財務信息化在費用報銷中的運用

劉家利

摘要：隨著市場競爭的加劇，以往被單位忽視的財務管理，逐漸成為單位實現降低成本，提高競爭力的重點。另一方面電子信息化的發展與普及為財務管理提供了新的方式，同時帶來了財務行業改革的需求。在單位管理中，財務部門承擔著管理、監督、核算單位經濟活動的重要角色，而報銷是財務業務中最日常的業務。無論單位規模如何，費用報銷都是財務業務中占比較重的工作之一，針對這種大量、重復的財務業務，單位可以通過信息化平臺將其整合簡化，減少單位人工成本。基于此，本文從單位的費用報銷著手，探討了在財務信息化大背景下，對財務信息化在費用報銷中的運用進行分析探討。

關鍵詞：財務信息化;費用報銷;優勢;運用方式

在財務信息化的大背景下，費用報銷作為會計信息處理中較為瑣碎重復的步驟逐漸形成了一塊獨立的財務模塊，費用報銷系統的建設極大的加強了單位信息化的發展，符合財會行業的發展要求，提高單位財務效率。

費用報銷系統將單位原始的發票處理步驟實現了線上電子處理，降低了費用報銷環節的成本，降低人力成本，在使用費用報銷系統過程中，單位人員僅需要進行網上申請，通過層層線上審批完成報銷流程，不僅減少了時間成本，并且規范了報銷行為。財務信息化的發展對傳統的費用報銷行為設置固定模板，報銷人員需要嚴格按照規定完成審批流程，而通過系統的自動計算，報銷金額可以自動生成賬單，避免人工錯誤，提高財務效率[1]。另外，單位管理人員可以通過線上管理報銷額度，便于單位對實際的費用消耗進行研究分析，使費用報銷透明化，使用準確透明的財務數據進行單位的發展戰略制定，保證單位的穩定發展。

一、財務信息化對費用報銷的優勢

（一）提高單位預算管理能力

在業務開展之前單位根據估計制定一定的預算范圍，后續開展則采用報銷形式。以往財務人員往往使用手工記賬，但傳統紙質報銷審批繁瑣，有時由于個人處理業務較慢無法督促，往往幾個月才遞到財務部門財務人員無法實時記賬，而財務信息化使報銷流程加快，并且通過電子記賬實時生成報銷賬單，使單位能及時掌握業務費用成本支出情況，對應的進行業務調整，因此財務信息化提高了單位對預算管理能力。

（二）規范費用報銷流程

以往費用報銷是通過紙質賬單的遞送審批完成，有可能存在審批人員長時間不審批，他人代簽字等多種不規范的報銷行為，而信息化費用報銷則避免了以上問題，通過線上審批，審批人員登錄個人賬號進行簽字審批，規范了費用報銷流程。

（三）利于數據查詢

使用財務信息化后，查詢報銷費用不再需要核對紙質賬本、翻查紙質報銷單，查詢時具有權限的人員可以登錄賬號，在財務系統中通過搜索人員、時間、金額等方式進行搜索，對于有異議的報銷賬單可以隨時抽調出來進行再次核對查詢，信息化費用報銷十分利于單位的數據查詢。

二、財務信息化在費用報銷中注意事項

（一）提高財務人員要求

以往的傳統費用報銷是采用紙質賬單，通過層層遞交審批簽字完成報銷流程，最后再由財務人員統一進行計算總結，再行費用發放，整體流程繁瑣耗時長，而電子信息化的費用報銷系統僅需要填寫電子界面，按固定流程經過審批即可。盡管對于報銷人員而言費用報銷過程變得簡潔明了，但對于財務人員則需要從傳統的手工進行賬單核對轉變為電子核對，要求財務人員應具有較高的職業素質和專業水平，在新的財務信息化環境下提高自身的業務水平，例如財務人員需要對電子財務賬單進行線上審核、歸類業務類型，進行會計處理等都與既往工作方式不同，因此財務人員需要具備良好的綜合能力，提高工作效率。另外，雖然軟件設置由專業的軟件公司進行開發維護，但實際使用中需要財務人員在日常工作中不斷總結軟件系統與實際處理業務的操作性是否順暢，因此財務人員需要與軟件單位保持良好的溝通。財務信息化要求財務人員不能完全依賴系統，時刻有敏銳的洞察力和思考能力，對優化報銷系統提出更多更好的觀點。

