人事檔案的重要性及其問(wèn)題措施探討

袁萍

摘 要：人事檔案管理工作具體來(lái)說(shuō)就是解決個(gè)人基本信息保存和在關(guān)鍵時(shí)刻提供重要信息為社會(huì)實(shí)踐內(nèi)容如何科學(xué)記錄的一種方式，也同樣是人力資源管理所必要的程序。隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，特別是人事制度不斷的在探索中尋求著改革之路，眾所周知的在技術(shù)創(chuàng)新的大環(huán)境下，檔案的管理過(guò)程也應(yīng)有相應(yīng)的改進(jìn)，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作在各方面都存在著或多或少的小問(wèn)題，要想社會(huì)進(jìn)步就要對(duì)檔案的管理有必要的改良，同時(shí)在檔案管理中存在的或多或少的難題也應(yīng)想辦法解決。

關(guān)鍵詞：人事檔案；存在問(wèn)題；對(duì)策

參與到各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)會(huì)最終在人事檔案中有所展現(xiàn)。從小到大的學(xué)習(xí)階段、工作經(jīng)歷、各種獎(jiǎng)懲等都會(huì)記錄。人事檔案的主要功能有以下兩點(diǎn)：我們出國(guó)或者是去香港澳門(mén)等地需要的通行證都需要有關(guān)部門(mén)根據(jù)人事檔案審查辦理；提供婚姻狀況證明；非本市人民辦理臨時(shí)身份證明也離不開(kāi)人事檔案。對(duì)所在單位而言，單位可以為職工辦理職稱(chēng)的申請(qǐng)；依據(jù)檔案的相關(guān)信息來(lái)確定退休年齡；對(duì)高危行業(yè)的從業(yè)者相應(yīng)的有提前退休的福利也是從檔案信息中識(shí)別認(rèn)定的；職工應(yīng)享有的社會(huì)福利也是依據(jù)人事檔案代為辦理；在特殊情況下為職工出具相關(guān)證明。擁有一份詳細(xì)無(wú)誤的檔案信息是選拔單位錄取和挑選人才的第一印象。

1 人事檔案現(xiàn)存的一些不足

人事檔案記錄著我們從小到大走過(guò)的重要的每一步，以及階段性評(píng)語(yǔ)，我們的思想覺(jué)悟、獎(jiǎng)懲記載等。他關(guān)系到我們的切身利益。市場(chǎng)大環(huán)境在改變，社會(huì)進(jìn)步對(duì)人事檔案的要求也在提升，勞動(dòng)力市場(chǎng)形勢(shì)的變化也對(duì)人事檔案信息的重視程度也在加強(qiáng)。

1.1 社會(huì)進(jìn)步需要人事檔案管理制度共同發(fā)展

現(xiàn)在普遍實(shí)行的人事檔案管理制度還處于轉(zhuǎn)型期，管理規(guī)則大部分還是遵照以往舊辦法，卻似乎又有想革新的想法。人事檔案一直的管理模式都是檔案隨人走，這不僅僅限制人才引進(jìn)，而且阻礙著人事檔案工作進(jìn)行的步伐。隨著大學(xué)生就業(yè)形式的變化和用人單位代辦理人事檔案制度的推行，畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理工作，一些部門(mén)仍然無(wú)法放棄熟悉的傳統(tǒng)人事檔案模式，其中，也不乏一些利益因素的驅(qū)使，檔案管理職責(zé)還是沒(méi)有完全具體劃分開(kāi)來(lái)，依然存在有爭(zhēng)執(zhí)的地方。

1.2 企事業(yè)單位管理人事檔案存有誤差的問(wèn)題

隨意不加考證的記載檔案信息，導(dǎo)致使用檔案資料時(shí)漏洞百出。更為夸張的是單位人員的出生日期、籍貫、學(xué)習(xí)階段等時(shí)間都與證明文件不相符?，F(xiàn)在有些私企并沒(méi)有將建立檔案信息當(dāng)做是一件正事來(lái)辦理，不會(huì)特意為新進(jìn)職員建檔，有的還會(huì)隨意修改工作履歷，直接后果就是給勞動(dòng)保障部門(mén)辦理相關(guān)手續(xù)造成困難。

2 完善人事檔案管理措施

2.1 落實(shí)管理的根本方針

單位應(yīng)該重視人事檔案管理的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)班子不應(yīng)該有類(lèi)似認(rèn)為人事檔案的管理就是機(jī)械的登記、歸檔、保存等枯燥程序， 這樣一個(gè)誤區(qū)導(dǎo)致我們不夠看重人事檔案的管理，平常也只是敷衍檢查抽調(diào)檔案，并沒(méi)有具體的實(shí)施管理辦法。 人事檔案管理實(shí)施辦法應(yīng)作為一項(xiàng)重要議程拿出來(lái)大家交流，如何高效真實(shí)且具有極高的參考價(jià)值存在；是否有必要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案管理部門(mén)來(lái)系統(tǒng)規(guī)劃分配以及后續(xù)管理和監(jiān)督又應(yīng)該如何進(jìn)行等，這些都是我們看重人事檔案所必須要考慮的問(wèn)題。

