企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的問題與對策探析

摘 要：文章闡述了企業(yè)數(shù)字檔案資源建設存在的主要問題：傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作兼具“滯后性”與“盲目性”、原生電子文件未得到妥善收集或收集渠道不暢通、缺乏對網(wǎng)絡信息資源的采集與捕獲、缺乏適用的標準規(guī)范、缺乏深度開發(fā)與利用等，針對這些問題，提出相應的對策。

關鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字檔案；檔案資源建設

所謂信息資源建設，就是人類對處于無序狀態(tài)的各種媒介信息進行選擇、采集、組織和開發(fā)等活動，使之形成可利用的信息資源體系的全過程。[1]數(shù)字檔案資源是指辦公自動化條件下形成的電子文件歸檔后形成的數(shù)字檔案資源和檔案館（室）藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化后形成的數(shù)字檔案資源。[2]對企業(yè)來說，開展數(shù)字檔案資源建設，使館藏檔案資源突破時空限制，變“被動提供”為“主動挖掘”，并通過網(wǎng)絡進行傳輸和共享，對滿足企業(yè)的信息利用需求、提高企業(yè)經(jīng)濟效益和增強企業(yè)競爭力具有十分重要的意義。

1 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設存在的主要問題

1.1 傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作兼具“滯后性”與“盲目性”

當前，很多企業(yè)對傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作存在兩種極端態(tài)度。一種認為檔案數(shù)字化要投入高額的成本卻不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，是“不劃算”的，因此他們會把大部分資金投入到經(jīng)營生產(chǎn)、科技研發(fā)等領域，而不愿過多投入在檔案數(shù)字化上，這導致檔案數(shù)字化工作存在“滯后性”；另一種雖然認識到檔案數(shù)字化的重要性，但缺少數(shù)字化的策略與目標，片面追求數(shù)字化的速度與數(shù)量，導致檔案數(shù)字化工作存在“盲目性”。這兩種都不利于檔案數(shù)字化工作的開展，是不可取的。

1.2 原生電子文件未得到妥善收集或收集渠道不暢通

隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，各種信息管理系統(tǒng)在企業(yè)廣泛應用，隨之產(chǎn)生大量電子文件。這些分散在不同系統(tǒng)、不同業(yè)務環(huán)節(jié)中的原生電子文件具有很高的利用價值，是企業(yè)數(shù)字檔案資源的重要來源。然而，很多企業(yè)在數(shù)字檔案資源建設過程中忽視對實時形成的原生電子文件的收集與管理，造成了資源的大量流失。

1.3 缺乏對網(wǎng)絡信息資源的采集與捕獲

隨著互聯(lián)網(wǎng)新媒體的發(fā)展，各單位紛紛建立企業(yè)微博、微信、APP等新媒體平臺，作為展示企業(yè)形象、宣傳企業(yè)品牌工程和服務客戶的重要手段。其中會產(chǎn)生大量有價值的文字、圖片和音視頻資料，這些資料對記錄企業(yè)發(fā)展、展示企業(yè)員工的精神風貌具有重要的作用，但是卻往往被企業(yè)檔案部門所忽視而沒有進行及時的采集與捕獲。

1.4 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設缺乏適用的標準規(guī)范

國家相關部門及檔案行業(yè)陸續(xù)出臺了一些國家標準和行業(yè)標準，然而，這些標準往往形成于不同的年代，適用于不同性質的機構，很多企業(yè)并不完全適用。并且，新舊標準、不同機構頒布的標準混雜使用，導致相互之間不協(xié)調、不配套，同一項內容，在不同的標準中有不同的規(guī)定，導致企業(yè)基層檔案人員無所適從。

1.5 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設缺乏深度開發(fā)與利用

目前，很多企業(yè)對數(shù)字檔案信息的利用仍以目錄檢索形式為主，無法根據(jù)利用權限查看全文數(shù)字信息，未真正發(fā)揮數(shù)字檔案資源的價值；此外，企業(yè)檔案部門相較于情報部門、知識中心、信息中心等其他信息管理部門更偏向于傳統(tǒng)紙質檔案的管理，導致對數(shù)字檔案信息資源開發(fā)利用程度不夠深，不能滿足企業(yè)人員的檔案利用需求。

2 企業(yè)數(shù)字檔案資源建設的對策探析

2.1 制定方案，穩(wěn)步推進檔案數(shù)字化工作

首先，檔案數(shù)字化應秉持“利用優(yōu)先”原則，在數(shù)字化過程中，應征求并重視各部門的意見，在滿足各部門需求的基礎上，從企業(yè)全局出發(fā)，開展數(shù)字化工作。第二，檔案數(shù)字化要由近及遠，向前推進。企業(yè)利用率較高的檔案往往是企業(yè)近年來所形成的檔案，因此，應優(yōu)先數(shù)字化近年來所形成的檔案，再逐步向前推進。第三，檔案數(shù)字化工作要重點關注反映企業(yè)發(fā)展變遷的珍貴歷史檔案。歷史檔案原件一般以脆弱的紙張為載體，以孤本居多，過度使用會損害檔案原件的質量，甚至造成不可挽回的損失，因此，珍貴歷史檔案應當作為企業(yè)檔案數(shù)字化的重點。總之，開展檔案數(shù)字化工作要避免盲目、重復，而應有重點、分批分期地進行。