（二）加強人員培訓

盡管財務人員需要自身加強專業知識積累，但作為單位而言，應盡量提供財務信息化的培訓平臺，例如安排系統建設的軟件人員進行專門的系統培訓，指導財務人員如何使用軟件系統，邀請專業度強的老師來單位進行財務系統處理重點的培訓講解。通過專業的培訓加強單位財務人員的專業素質[2]。

（三）審批人員要求

費用報銷的信息化與傳統紙質審批不同，線上審批往往看不到原始單據，因此對于審批人員而言，需要具有較高的業務熟練度，面對數額較大的報銷業務，應充分了解實際情況，仔細核對電子信息，避免單據錯誤給單位帶來不必要的損失，保證審批環節的合理性。

三、財務信息化在費用報銷中的運用方式

費用報銷信息化系統的建設改變了以往單位繁瑣的報銷流程，提高了單位財務效率，迎合當今時代的發展，減少費用成本支出，在運用方面應從以下幾點開展：

（一）設定合理的報銷模塊

單位應根據自身組織框架設置合理完善的模塊框架，根據人員的實際需求，與單位自身的審批制度進行結合優化，保證系統具有良好的整體性，提高制度的規范性，并且可以開發不同模塊的共享功能，比如：針對單位不同的使用人員，選擇單位管理及個人管理，在管理模塊上又可以根據費用的不同，選擇差旅費、會議費、評審費等，對其進行完善，形成一套科學合理的報銷系統，為后期的具體運用提供良好的基礎[3]。另外對于報銷過程中需要處理的對應流程應該提前在系統中進行規范性的設置，從而使報銷過程能嚴格按照流程順序進行，使報銷流程符合單位的財務規定并且具有一定的科學性、規范性和合理性[4]，比如，部門信息流程、報銷人員流程、預算使用信息、賬號信息等，軟件人員可以提前進行設定，確保流程無誤。

（二）信息化報銷系統的操作方式

工作人員可以根據目前單位的實際需求，在操作流程中可以分為五個部分設置：第一部分，報銷人員不僅需要線上進行財務報銷申請，在線下仍需要進行相關紙質發票整理，在整理過程中，報銷人員需要根據發票的性質不同，時間不同進行合理的整理歸納，使紙質單據做到有條有序，數據清晰，并且在發票報銷的紙質申請單上使用日志的方式明確每筆費用的去向，便于后續工作的開展[5]。

第二部分，建設清晰的系統錄入，在實際費用報銷過程中，工作人員在進行系統登錄過程中，根據單據的實際情況選擇正確的報銷單據類別，并在表單中逐項錄入報銷人、費用類別、金額等相關信息，錄入過程系統應進行自動檢測信息格式是否正確、信息是否完整，資金使用是否在預算范圍內等。

第三部分，完成高效的網上審批，管理層在權限范圍內會收到審批提示，登錄系統直接對單據進行審批。而財務人員需要對照原始單據進行審批，核對票據的真實性以及是否與報銷單保持一致，避免出現賬單不符。在任意一個審批流程中，需要修改時，系統可以及時的將單據進行退回，返回到報銷人手中，要求其修改后再進行重新的審批。

第四部分，自動進行賬務計算，當報銷流程完成后，系統直接將產生的數據進行計算分離，自動生成記賬憑證，降低人力成本。

第五部分，便于付款，報銷人通過系統直接填寫付款賬號，出納則根據賬務處理情況與結果進行網上銀行集中處理，通過授權后進行支付，完成整個付款流程。

四、結論

綜上所述，在當前信息化迅猛發展的時代大背景下，費用報銷電子化顯著降低了單位的人工成本，可以有效的提升該環節的工作效率，節約工作時間，并提升工作的準確性，降低成本的支出，提升財務管理效率，實現管理目標，促使單位在發展過程中獲取可觀的經濟效益。

參考文獻：

[1]張強.解決費用報銷難題的共享之策[N].中國會計報，2018-02-23 （007）.

[2]常昊.引進網絡財務費用報銷系統的必要性[J].農業發展與金融，2017 （12）：52-53.

[3]孔艷平.加強單位費用報銷管理路徑分析[J].中國市場，2016 （03）：141+146.

[4]沈麗群.基于云的財務共享服務模式設計——以費用報銷流程為例[J].商，2015 （04）：154+153.

[5]趙小華.淺議費用報銷的內部控制[J].財經界（學術版），2013 （07）：54-55.