新時期人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性分析

張向前

摘 要：近年來，我國的檔案事業進入了快速發展時期，無論是在檔案管理的質量方面還是在檔案管理的效率方面都有了很大的提升。本文圍繞人力資源和社會保障局人事檔案管理的相關議題進行了探討，分析了人事檔案管理現狀及暴露出的一些問題，論述了提升人事檔案管理有效性的優化措施及積極建議，供相關人士參考指正。

關鍵詞：人力資源；社會保障；人事檔案；檔案管理；管理有效性

1 引言

新時期內，人力資源和社會保障局的人事檔案管理工作也面臨新的標準和新的要求。為了加快完善人事檔案管理制度，構建科學高效地人事檔案管理體系，管理部門及工作人員必須從目前人事檔案管理的問題入手，通過對問題進行梳理和分析來完善和優化管理策略，以更好地提升人力資源和社會保障局人事檔案管理的有效性。

2 人事檔案管理現狀及問題分析

目前，人力資源和社會保障局在人事檔案管理過程中已經積累了一定的經驗，發揮出了檔案管理的基本效能，但是隨著時代的變革和檔案事業的發展，在管理過程中也暴露出一些問題，這些問題已經不能很好地適應當下的發展要求，急需進行修正和完善。

問題一：隨著經濟的發展和市場化機制的日益完善，人員流動性增大，流動頻率提高，這就導致人員和檔案分離的問題。很多人員頻頻就職離職，檔案資料不完整，或者放棄檔案不管不問的情況有所加重。而目前在就業的過程中，很少比例的單位對職工人事檔案有所要求，普遍重視度不高，這種淡漠意識更是加劇了人檔分離或者舍棄檔案的現象，人力資源和社會保障局人事檔案管理工作難度面臨著較大的挑戰。

問題二：就業市場中多數企業對職工人事檔案重視力度薄弱導致了檔案信息遺漏以及資料缺失的問題日益嚴重。傳統的人事檔案對于資料范圍有著嚴格的標準和要求，如人員履歷材料、自傳材料、鑒定材料、考核考察材料、學歷職稱材料、政治審查材料、民主黨派材料、錄用離職材料以及各種獎勵或處分材料等等。但是在現階段的人事檔案中，不僅在上述指標范圍內缺乏完整的信息，而且在人員的技術專長、個性特點以及工作業績等細節方面更是缺乏相應的內容信息，導致人事檔案不能充分發揮出應有的作用。

問題三：人事檔案管理手段和管理模式單一，已經不能很好地適應時代發展的要求。互聯網技術的普及應用推動了社會的運作效率，而人事檔案管理工作的效率相對滯后，究其原因主要是管理手段和模式陳舊單一。隨著人事檔案數據信息的增長，人力資源和社會保障局必須借助更高效的科技手段，采用先進的管理模式來管理海量的檔案數據，如若止步不前，則人事檔案管理效率就無法快速提升，逐漸與時代步伐脫軌。

問題四：人事檔案管理體系不健全，仍存有管理的漏洞。隨著數據時代的來臨，人力資源和社會保障局紛紛構建起信息化的人事檔案管理體系，但是在這一新型的管理體系運作過程中，更多的隱患也潛藏其中。比如典型的網絡系統運維的安全性問題、人事檔案管理的保密性問題等，這些都是隨著檔案信息化管理體系的建立而產生的，因此必須加快對這些潛在隱患問題的分析，制定出科學的方案和措施，堵住管理的漏洞，更好地發揮出人事檔案管理體系的效能。

3 提升人事檔案管理有效性的優化措施及建議

新時期內，人力資源和社會保障局可從以下方面進行強化，以加快提升人事檔案管理的有效性，更好地發揮出人事檔案管理的重要功能。

首先，提升廣大群眾對人事檔案重要性的認識。人事檔案管理工作不僅僅是人力資源和社會保障局管理部門的職責，同時也與社會企業與普通民眾有著密切的關系。管理部門應加大對人事檔案管理重要性的宣傳力度，使社會企業和普通民眾都能夠意識到其重要性，從而認真對待人事檔案資料以及相關管理工作，在全社會范圍內營造良好的氛圍，為人力資源和社會保障局的工作開展奠定良好的群眾基礎。

其次，加快建立明確的管理制度和流程標準。隨著社會的發展，傳統的人事檔案管理制度和內容事項已經不能很好地滿足當下的要求。因此人力資源和社會保障局必須以全新的管理理念，向著更加精細化的管理目標邁進。通過對人事檔案管理制度各項細節條例進行明確，統一人事檔案管理工作的標準流程，使新時期的人事檔案管理流程更加精簡，從而減少重復性工作和各環節之間的銜接阻力，促使管理效率有效提升。在制度流程的建立和完善過程中，管理部門必須將人事檔案管理與國家法律法規、市場發展形勢、人力資源的需求等內容有效融合起來，使各項管理制度和流程標準能夠滿足多方的需求。

其三，建立與民眾的溝通渠道，加強對人事檔案資料信息的收集。人力資源和社會保障局必須發揮出重要的樞紐作用，一方面將國家及行業政策和新鮮資訊及時傳遞給廣大民眾，另一方面要將民眾的人事檔案信息及時收集起來，做好檔案的管理。為此，人力資源和社會保障局必須有效建立和拓展與民眾的溝通渠道，提高信息的傳輸質量和傳輸效率，使人事檔案資料管理工作更加便民化，避免因各種延誤而導致出現人事檔案資料缺失的問題，提高人事檔案管理的質量。

其四，完善檔案信息化管理體系，提高人事檔案管理的安全性。隨著檔案信息化建設進程的加快，各種網絡安全問題也暴露出來。針對這一現狀，人力資源和社會保障局等管理部門必須提高網絡信息平臺的安全管理意識，做好硬件設施的日常檢查和維護工作，及時更新網絡安全軟件系統，提高檔案信息化體系運行的安全性。此外，在一些涉密環節或內容的管理上，必須制定更加嚴格的保密制度和措施，采用制度防護和設備監控雙管齊下的辦法來提高人事檔案管理的質量，減少重要信息的丟失或被破壞。

其五，做好人事檔案管理人員隊伍的儲備和培養。隨著檔案事業的發展，人力資源和社會保障局應提前做好人才隊伍的儲備工作，通過理論培訓和實踐磨煉，提高全體人員隊伍的技能素質，為未來人事檔案管理工作的高效開展儲備下充足的人才資源。

4 結語

新時期內，人力資源和社會保障局必須立足當下，關注長遠，使人事檔案管理工作越來越精細化，高效化，發揮出人事檔案的重要效力，為社會進步和經濟發展提供更多的助力。

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