2.2 前端控制，打通電子文件的收集渠道

一方面，應提前建立電子文件的歸檔制度，明確電子文件的歸檔范圍、歸檔方式、歸檔要求，并嚴格執(zhí)行，確保電子文件歸檔能夠“有章可循”。另一方面，檔案部門應參與業(yè)務信息系統(tǒng)的需求分析、設計、實施，與電子文件形成部門、計算機信息管理部門共同規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位檔案管理，提前介入電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、歸檔等工作，打通電子文件的歸檔渠道。

2.3 擴大范圍，確保數(shù)字檔案資源“應收盡收”

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出“檔案資源多樣化”的發(fā)展目標，即依法管理檔案資源，各級國家機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案實現(xiàn)應歸盡歸、應收盡收；檔案資源更加齊全完整、豐富多元，覆蓋人民群眾的檔案資源體系更加完善。可見，檔案的收集范圍應當根據(jù)實際工作需要而擴大，不僅收集傳統(tǒng)的紙質、聲像、實物等類型的檔案，還應從長遠發(fā)展的角度，將企業(yè)門戶網(wǎng)站、微博、微信、APP等新媒體平臺上有價值的信息進行收集，不斷豐富和優(yōu)化館藏數(shù)字檔案資源。

2.4 加強數(shù)字檔案資源標準化建設

首先，國家或地方在頒布一個新的標準規(guī)范時，除了傳達到每個政府檔案機構，還應覆蓋到相關的企業(yè)檔案部門，并積極開展新標準的宣傳貫徹培訓，鼓勵各企業(yè)參加；其次，在今后制定數(shù)字檔案的相關標準時，應多關注企業(yè)的需求，結合我國企業(yè)檔案工作的實際進行制定，必要時，應頒布專門針對企業(yè)的標準規(guī)范，以指導企業(yè)數(shù)字檔案資源建設工作的開展。在企業(yè)層面，一方面應積極主動地學習、貫徹執(zhí)行國際、國內有關數(shù)字檔案資源建設的新標準、新規(guī)范；另一方面，應在遵守國際、國內標準規(guī)范的基礎上，按照先進性、完整性和可調整性的原則，結合企業(yè)檔案工作實際和信息化管理水平，建立健全企業(yè)自身的數(shù)字檔案資源標準體系。

2.5 深化數(shù)字檔案資源的開發(fā)利用

第一，建立數(shù)字檔案全文數(shù)據(jù)庫，并做好利用權限的配置工作。全文數(shù)字檔案信息對企業(yè)人員有著直接的利用價值，企業(yè)應在檔案數(shù)字化和電子文件歸檔工作的基礎上，不斷完善檔案全文數(shù)據(jù)庫建設。第二，積極引入現(xiàn)代化信息技術，對數(shù)字檔案信息進行描述、標引，建立個性化標簽，從而為用戶提供基于語義挖掘與理解的深度檢索條件，深度開發(fā)數(shù)字檔案信息資源；第三，開展數(shù)字檔案編研工作，編制滿足用戶需求的高質量、多類型且易于呈現(xiàn)和傳播的檔案編研成果，建立數(shù)字檔案專題數(shù)據(jù)庫，全面、系統(tǒng)、多元化地向用戶展示檔案信息。

3 結語

在信息化時代，每個企業(yè)都擁有豐富的數(shù)字信息資源，它們像一粒粒珍珠分散于企業(yè)的每個角落。企業(yè)檔案部門的工作就是將它們拾起、串聯(lián)并展現(xiàn)它們的光芒。企業(yè)數(shù)字檔案資源建設是一項長期、系統(tǒng)、基礎的工作，我們應著眼于現(xiàn)實，從戰(zhàn)略的高度自覺加強數(shù)字檔案資源建設，充分發(fā)揮其在企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)、各項管理和科學研究中的巨大潛能，實現(xiàn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

參考文獻

[1]肖希明.信息資源建設的變革與發(fā)展[M].北京：國家圖書館出版社，2010：161-162.

[2]李明華.中國的數(shù)字檔案資源建設[J].中國檔案，2016（10）：14-15.

作者簡介

路江曼（1990-），女，河南安陽，武漢大學，檔案學，碩士，助理館員，研究方向：檔案信息化、檔案編研。