淺議紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

楊沫

摘 要：在當今社會逐漸發展的現在，各種信息化軟件逐漸被開發出來，信息變得更加快距離運輸。在信息傳送的現代化社會中，基本是以兩種形式來進行信息統計。一種是紙質檔案管理，另一種是電子檔案管理。這兩種信息管理都可以真實的反映出信息的記錄。兩者都有自己獨自的優勢，在當前社會信息不斷發展的今天，更多的人會將紙質檔案管理和電子檔案管理相融合來對信息進行處理，從而為企業或者單位進行相關的信息記錄。

關鍵詞：紙質檔案；電子檔案；檔案管理；融合

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

1 紙質檔案管理概況

1.1 檔案管理不失真是檔案管理工作中的基本要求

紙質檔案具有唯一性特點，這一特點能夠展現出檔案管理工作檔案記錄的原始性。因此，紙質檔案在多年來的發展成熟過程中，逐漸形成了自身科學有效的管理機制，充分保障了檔案資料的原始性和唯一性。紙質檔案是檔案資料記錄的原始內容，是不可涂改和不可復制的。

1.2 紙質檔案管理中的存儲和檢索較為明了，檔案管理人員管理和查找也比較簡單

紙質檔案管理中是將紙張作為檔案管理載體，不需要任何數字化和現代化的設備就能直接明了的展現出來。在長時間的檔案管理工作中，紙質檔案管理方式是大多數檔案工作者比較容易接受的。因為紙質檔案管理無論在什么情況下都能實現檔案的查找以及利用，受到客觀因素影響較小。

2 電子檔案管理概述

2.1 電子檔案管理過程中檔案貯存的載體小，但是貯存量大

電子檔案往往是將需要保存的檔案資料通過現代信息技術轉化為電子檔案資料進行貯存，改變了以往檔案管理過程中紙張作為載體的紙質檔案管理模式。電子檔案的最大特點就是占據的空間面積小。以現在的電子檔案管理的儲存載體量來計算，一個U盤的儲存量大約為1G到64G之間。如果以一張寫滿字的A4紙張為基本單位，那么一個U盤就可以存儲大約20480頁到1310720頁的A4紙張的檔案資料。其所占的空間面積僅僅一個打火機大小。

2.2 電子檔案管理可以多樣化進行管理

多樣化管理是依靠貯存內容的多樣化而實現的。電子檔案管理不單單是進行文字數據工作的管理，同時也可以對圖片、視頻、聲音等多媒體檔案資料的管理。這些檔案都可以儲存于同一個儲存載體上面。這樣的儲存方式改變了紙質檔案管理中只可以進行文字檔案管理的情況，讓檔案管理方式多樣，檔案資料也更加豐富。

3 紙質檔案管理與電子檔案管理的融合

3.1 紙質檔案管理與電子檔案管理融合的必要性

紙質檔案管理和電子檔案管理的融合是兩種檔案管理自身的特點以及信息時代環境發展所決定的。紙質檔案管理擁有了檔案管理的基本特點，也是檔案管理工作中的基本模式。但是其缺乏電子檔案管理中大儲量、方便攜帶、方便利用等特點。信息時代環境下電子檔案管理模式已經深入人心，其電子化和信息化等特點更是社會發展的必然選擇。但是紙質檔案管理有著長久以來科學嚴謹的管理體系，這是電子檔案管理無法取代的。因此紙質檔案管理和電子檔案管理在當下信息時代環境下都擁有了彼此無法替代的特點和作用，將紙質檔案管理與電子檔案管理融合是檔案管理工作的必然選擇。

3.2 紙質檔案管理和電子檔案管理的融合

紙質檔案管理與電子檔案管理的融合主要就是在檔案管理工作當中實現二者的“并軌”。所謂“并軌”就是在檔案管理中進行采用紙質檔案管理方法的同時也采用電子檔案管理方法。通過二者的優點進行融合，確保二者在管理工程中的無縫銜接，將紙質檔案管理和電子檔案管理的優點通通結合起來，形成一種檔案管理的最優方式。具體融合實施策略如下：

1）針對已經保存的紙質檔案可以通過拍照、復印、掃描等進行信息化處理制作成為相對應的電子檔案。

2）建立健全紙質檔案管理與電子檔案管理的融合機制，檔案管理工作人員原則上要按照融合機制進行檔案管理工作。通常在查閱和檢索檔案資料的時候利用電子檔案進行，減少紙質檔案的使用磨損。

3.3 實行檔案部門集中管理電子檔案

電子檔案集中管理有利于實現檔案管理的科學化、規范化、專業化和檔案信息資源一體化，由檔案部門統一管理電子檔案，不僅可以保證電子檔案從收集到歸檔、從存儲到保護整個環節嚴格按照檔案管理程序進行，有效避免非專業人員管理檔案可能造成的文件丟失和破壞，還能建立有利于歸檔電子文件之間以及歸檔電子文件與其他載體檔案之間的有機聯系，并對電子檔案進行專業性開發，使之發揮最大的作用。因此，檔案管理部門應該積極主動地承擔起收集電子文件、管理電子檔案的責任。

3.4 建立相互配合的檔案管理制度

由于電子檔案管理與紙質檔案管理在方法上具有差異性，因此為了實現兩者工作的有效結合，就必須要建立相互配合的檔案管理制度，保證兩個管理工作能順利開展。

在具體操作中，管理人員需要充分借助兩種檔案在信息儲存上的優勢進行互補，實現兩種管理方法的分別利用，并建立溝通渠道，保證單位能在信息儲存上保證業務的一致性。例如，對于關鍵的檔案信息，需要分別用紙質檔案與電子檔案的形式進行儲存，在對其進行歸檔之后，及時從計算機上拷貝，并輸出為紙質檔案。對于一些不會變動的檔案信息，可以用紙質的形式進行儲存，包括單位人員任職資格、學歷證明等；而對于經常變動的信息，可以用電子檔案的形式進行儲存，包括采購信息、考察信息等，保證能實時更改信息內容，并且所有更改都會有更改歷史，方便人們更好的開展工作。

3.5 提高檔案管理人員的綜合素質

電子檔案管理技術既是檔案管理方法也是一種計算機技術的應用，它存在一定的技術含量，需要一個計算機和檔案管理基礎知識都比較扎實的專業人員，因此在進行電子檔案管理時，管理人員的素質和工作能力都有較高的要求。為了能夠更好的操作電子檔案管理系統，管理人員還需要有一定的外語基礎。所以檔案管理人員要在紙質的基礎上積極的推進電子檔案的管理方式，促進檔案管理的向前發展。

4 結束語

檔案事業的發展離不開檔案室的工作質量提高，檔案事業才能提高。新時期檔案事業只有適應變革才能有所發展。紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充，取長補短，長期并存。紙質檔案和電子檔案的載體不具有繼承性和相互否定性，二者發揮各自的優勢。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄，電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸、存貯等方面的優越性。數字時代電子檔案和紙質檔案相輔相成，相得益彰，為社會發揮其巨大的作用。

參考文獻

[1]中華人民共和國國家檔案局.電子文件歸檔與電子檔案管理概論[M].中國檔案出版社，2007（8）.

[2]王雪梅.論紙質和電子期刊并存的管理[J].河北科技圖苑，2007（09）.

[3]高穎，吳荔妍.對電子檔案與紙質檔案長期并存的思考[J].福建檔案，2002（01）.

[4]戴莉.論短期內電子檔案是否會取代紙質檔案[J].機電兵船檔案，2004年.