煤炭企業(yè)檔案信息化管理策略淺析

吳麗華

摘 要：檔案信息化建設(shè)主要是指在企業(yè)檔案管理部門的統(tǒng)籌運(yùn)作和規(guī)范管理前提下，積極將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理工作中，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，推動(dòng)企業(yè)檔案信息資源的有效利用和合理轉(zhuǎn)化。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案信息化；管理策略

檔案管理是煤炭企業(yè)管理體系建設(shè)中不可忽略的一個(gè)部分，為企業(yè)的長遠(yuǎn)運(yùn)營與戰(zhàn)略性發(fā)展提供了重要的保障，但是傳統(tǒng)的檔案管理方法耗費(fèi)大量的人力物力與財(cái)力，并且無法保障檔案管理的效率，不利于發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

1 煤炭企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢

1.1 有效實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理一體化

在當(dāng)今大中型煤炭企業(yè)，隨著往來業(yè)務(wù)的繁忙和辦公規(guī)模的激增，導(dǎo)致企業(yè)在產(chǎn)品、技術(shù)、合同、財(cái)務(wù)、銷售、人事等諸多環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了大量的辦公文件，它們有些和檔案管理內(nèi)容息息相關(guān)，需要及時(shí)向檔案管理部門整理、提交和歸檔，運(yùn)用傳統(tǒng)的辦公手段必然會(huì)導(dǎo)致辦公室和檔案管理部工作量的大大激增。通過利用媒體企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，可以將煤炭企業(yè)的辦公基礎(chǔ)工作、檔案整理工作與檔案管理信息化系統(tǒng)做到科學(xué)的結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)辦公、檔案管理一體化，極大節(jié)省了煤炭企業(yè)檔案管理的人力和時(shí)間，大大提高了部門工作效率。

1.2 方便煤炭企業(yè)檔案文件的存儲(chǔ)與檢索

煤炭企業(yè)檔案管理的核心內(nèi)容是各種有參考和利用價(jià)值的部門文件，常見的有辦公文件、人事檔案、技術(shù)部圖紙、生產(chǎn)部門設(shè)備資料等，它們以前大多停留在煤炭企業(yè)的辦公室、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門，主要用來指導(dǎo)和管理煤礦生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，推動(dòng)煤炭企業(yè)的產(chǎn)業(yè)升級和人員優(yōu)化，這種生產(chǎn)和管理模式給檔案管理部門的檔案全文搜集、歸納和存儲(chǔ)都帶來了極大的難度。通過煤炭企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理部門可以將原來紙質(zhì)版的檔案文件經(jīng)過掃碼、數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化成多媒體資源，歸納存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)的信息化數(shù)據(jù)庫中。而通過建立相關(guān)的檢索目錄和搜索關(guān)鍵詞，可以方便生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門自行開展檔案文件的調(diào)閱和傳閱，這樣就為煤炭企業(yè)的高效率工作和安全可靠工作提供了極大的便利。

2 煤炭企業(yè)檔案信息化管理策略

為了充分發(fā)揮煤礦企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)檔案管理模式，萊蕪市萬祥礦業(yè)有限公司不斷開拓創(chuàng)新，主要實(shí)施了以下策略：

2.1 樹立信息化檔案管理理念

檔案管理部門在煤炭企業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮著重要的作用，目前企業(yè)的工作重點(diǎn)在于徹底改革過去的檔案管理理念，積極引入信息化管理思想以及管理方法，徹底打破傳統(tǒng)管理模式的束縛，積極解放人力，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。但是檔案管理工作受落后管理思想的制約非常明顯，主要表現(xiàn)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員缺少對檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，不能夠準(zhǔn)確把握其功能與應(yīng)用價(jià)值，阻礙了信息化檔案管理的落實(shí)。對此，企業(yè)從樹立正確科學(xué)的信息化管理理念著手，用正確的管理思想指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)。公司通過召開會(huì)議、貫徹文件、多媒體教學(xué)、自主學(xué)習(xí)等方式，使職工從思想上發(fā)生了翻天覆地的變化。一方面，使領(lǐng)導(dǎo)在思想上重視信息化管理，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必然趨勢，并在檔案信息化管理中發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)以及監(jiān)督指導(dǎo)作用，尤其是要帶領(lǐng)檔案管理者改變落后思想，主動(dòng)為信息化建設(shè)貢獻(xiàn)力量。另一方面，調(diào)動(dòng)了全體員工的積極性，使他們在一系列的信息化管理宣傳中接受教育與指導(dǎo)，主動(dòng)參與檔案信息化建設(shè)，提高主人翁意識(shí)。

