代背景下，要求單位方面應當遵循人性化管理理念，比如提供員工外出學習和發展機會，像參加檔案工作培訓、學習、調研考察等，通過此類方式能夠極大的拓展檔案管理者的視野，切實增強交流，最終提升其從業水平，其個人的發展機遇與空間也隨之持續拓展。

1.3 發展空間持續拓展

通常在單位中較為成熟化的職工都應擁有自我管理的空間，也即是檔案管理者能力水平達到領導者無法操心的水平。由此絕大多數事情都可直接交由檔案管理者操作。就例如一些歐美企業講究彈性工資時間，也即是更為自由的工作空間。像微軟公司辦公室的設計就是以自上往下滑梯式，由此給員工們提供更為自由的創造空間。具體要求單位應當結合實際情況來進行，像辦公、人文環境都應當秉持人性化理念，這本身是提升工作效率的重要方式和手段。

2 事業單位檔案工作中人性化管理方法

2.1 轉變管理理念

在以往的檔案管理工作當中，檔案本身的價值很難獲得充分有效的展現，人們對于檔案工作的關注程度也明顯偏低。此類情況的存在，直接對檔案管理工作的開展造成顯著影響。而采用人性化管理理念，則更多是將工作的重心向著人的方向靠攏，因此在實際的檔案工作當中，應當以體現檔案價值為目標，在實際運用中應當將工作人員的人性化特性融入其中，且工作開展的服務導向需向實際的方向靠攏，在此基礎上不斷發掘服務對象本身的實際需求。比如事業單位人員人事檔案管理中，對于上級的資源，通常都不方便進行查閱，這就要求事業單位應當與相關人事單位切實做好連接與溝通，為技術人員簡歷持續的學歷、職稱、獎懲等資料內容。或者進行備份及制作復印件，這樣才能真正及時的提供相應的信息查詢服務。

2.2 改善歸檔方式

因為檔案的信息內容及類型有很多，因此在實際的檔案工作當中，就需要針對此類內容做好記錄與管理工作，并對此類內容做好保存，由此才能產生最大化價值。同時也需要在歸檔過程中，從人性化的視角來采取具體方法加以處理。比如在人事檔案管理工作當中，需要廣泛收集個人信息，所采用的收集方法也需由當事人知曉，或利用其它方式來告知，這樣才能建立起有序的檔案管理內容及程序。具體要求當事人需充分掌握實際情況，能夠隨時進行查詢，這樣才能消除人事檔案與使用者之間的隔閡，進而發揮出檔案應有的作用，也將最終促進往后檔案管理的作用及效果。

2.3 優化工作環境

要想實現檔案工作的人性化轉變，對檔案管理工作的環境進行優化非常有必要，因為這樣能夠促使工作人員始終處于舒適健康工作環境當中，由此也將切實提升工作效率水平。而在工作環境的優化方面，主要可劃分為內部和外部環境的優化。首先外部環境優化也即是指工作環境的改善，這樣才能更好的實現人性化的環境氛圍，也可在外部環境添加相應的人性化設施，這樣講促使人員工作效率的顯著提升。然后內部環境的優化主要是指針對檔案管理人員精神范圍的優化，在這項優化方面，可在實際工作中添加更多人性化內容，促使檔案管理工作真正具備借閱、查詢等便捷特點，由此將促使整個行業的進步發展。

3 檔案管理人性化實施的注意事項

3.1 明確管理規則

任何管理工作的開展都需要相應的規則來加以規范，因此規則的存在能夠切實保障檔案管理工作的正常運作。比如借助考評、監督及獎懲機制的實施，能夠促使單位內部工作的公平公正化轉變，真正實現各方面的均衡化發展。例如一些事業單位明確規定應當如何進行歸檔立卷、在檔案查詢方面明確指定借閱查詢制度、在人員管理方面指定出人員職位及崗位職責機制等等。人性化管理理念更多是針對人的需求來實施，從情感的層面加以考慮。人成為多方面綜合考慮的主要因素。不過，需要注意的是人性化管理并不說明可以為所欲為，其實只是規則層面的人性化，勢態有序發展的人性化等等。

3.2 以提升工作效率為主要目標

當前檔案的人性化管理目標，主要是為了實現資源的有效整合，進而促使工作效率的提升，這樣外部社會才能更加容易接受。因此主要目的是為了能夠提升效率、突顯成績、獲取最終成果。為此，檔案管理部門應當堅持以人為本理念，由此才能真正做出效率，展現成果，真正為事業單位發展作出莫大的貢獻，單位內部各個部門也將隨之變得更為和諧。需要注意的是，具體的決策與指導性意見仍然需要相應的專家和領導來制定科學的決策方案，且工作效率也需要各個相關部門來加以檢驗。

3.3 人性化管理和科學化管理協同發展

檔案管理的人性化具體是指將人定義為有思想、情感及尊嚴的個體，這就需要充分考慮個人多方面層次的需求，在此基礎上持續追求單位部門可持續發展，就需要采用科學化的管理方法。這樣才能真正有效的激發出職工們工作源動力，真正煥發得出積極的工作熱情，這樣才能更好服務于單位發展。因此，從實質層面上看，也即是單位管理層的情商表現。所以，人性化管理需與科學化管理協同發展，這樣才能更好的實現檔案人性化管理目標。

4 結語

綜上所述，事業單位工作中人性化管理理念的融入，能夠促使新時代下檔案管理和人們生活密切相連，檔案工作本身的形式與種類由此呈現出多樣化特點。在此背景下，檔案管理工作的壓力持續增大，這就更應當促進檔案管理理念的改善與創新轉變。在人性化發展前提下，需要針對管理模式實施系統科學化調整，對工作環境進行適當改善，對管理者思維加以調整，由此才能促使單位檔案管理工作的持續邁進。

參考文獻

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