2.2 規(guī)范人事檔案管理

人事檔案中包含的信息繁多，倘若分類(lèi)過(guò)于具體又會(huì)事倍功半，但若是分類(lèi)模糊又達(dá)不到人事檔案管理的真正目的，因此科學(xué)的管理也是很有必要的，并且是需要一定的規(guī)則約束下有序執(zhí)行，否則就會(huì)像無(wú)頭蒼蠅一樣無(wú)從下手。這時(shí)擁有一套安全系統(tǒng)的保密制度就顯得尤為重要，檔案信息關(guān)乎單位的機(jī)密，也涉及到個(gè)人隱私，所以妥善保管人事檔案重中之重。 第二點(diǎn)是保證初始資料的完整性，以防損失，為用人單位提供一份真實(shí)有效的人事檔案，可以讓用人單位及時(shí)迅速的篩選需要人才。第三點(diǎn)是辨別人事檔案信息的真實(shí)性，完善檔案信息。人事檔案是由一條條社會(huì)經(jīng)歷所構(gòu)成的信息資料，管理人員需要對(duì)每一項(xiàng)信息做到有跡可循，確保材料完整，確保人事檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。第四點(diǎn)是制定檔案核準(zhǔn)制度，有周期性的核對(duì)檔案信息，對(duì)不滿(mǎn)足歸檔要求的檔案信息要及時(shí)退回修正。最后是要進(jìn)行有序的后續(xù)工作，例如檔案?jìng)魉?、檔案查詢(xún)記錄、檔案修改等。在傳送過(guò)程中難免會(huì)有檔案信息的泄露隱患，應(yīng)建立嚴(yán)格的保密制度，本人攜帶是絕對(duì)不能被準(zhǔn)許的，同時(shí)，檔案管理專(zhuān)員要做好資料統(tǒng)籌工作，對(duì)檔案室保存信息的數(shù)量、人事檔案材料收集增補(bǔ)、存檔、使用以及檔案室硬件設(shè)備情況進(jìn)行規(guī)劃， 做到有條不紊。

2.3 改進(jìn)人事檔案管理設(shè)備

要讓人事檔案管理設(shè)施更人性化更符合單位管理體系，一方面是要建設(shè)一間防火防潮的堅(jiān)固檔案室，最好檔案室內(nèi)有基本的輔助設(shè)備例如空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器以及重要的密封檔案柜， 時(shí)不時(shí)的對(duì)檔案室里環(huán)境進(jìn)行檢測(cè)，看是否符合紙質(zhì)材料保存要求。 另一方面也要看單位資金儲(chǔ)備，合理將資金分配給各個(gè)設(shè)備?，F(xiàn)代化設(shè)備已經(jīng)到了可以利用一條指令就操作大量信息的程度，降低對(duì)在使用紙質(zhì)檔案資料過(guò)程中的損耗，有效利用人事檔案，幫助檔案管理人員擺脫傳統(tǒng)方式的枯燥，對(duì)人事檔案的可行度大大提升， 提供的人員信息也盡可能的準(zhǔn)確無(wú)誤且詳細(xì)。

2.4 提高檔案管理人員的職業(yè)技能

人事檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣并且是集服務(wù)與保密為一體的技術(shù)性工作，人事檔案信息可以證明一個(gè)人從上學(xué)到工作的每一步，記錄著任職過(guò)的每一家單位，細(xì)致到每一個(gè)工作崗位。可以說(shuō)是用人單位分配崗位的首要標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的相關(guān)內(nèi)容還涉及到很多和我們自身利益相關(guān)的，例如住房公積金、退休制度、下崗待遇標(biāo)準(zhǔn)等國(guó)家實(shí)行的福利政策。同時(shí)諸如出國(guó)旅游、出國(guó)游學(xué)、辦理簽證甚至是在單位中的領(lǐng)導(dǎo)干部選拔都離不開(kāi)人事檔案信息的證明。因此，培養(yǎng)一批有責(zé)任感和使命感的職工從事檔案管理工作是首要條件，時(shí)刻關(guān)注政府部門(mén)對(duì)人事檔案管理的政策要求，并帶領(lǐng)本單位的相關(guān)管理人員積極響應(yīng)以便更好的管理人事檔案，以便人事檔案能夠順應(yīng)大環(huán)境對(duì)人才的需求。

在我們社會(huì)未來(lái)發(fā)展過(guò)程中，人事檔案一直是作為一個(gè)必不可少的組成部分記錄我們走過(guò)的每一步，書(shū)寫(xiě)著人生的每次重大改變。社會(huì)在瞬息萬(wàn)變中謀求著發(fā)展進(jìn)步，我們也會(huì)順應(yīng)時(shí)代潮流積極探索人事檔案管理的有效方案，爭(zhēng)取將人事檔案的價(jià)值發(fā)揮到極致，不斷完善人事檔案管理工作，給人事檔案工作投入新的生命力，社會(huì)的全面發(fā)展也必將朝著美好的方向前進(jìn)。

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