會計電算化背景下做好會計檔案管理工作的探究

朱雁汾

摘 要：當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，會計也實現(xiàn)了電算化，其本質(zhì)就是在會計工作中應(yīng)用信息技術(shù)，這可以自動的處理數(shù)據(jù)，將以往的手工會計信息系統(tǒng)變成電算化會計信息系統(tǒng)，所以，當(dāng)前怎樣在這一背景下做好會計檔案管理工作，充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用十分重要，本文對會計電算化背景下做好會計檔案管理工作進行了探究。

關(guān)鍵詞：會計電算化背景下；會計檔案管理工作；存在問題；解決對策

當(dāng)前會計電算化在很多企業(yè)中都得到了全面的應(yīng)用，對其進行有效的利用，可以降低工作人員的工作強度，提升會計檔案管理工作的效率和效果。但是現(xiàn)階段電算化背景下會計檔案管理工作中還存在一些問題，限制了工作的發(fā)展，這就需要采取有效的措施進行解決，提升會計檔案管理工作的效果。

1 會計電算化背景下會計檔案管理工作存在的問題

1.1 網(wǎng)絡(luò)安全和檔案維護存在隱患

當(dāng)前會計電算化工作中，形成的數(shù)據(jù)都是在電腦硬盤中進行儲存的，雖然和紙質(zhì)檔案相比有一些優(yōu)勢，但是也是有風(fēng)險的，這體現(xiàn)在不能確保數(shù)據(jù)的完整性，這就使得數(shù)據(jù)存在人員被篡改以及泄密的風(fēng)險，還會導(dǎo)致出現(xiàn)病毒感染的問題，這就無法確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全性。另外，在檔案維護方面也存在不足，電算化背景下，檔案維護的復(fù)雜性提升，在具體操作中難度也比較大，這就使得在維護檔案時會產(chǎn)生丟失數(shù)據(jù)的問題。

1.2 會計工作人員缺乏專業(yè)知識與計算機技術(shù)

當(dāng)前會計電算化背景下，會計檔案管理也采取了新的模式，這就對會計人員提出了更高的要求，不僅要具備專業(yè)知識，還需要有較強的計算機技術(shù)，以往的會計工作人員在這方面顯然無法滿足要求，加上企業(yè)對于他們的再培養(yǎng)也不是很看重，這就使得他們的專業(yè)水平無法得到有效的提升，滿足不了當(dāng)前崗位對工作人員提出的要求。

1.3 載體本身的變化帶來的不穩(wěn)定

在會計電算化背景下，會計檔案管理工作中還有很多的不足以及問題，其中一個重要問題就是載體的變化而產(chǎn)生的不穩(wěn)定性[1]。一些會計工作人員還未形成良好的習(xí)慣，在結(jié)束一天工作時并未備份相關(guān)的數(shù)據(jù)，這就使得計算機如果出現(xiàn)故障，就會使得很多信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失的問題；要是沒有有效的選擇載體，就會出現(xiàn)一系列問題，如，不能正常的讀取數(shù)據(jù)、丟失磁性、格式化等，這就會企業(yè)帶去很大的損失。

2 會計電算化背景下做好會計檔案管理工作的策略

2.1 會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化

會計電算化背景下，要提升會計檔案管理工作的效率和效果，就需要讓工作實現(xiàn)規(guī)范化以及標準化。就現(xiàn)階段會計檔案管理工作形式來說，在規(guī)范化以及標準化上還有很大的不足，且由于各種工作軟件之間存在差異，這也給會計檔案管理人員的應(yīng)用操作帶去了難度，使得他們在操作中存在不規(guī)范的問題。所以，企業(yè)就需要在工作中注重考慮各方面的細節(jié)，讓會計檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)標準化以及規(guī)范化，提升工作的效率和效果。

2.2 加強檔案意識

當(dāng)前背景下要做好會計檔案管理工作，還需要注重加強有關(guān)工作人員的檔案意識，我們都知道在以往的會計檔案管理中，很多工作人員都存在不正確的觀念，例如，注重憑證和賬簿管理，但是對輔證材料的管理卻不是很重視；對于實物檔案管理很看重，但是磁性介質(zhì)檔案管理的重視程度不足；看重檔案移交之后的管理工作，但是對于前臺會計工作檔案管理卻忽略了，另外，看重統(tǒng)一管理一般檔案，而對于專門管理特殊檔案卻不看重等，因為這些不正確理念的存在，給會計檔案管理工作帶去了消極的影響。所以，當(dāng)前在會計電算化背景下，就需要對這些不正確的理念進行轉(zhuǎn)變，有關(guān)企業(yè)需要結(jié)合自身的情況，制定和自身發(fā)展相適應(yīng)的會計檔案管理工作的各項制度，要及時的對這些制度進行優(yōu)化和更新，充分發(fā)揮出制度的作用，幫助有關(guān)工作人員改變那些不正確的觀念，加強他們的檔案意識，推動會計檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力

