淺議新時期檔案管理工作的重要性

何海

檔案工作是維護歷史真實面貌，功在當代、利在千秋的重要事業。它與人類文明的產生、發展相伴隨，并隨著社會文明程度的提高和對檔案利用需求的增長，越來越深入地滲透到人類生活動的方方面面。

檔案工作從狹議上講，就是檔案業務工作，它是檔案和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。

1 檔案管理的作用

檔案具有特殊功能，主要是指檔案有人位社會活動中具有的其他文獻所不能代替的作用。它主要指檔案的憑證作用和參考作。

1.1 憑證作用

檔案是歷史的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件。歷史研究是通過對特定的時間、地點、發生的歷史事件進行分析和綜合，以揭示和總結歷史發展的客觀規律，推動社會發展，可以提供歷史研究作為證據的主要是檔案史料。檔案是歷史的真憑實據，具有一定的法律效用，這一點它不同于其他文獻。檔案之所民具有憑證作用，是由檔案形成的特點和檔案本身的特點所決定的。因為，檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了檔案記錄歷史情況的客觀性，檔案是令人信服的歷史證據。史書和地方志是一個政黨、一個國家進行政治斗爭不可缺少的材料，編史修志是我們科黨文化事業的重要組成部分，而編史修志最可靠的材料也是檔案，所以說檔案是進行歷史研究和編史修志的第一手史料。

有的歷史學家指出，我國的歷史著作一向以史料豐富著稱，運用檔案史料也最早。在國外，近百年來歷史著作的取材，也從文學性的回憶錄、書札等，轉到了文件性的檔案史料，這是一個進步。現代國外學者，特別是歷史學家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。我國自古以來就是一個疆域遼闊的多民族國家。明清檔案中有大量文書、地圖載明我國的領土海疆。解放以來這些檔案為我國與友好的領國劃分邊界提供了大量可靠的依據。一些帝國主義分子和霸權主義者歪曲歷史，制造謊言妄圖侵占我國領土和海島，但謊言代替不了事實，我們保存的大量有關檔案和圖籍是揭露這些謊言和捍衛我國領土的極好材料。

檔案不僅是國家進行經濟、文化建設的可靠依據，同時還是文學創作的重要素材。許多文學創作的實例表明，檔案史料所反映的事實并對作品的取材、情節構思起過重要的啟迪甚至是憑證作用。比如中國作家姚雪垠寫的《李自成》時，也是閱讀了大量的檔案材料的。

1.2 參考作用

檔案作為一所歷史記錄，不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。這是因為檔案不僅真實記錄和反映了人類社會實踐活動的濃度，也反映了實踐活動的廣度，為人們認識自然、改造自然提供了正反兩方面的經驗。

檔案的參考作用具有較大的可靠性。檔案是原始記錄，是第一手資料。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，它比其他資料來源可靠。檔案是在社會實踐活動中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證。其次，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當事人的親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶等。我國進行大規模經濟建設中，如治理黃河、長江、海河等河流歷史上最大的洪水流量和最小的枯水量，成為設計三間賤人峽水庫、長江三峽水利樞紐工程的重要依據。在發展農業中也大量利用檔案中晴陰錄等材料。從而掌握了近百年來氣候變化規律和水旱災害情況，為制定我國農業發展規劃提供了有益的資料。我國是世界上四大文明古國之一，文化古跡遍及全國，成為中外游客觀光瀏覽的勝地，而這些古跡每屆修繕和陳列展覽，也都要利用大量歷史檔案。

2 檔案管理的現狀

2.1 管理機構不健全

檔案室并非是一個工作機構，沒有列入政府機構序列，沒有專門的人員編制，機關檔案室一般掛靠在黨政辦公室，加之這黨政辦公室由鄉鎮黨委、政府領導都分管領導，但分而不管或管而不緊的工作狀況。鄉鎮工作的考核一般是對稅收、統計指標、農業農村特色工作等綜合考評排名次，檔案工作不納入考核范圍，不是年終考核的硬性指標，這就導致了黨政領導對這塊工作疏于管理，更不用提及長遠規劃和推進檔案現代化管理水平上去考慮加以謀劃了。

2.2 基礎建設滯后

鄉鎮的財力比較匱乏，辦公經費一般用于重要所、站、辦的辦公設備維護及更新，缺經費，缺庫房，缺設備導致檔案的保管條件簡單，嚴重影響著檔案安全。并且室藏檔案貧乏，翻閱歷年檔案資料，發現只是對上級紅頭文件、本級發文進行收集，缺乏反映本鄉鎮的工作活動、大事、要事專項檔案影像資料、尤其缺少圖片、光盤等影像資料和在科技比較發達的今天應該普遍常見的電子檔案等。

2.3 制度不健全，管理不規范

鄉鎮的檔案工作基本處于松馳狀態，雖然也按照規定建立了檔案室、制定了檔案管理制度，但工作流于形式，缺乏有效的管理機制，管理不規范，不嚴格，職責不明確，任務不落實，人員不到位。檔案員多是由黨政辦工作人員兼任，一般還會負責其他工作，往往是工作量多而無暇顧及檔案工作； 檔案工作人員變動也比較頻繁，在人事調整時，黨政領導意識里將檔案崗位作為身體多病、待退休、待生小孩人員等“特殊人”的交接頻繁，導致檔案管理不嚴，措施不當，擱置混亂，在查閱檔案中，發現對檔案疏于整理，存在殘缺斷頁、丟失損毀現象。

3 加強新時期檔案管理途徑

檔案管理的重要目的在于檔案的利用，檔案運用的合理有效是經濟社會發展又快又好的一項基礎工作，對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。

1）檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下工夫外，應著重做好檔案的編目、檔索等工作。要加強對檔案備有的微縮和制作，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案室的設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。

2）實現檔案管理同現代技術有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，利用計算機等現代化手整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作的中影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中要注重檔案信息的組織化、系統化，在輸入檢索詞時再點查找范圍，檢索得出的文件就是與事件密切相關的，既準確又不浪費時間，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。

科學規范的檔案管理可以不斷提升一個單位的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]劉靜.新時期企事業單位檔案管理創新探究[J].管理科學，2009（9）：31-32.