2.2 完善檔案信息化管理制度

煤炭企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)正在如火如荼地開展，在此過程中獲得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也收獲了累累碩果，但是不難發(fā)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范性較差，主要表現(xiàn)為信息化管理各個(gè)環(huán)節(jié)的安排比較雜亂無章，各項(xiàng)工作的開展非常混亂，無法有效捋清職責(zé)源頭，難以保證責(zé)任落實(shí)。出現(xiàn)這一情況的一個(gè)重要原因在于信息化管理制度建設(shè)存在不足，不能為檔案的現(xiàn)代化管理提供完善、規(guī)范的制度約束。為了改變這種情況，企業(yè)采取各種方式積極推動(dòng)檔案信息化管理制度建設(shè)，確定信息化管理實(shí)踐中各個(gè)崗位以及工作人員承擔(dān)的職責(zé)與工作任務(wù)，把檔案管理責(zé)任進(jìn)行分解，全面提升管理人員的責(zé)任感以及警惕心，走規(guī)范化的信息化管理道路。另外，在網(wǎng)絡(luò)檔案流轉(zhuǎn)、檢索、使用等方面都給出了明確的制度要求，并結(jié)合管理級別分清權(quán)限限制檔案資料可供使用的人員，維護(hù)檔案的完整性以及有效性，改進(jìn)信息化檔案管理程序，為企業(yè)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件。

2.3 嚴(yán)格把控檔案信息安全

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要圍繞企業(yè)檔案的保密工作，只有信息安全萬無一失，才能實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。

對于企業(yè)來說，檔案是其擁有的重要信息資源，一旦企業(yè)涉密信息丟失或泄露，會(huì)直接影響到企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)等問題，嚴(yán)重危急企業(yè)利益，因此，檔案信息安全極其重要必須做好信息安全管理工作。信息安全管理的是保障硬件、軟件上存儲(chǔ)的、傳輸?shù)摹⒂脩羰褂玫臋n案數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、有效，同時(shí)，必須禁止非法用戶訪問。為了做好企業(yè)檔案信息安全保障工作，公司從管理與技術(shù)兩個(gè)方面著手。在管理方面，領(lǐng)導(dǎo)大力推行企業(yè)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；大力宣貫企業(yè)檔案工作要點(diǎn)，讓各部門對信息安全引起重視；提升企業(yè)檔案管理人員自身素質(zhì)，加強(qiáng)制度建設(shè)，強(qiáng)化檔案工作人員對信息安全和保密的認(rèn)識(shí)。在技術(shù)方面，防止病毒對信息系統(tǒng)的破壞，對計(jì)算機(jī)做到監(jiān)控管理，定時(shí)查毒，對計(jì)算機(jī)進(jìn)行掃描，檢查發(fā)現(xiàn)病毒，保障檔案信息安全；利用物理和網(wǎng)絡(luò)的有效手段，設(shè)定符合系統(tǒng)要求的安全策略，最大限度地保護(hù)檔案信息；設(shè)置分級密碼，定期更換核心密碼，確保快捷，安全，保密。

2.4 創(chuàng)新檔案管理模式

隨著社會(huì)現(xiàn)代化技術(shù)水平的不斷發(fā)展與應(yīng)用，企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展變化，與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化技術(shù)加強(qiáng)對檔案管理工作的實(shí)施，在企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中，檔案管理工作不僅是一項(xiàng)檔案保存的基礎(chǔ)工作，同時(shí)也是伴隨企業(yè)完善的重要數(shù)據(jù)信息依據(jù)，是企業(yè)建設(shè)與發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施的有效依據(jù)，在檔案管理工作中，將一些比較重要的數(shù)據(jù)和信息保存下來，能夠保障企業(yè)在了解公司發(fā)展過程中存在的問題，然后根據(jù)實(shí)際情況制定比較合適的解決方案，促進(jìn)企業(yè)向前發(fā)展，也就是說，檔案在企業(yè)的發(fā)展過程中具有重要的位置，和企業(yè)發(fā)展前景的好壞具有重要的關(guān)系。所以，在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)提高企業(yè)檔案管理工作的能力，隨著社會(huì)時(shí)代進(jìn)步不斷創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理形式，利用信息化技術(shù)提高檔案管理工作的效率，為企業(yè)建設(shè)與發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)保障。

3 結(jié)束語

總之，煤炭企業(yè)檔案信息化管理是一個(gè)長期系統(tǒng)的過程，需要煤炭企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫和相關(guān)骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和辦公設(shè)備的信息化水平，指導(dǎo)檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統(tǒng)，真正滿足檔案全文數(shù)字化的服務(wù)要求，從根本上保障煤炭企業(yè)各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享，共同推動(dòng)煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)向更深層次的深入開展。

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