電算化背景下，要促進會計檔案管理工作效果的提升，就需要注重對從事工作的有關(guān)人員進行培訓(xùn)，因為他們是直接的實踐者，所以，他們的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力會直接影響到管理工作的開展?，F(xiàn)階段企業(yè)會計檔案管理工作人員普遍存在專業(yè)知識不足、業(yè)務(wù)能力不高的問題，這就需要采取培訓(xùn)的方式，豐富他們的專業(yè)知識，提升他們的業(yè)務(wù)能力，進而為會計檔案管理工作效率和效果的提升提供保障[2]。各個企業(yè)需要結(jié)合國際水平，注重培養(yǎng)高級技術(shù)人才，讓有關(guān)工作人員能夠更好的掌握最新的技術(shù)，熟練地應(yīng)用信息技術(shù)，更好的運用會計電算化等。另外，要把握好會計電算化這一機遇，這能夠推動會計檔案管理工作人員職能的轉(zhuǎn)型，讓他們的知識結(jié)構(gòu)能夠出現(xiàn)變化，提升工作人員的素質(zhì)，強化復(fù)合型人才的培養(yǎng)。

2.4 強化計算機網(wǎng)絡(luò)安全

計算機網(wǎng)絡(luò)中有一些安全隱患，這就給檔案管理信息帶去了影響，容易出現(xiàn)信息被盜和丟失的問題，這就需要對這一問題進行解決，同歸采取有效的措施提升計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理的水平，具體措施有：

1）注重應(yīng)用PC端防火墻技術(shù)。要提升計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性，就需要注重應(yīng)用安全防御工具，防火墻就是一種常用的防御工具，在計算機的內(nèi)、外部網(wǎng)中都得到了廣泛的運用。

2）加強計算機安全評估技術(shù)的運用?？梢圆扇∮嬎銠C安全評估技術(shù)，這能夠有效的提升計算機網(wǎng)絡(luò)的安全效果，只有保證計算機網(wǎng)絡(luò)安全，才能更好的開展會計檔案管理工作，避免出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)信息以及被盜的問題[3]。

3）建立安全信息管理模型。這是保證計算機網(wǎng)絡(luò)安全中常用的一種方法，所以，會計檔案管理工作人員需要注重這一方面。

2.5 對軟件功能進行優(yōu)化和擴展，促進軟件服務(wù)范圍的拓展

現(xiàn)階段很多企業(yè)電算化會計檔案軟件功能普遍存在一個問題，即功能不多，一些軟件功能還無法滿足管理工作的要求，這就使得工作人員還要用手工記錄的方式。要想軟件能夠全面的發(fā)揮出其價值，就需要對軟件的功能進行優(yōu)化和完善，要客觀、合理的評價和分析軟件，對軟件服務(wù)范圍進行拓展，防止和國際會計檔案管理出現(xiàn)相脫離的問題，進而企業(yè)競爭力的提升。除此之外，還需要依據(jù)企業(yè)的需求以及特征，對軟件功能進行拓展。企業(yè)需要樹立正確的市場觀念，提升自身的競爭意識，將會計檔案管理工作放在重要位置，在當(dāng)前背景下企業(yè)需要合法的應(yīng)用軟件。

3 結(jié)束語

綜上所述，當(dāng)前很多企事業(yè)單位都實現(xiàn)了會計電算化，這是會計工作發(fā)展的體現(xiàn)，也是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的要求，所以，就需要對以往的管理模式進行改變，構(gòu)建完善的管理體系，強化會計人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力，提升會計檔案管理的效率和效果，促進會計行業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]胡艷桃.電算化條件下會計檔案管理工作問題與對策[J].湖北師范大學(xué)學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2017（3）.

[2]符玉萍.會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理探討[J].城建檔案，2015（8）.

[3]郭美孝.淺議電算化環(huán)境下的會計檔案管理工作[J].財政監(jiān)督，2016（10）.