檔案數字化中如何處理檔案著錄問題

馮麗麗

摘 要：在當前的數字化檔案系統建設工作中，檔案管理者應當學會通過使用多種計算機以及信息技術手段來應對檔案著錄問題，提升檔案信息資源的綜合應用價值。在根據檔案材料的內容與類型展開整理工作時，需預先編制檔案目錄。在轉變檔案管理工作展開方法時，需關注著錄工作需求，數字技術可幫助提升檔案管理工作的效率，現剖析檔案信息著錄環節中的問題。

關鍵詞：檔案數字化；處理方法；檔案著錄；問題

檔案著錄工作主要可以被劃分成錄與著兩部分，首先需要對檔案信息進行標引，將檔案主題內容的自然語言向檢索系統中的標準語言進行轉變；而后需要抄錄檔案的基本信息，包括時間與作者等，形成完整的著錄條目，著錄工作的核心任務為標引。在數字化系統中，多種檔案管理工作均發生了變動，除了提升著錄工作效率之外，檔案著錄環節中也形成了一些新的問題，包括不法全程著錄、無法層級著錄以及著錄工作的適應范圍等。

1 檔案著錄工作中的主要問題分析

展開檔案信息著錄工作時，以下問題給該基礎性的管理工作帶去影響，必須及時解決：

1.1 層次著錄問題

國際化的檔案著錄原則主要是尊重全宗理論作為基礎的多級著錄，也就是從整體到部分，根據檔案著錄的等級相關性、條目的連接性等進行著錄。將著錄項目劃分為多個層級，例如劃分為6個層級，主要為全宗、子全宗、案卷、文件、類別、子類別。但是我國當前的著錄規則只是簡單地規劃了單份文件或單個卷宗的著錄項目或格式，主要是以符號、文字、信息源以及項目細則為主，其中并沒有體現全宗著錄、類別著錄等，目標的組織方式也存在明顯的空缺。也正是因為這些空缺，導致我國的檔案著錄使用價值被顯著制約，其中只能夠體現案卷和文件之間的關系，并沒有類別與卷宗之間的層級關系，這也就違背了檔案著錄本身的原則和意義。

1.2 全程性欠缺問題

國際著錄方式主要是體現在7個大項目與26個基本元素中，明確表現了檔案著錄當中的每一個項目與細節，進而實現對檔案的全宗著錄要求。實際而言就是描述檔案的形成、來源以及歷史背景等，達到完善檔案信息內容以及優化檔案使用效率的作用。在歸檔、鑒定、銷毀以及檔案管理系統等方面對檔案的整體性狀況進行有針對性的著錄，并對使用權限、檢索工具以及復制等權限內容進行著錄，同時將檔案的保存信息進行相應的規定。但是，我國檔案管理的7大項相對于國際化標準而言存在著現實的差異，最終導致檔案的完整性以及真實性受到影響。

1.3 適用范圍問題

當前我國檔案著錄規則只是體現在形式以及內容方面，對于檔案的背景以及適用范圍等缺乏明確的說明。國際檔案的著錄不僅需要展現內容方面的特點，同時還需要對檔案的來源、背景以及使用途徑和方向等進行簡要的說明，這樣的著錄方式有著顯著的優勢，不僅可以應用在紙質形式的檔案中，同時還需要應用在檔案數字化建設當中，相對而言我國的檔案管理方式存在著應用途徑方面的局限性。與此同時，國家的檔案著錄規則還因為本身所具備的廣泛性和能夠滿足社會發展需求的實用性，在國際形勢快速發展的環境下仍然能夠滿足時代對于檔案管理的需求，有著重要的參考價值。

1.4 配套設施問題

當前我國的檔案管理仍然處于發展初級階段，對于檔案著錄的工作仍然存在著許多的空缺和不完善。國家檔案管理部門為了促使檔案著錄更加完善，并提高檔案的檢索便捷性，制定了相應的檔案要求與規定，例如《職能著錄國際標準》，針對檔案的著錄規范性有一定的幫助，同時對于檢索的訪問權限等有細致性的說明，可以為公眾提供更為便捷、系統化、規范化的檔案資源服務。但是，我國當前并沒有能夠適應在所有檔案著錄中的標準，所以也就缺乏科學的配套體系。

2 改進著錄工作的建議

2.1 調整著錄工作規范

數字化的管理背景將更多新的檔案管理工作要求帶給當前的檔案管理工作人員，管理者在完成檔案管理工作任務的同時，還需要積極地調整管理規定，針對著錄工作存有的問題，補充相關的工作規定是重點工作之一，通過技術性改進工作，著錄工作受到的限制也可被直接消除。國際化檔案管理標準中有很多值得借鑒的工作標準，修改檔案著錄規范時，應當對檔案的真實性進行考慮，還要確保選用的著錄工作方法的便捷性，優化檔案信息檢索系統時，可考慮從實用性方面出發，在檢索條目中還可描述檔案的來源、背景以及核心內容，提出檔案信息具備的應用價值，通過更加科學適用的規范，進一步保障著錄的完整性與真實性，數字化管理理念要求檔案管理者更加靈活地應對各種檔案管理任務，可以改進過去所用的相對死板的格式要求，提升著錄工作效率的同時，還能夠使著錄工作方法保持更強的適用性。

2.2 控制著錄工作量

著錄工作人員在面對帶有數字化特點的著錄工作需求時，需要提升自身的工作素質，對使用的著錄工作方法進行調整，檔案管理工作單位還要給工作人員提供其所需要的設備，替換出現老化問題的檔案管控設備，在安排著錄工作時，應當考慮到著錄工作量分配的合理性，如果給檔案管理者安排了過多的著錄工作任務，著錄工作的內容相對瑣碎，消耗的時間也比較多，檔案管理人員為了在規定的工作時間內完成著錄工作任務，在著錄工作中可能會出現不認真的問題，著錄工作質量水平降低，甚至還會出現著錄工作差錯；如果著錄工作量過小，數字化技術支持的著錄工作可能存在無法按時完成的情況。

檔案管理單位如果想要更加合理地安排著錄工作，應當重點對相對重要、具有較高利用率以及價值顯著的檔案加以關注，借此來保障著錄工作的基本價值，在確保檔案著錄工作的精準度的同時，還要提升著錄工作人員的工作效率。

2.3 優化著錄工作標準

改進檔案著錄工作標準時，可以對一些相對發達的地區采用的著錄工作標準進行參考，結合具體的檔案管理單位發展與管理需求，落實優化典型工作計劃后，對現有的國際通用著錄標準展開研究，形成標準化的資料理論系統，確定檔案著錄工作標準的內容系統、注冊中心以及資料研究方法。對多個檔案管理單位現行的著錄工作標準進行研究之后，發現這些工作標準與數字化檔案管控背景存在的不契合之處，應當進一步細化著錄管理工作標準，考慮到數字化管理技術的使用情況，提升著錄工作的靈活性與系統性。

3 結束語

數字化檔案系統在當前的檔案管控領域中已經彰顯出極強的適用性，檔案作為信息資源被以更多的途徑使用，本文以檔案著錄工作為切入點，對檔案資源具有共享價值加以挖掘，分析了幾個存在于著錄環節中的工作問題，在多元化的檔案系統中，檔案著錄工作必須被充分重視，著錄人員應當對著錄工作持有更加認真嚴謹的態度，將數字技術融合到著錄工作中，通過改進著錄工作來優化數字化檔案管控系統。

參考文獻

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