探究電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展

朱曉艷

摘 要：在這個信息飛速發(fā)展的時代，對企業(yè)發(fā)展過程中各種重要?dú)v史情況進(jìn)行記錄是十分重要的，它是特殊事項進(jìn)行事后查看的重要參照，也因此企業(yè)在發(fā)展過程中為了儲存各種信息形成了大量的資料檔案。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過紙質(zhì)檔案模式為主、電子檔案管理為輔方式進(jìn)行管理，這種模式目前暴露出來了一些問題，比如浪費(fèi)物理空間，而現(xiàn)如今大規(guī)模的使用電子檔案管理解決了這一難題，為此如何將電子檔案管理模式和紙質(zhì)檔案管理模式結(jié)合在一起成為當(dāng)前檔案管理工作中研究的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；紙質(zhì)檔案

1 引言

對企業(yè)發(fā)展過程中形成的各種重要?dú)v史記錄進(jìn)行儲存于管理是檔案管理工作人員必須做好的一項工作，電子檔案是目前進(jìn)行檔案管理的一種新模式，它能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中存在的缺陷，比如對實(shí)物檔案存儲空間的占據(jù)。但是很多檔案基于保密性和安全性又是不適合以電子檔案的形式儲存的，所以紙質(zhì)檔案管理模式是不可能被淘汰和完全替換掉的，為此如何實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的互惠共存是目前企業(yè)檔案管理工作中需要思考的一個問題。

2 基于檔案應(yīng)用實(shí)踐對電子檔案和紙質(zhì)檔案關(guān)系的分析

電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理是目前檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用的主要兩種管理模式，信息化時代背景下，信息的快速增長讓紙質(zhì)檔案管理模式暴露出來了很多的不足，尤其是存儲量和保存方面的缺陷最大，不能滿足當(dāng)前檔案管理需要。這也為電子檔案登上應(yīng)用舞臺提供了契機(jī)。

電子檔案和紙質(zhì)檔案管理形式相比，具有存儲量大、存儲效率高和信息傳遞不受時間和空間限制的優(yōu)點(diǎn)，不僅如此，在檔案信息查閱和訪問上，電子檔案要比紙質(zhì)檔案更加便捷。所以，總體來說，電子檔案優(yōu)勢較大。但是基于檔案的特殊性，很多檔案需要保密而不得不使用紙質(zhì)檔案將其永遠(yuǎn)的封存起來，所以采用檔案管理雙元制度是目前企業(yè)檔案管理中常用管理模式。它能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式的共存，二者相互彌補(bǔ)，共同發(fā)展，提高檔案管理水平。

3 深入挖掘電子檔案和紙質(zhì)檔案各自的優(yōu)點(diǎn)和不足

現(xiàn)在檔案管理模式是以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，但是對實(shí)質(zhì)存放空間影響很大；如果變成以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔的管理模式又會如何呢？就此，我們對這兩種檔案管理模式各自的優(yōu)勢和不足展開討論。

3.1 電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn)探討

電子檔案是將檔案資料的內(nèi)容數(shù)字化的一種存儲方法，他在存儲方面具有很多優(yōu)點(diǎn)，電子檔案能夠滿足快速存儲要求并實(shí)時進(jìn)行信息提取，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式所無法達(dá)到的，更為重要的是，電子檔案的存儲一般只需要一個小的磁盤或者是其他可供拷貝的外部存儲工具，再加上一臺計算機(jī)即可，進(jìn)而在空間利用上遠(yuǎn)遠(yuǎn)優(yōu)于紙質(zhì)檔案。另外，電子檔案的檔案傳遞和接收工作更加方便，信息交換速度更快，通過定向搜索功能，可以快速鎖定檔案所在位置，可以直接查看檔案的掃描件，也可以通過定位直接找到紙質(zhì)原始檔案。

不過，電子檔案也有自身的天然性缺陷，且這一缺陷主要體現(xiàn)在檔案管理的安全性方面。比如想要實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)取的方便，就要建立互聯(lián)互通網(wǎng)絡(luò)供外部人員訪問，這也給黑客等不法分子提供了可乘之機(jī)，很多黑客專門竊取目標(biāo)對象的重要資料販賣給對手單位，而電子檔案管理人員顯然很少有人擁有高度的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力，所以電子檔案始終都存在著被修改、刪除、竊取的重大威脅。

3.2 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析

和電子檔案相比，紙質(zhì)實(shí)體檔案更具直觀性，且具有一定的法律效力，電子檔案是紙質(zhì)檔案的拷貝品。紙質(zhì)檔案的存在具有一定的人文研究價值，且隨著時間的延長，其價值會更高。且紙質(zhì)檔案對版面的設(shè)計要求較低，且在對其進(jìn)行整理的過程中需要各個經(jīng)手人員反復(fù)確認(rèn)、簽字、蓋章，所以其能夠作為法律依據(jù)存在。但是，紙質(zhì)檔案存在著很大不足，比如其需要大量的存儲空間，同時對于存儲空間的溫度、濕度等都有著很高的要求，還要做好防火、防蟲等工作，而且紙質(zhì)檔案存在著翻閱過程中被人為修改、損壞的現(xiàn)象，對檔案管理工作產(chǎn)生影響。

4 紙質(zhì)檔案和電子檔案并存態(tài)勢下開展工作的主要策略

4.1 補(bǔ)充和更新檔案管理理論

科學(xué)的理論是指導(dǎo)工作開展的前提，利用電子檔案進(jìn)行文件歸檔的時候要逐步完善檔案相關(guān)管理制度，以制度為指導(dǎo)實(shí)現(xiàn)對電子檔案的管理，同時也不能降低對紙質(zhì)檔案管理工作的重視程度，要為其建立單獨(dú)的管理體系，區(qū)分好兩種管理形式的不同之處，通過建立針對性的檔案管理辦法和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案內(nèi)容的相互區(qū)分。

4.2 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

現(xiàn)代化的電子檔案存儲過程中，檔案管理者要有先進(jìn)的檔案管理理念和管理方法，對電子檔案這一新模式引起重視，積極提高自己再應(yīng)用電子檔案方面的能力，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量和結(jié)構(gòu)化管理，其不僅要具備豐富的檔案管理經(jīng)驗，還應(yīng)該掌握一定的計算機(jī)操作能力和外語使用能力，以便提高對電子檔案的歸檔效率。

4.3 實(shí)行雙套制管理新模式

在目前的紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展背景下，要對兩種檔案不同的特點(diǎn)制定檔案管理體系，實(shí)行雙套管理模式能夠在電子檔案管理系統(tǒng)和紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)間建立必要的通道，實(shí)現(xiàn)不同載體之間檔案信息的快速傳遞和轉(zhuǎn)換，滿足檔案管理需求，為檔案需求者提供及時服務(wù)。

5 結(jié)語

電子檔案管理模式的出現(xiàn)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的不足，大大降低了對實(shí)質(zhì)空間的利用，同時還能夠節(jié)省紙質(zhì)檔案管理需要的人力、物力、財力支出，提高檔案管理效率的同時也為檔案查閱人員提供了方便。總之，希望在以后的檔案管理工作中，能夠針對不同類型的檔案為其選擇合適的管理模式，或者實(shí)行紙質(zhì)化管理、或者實(shí)行電子存檔，又或者二者兼而有之，讓兩種管理模式共同為檔案管理事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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