新制度經濟學視域下高校辦公室工作存在的問題與對策

戴雪芳

（泉州幼兒師范高等?？茖W校，福建 泉州 362000）

高校辦公室一直以來都是高校建設發展中十分重要的部門之一，它以其獨特的職能定位，決定了辦公室工作人員在學校事務中是不可或缺的存在。習近平總書記曾指出，辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門，并用“重”“苦”“雜”“難”形容辦公室人員面臨的工作環境。盡管這段論述僅是針對政府單位辦公室干部現狀的概況，但筆者認為這同樣適用于高校辦公室的工作人員。

然而，如此重要的部門在實際運行過程中，仍存在諸多問題。程思杰（2019）指出，當前辦公室存在的四個方面的問題：首先，高校黨政辦公室所制定的各類制度、體制沒有與時俱進，無法適應新時期黨政工作和行政工作的要求；其次，由于崗位設置不夠科學合理，以致各崗位之間權責不明晰，未能建立有效的考核機制；再次，目前高校辦公室的工作缺乏合理的安排和規劃，工作條理性不夠；最后，人員素質參差不齊，有待進一步提高。除此之外，杜薇（2019）、尹秀珍等（2019）、王蕊（2019）從激勵機制出發，指出當前辦公室人員缺乏科學的激勵機制，同時晉升通道窄也開始成為工作人員限制積極性的桎梏。陳進良（2018）、朱寶進（2018）從辦公系統自動化角度，嘗試利用辦公信息化來彌補和改善辦公室出現的問題。針對辦公室當前的問題，學界也提出各種解決措施，主要集中于對體制機制的改革和人員素質提升兩方面。可惜學界少有對產生高校辦公室目前出現的問題背后的原因進行進一步探討。故筆者嘗試從新制度經濟學為視角出發，深入分析高校辦公室目前出現問題的成因和形成機制，為解決辦公室當前困境提供一個新的方法。

一、什么是交易費用

對于“制度”二字，大家并不陌生，新制度經濟學實質上是從制度層面來解析當前經濟發生的問題。在新制度經濟學的視域中，制度一般被認為是人們在交易活動中形成的規則，而規則的制定，是為了減少交易活動中產生的各種交易費用。何為交易費用？首先必須先認識何為交易。美國著名經濟學家奧利弗·伊頓·威廉姆森（Oliver·Eaton·Williamson） 對交易給出如下定義：“交易之所以發生，源于某種物品或服務從一個技術邊界向另一種技術邊界的轉移。此時，一個行為階段結束，另一個行為階段宣告開始”。由此，交易費用就如肯尼斯·約瑟夫·阿羅（Kenneth J.Arrow）所定義的，可以理解為經濟制度運行的所有費用，或者“我們可以說交易費用是源自于建立、使用、維持和改變法律意義上的制度和權利意義上的制度所涉及的所有費用”。由此，交易費用不僅包括財務會計核算中的“看得見”的費用，還有諸多“看不見”的費用。前者可以被計入社會生產和運輸等各方面經營活動的成本，而后者往往因為人的局限性和有限的知識以致人免不了要犯錯誤。在制定和執行決策的過程中，總會存在無效率的情況出現，特別是那些不以追求利潤最大化的主體更容易花費交易費用，典型的交易費用的中介就是“時間”“人的精力”。一旦人們把更多的時間和精力用在解決這些額外的不必要的交易費用時，那實質上就是在做無用功。新制度經濟學認為，任何可以增加交易、建立和保障科學合理的制度實施的措施都可以減少交易費用。

二、高校辦公室是高校減少交易費用的產物

高校辦公室作為高校成立中的重要部分之一，其問題產生的根源與高校這一整體是密不可分的。高校作為培養人才的非營利性教育主體，以培養高素質人才為宗旨，致力于更好、更快、更全面系統地將最新的知識體系在人與人之間傳播。高校存在的意義如同現代經濟學之父亞當·斯密指出的那樣，是社會分工的結果。所謂“術業有專攻”，分工可以提高生產率，進一步增加交易頻率，讓全社會的效益得到極大的提升。其背后的含義在于有效地增加交易，有助于減少交易費用，使得社會從魯濱遜·克魯索式的“一人吃飽，全家不餓”的獨立生產方式向精細化、專業化的社會化大生產發展。因此，高校辦公室是高校減少交易費用的產物。

三、高校辦公室的問題的實質是仍存在無效的交易費用

我國的高校具有幾個基本特征：首先，高校大部分的可量化的收入大部分來自于我國財政的劃撥經費和學生學費自籌經費，當然少部分來自于或有的高校自主經營的企業利潤以及或有的企業合作科研、贊助、捐贈等，因此大部分高校的經費來源相對固定，人員經費支出相對穩定。其次，高校工作人員相比于其他行業而言，其工作黏性較高，除個別因職位晉升或因工作科研需要申請調動之外，大部分高校工作人員工作內容相對固定，大多數不會出現經常性變動，特別是行政工作人員尤其如此。再次，高校人員編制數由國家統籌制定，除因退休造成崗位出缺而補招的情況外，大部分學校的編制內人員總數不會有較大變動。當然高校會因為臨時性工作需要而聘請的編制外人員，這部分人員的薪資由學校自行承擔，這就意味著出于對經費預算的控制，學校并不會聘請太多編制外人員，即便他們有較高的流動性，也不在本文的考量范圍之內，因為其占比并不高。最后，高校的發展質量依仗于高校專業教師的教育質量和科研實力，行政部門的設立是為了更好地輔助高校完成教育教學和科研，因此往往行政部門人員相比于教師隊伍而言，占比小了很多，這與政府單位的公職人員相比有較大差別。

一方面，高校辦公室也是高校內部分工后形成的職能部門，它是一個專職負責高校上傳下達、內部協調、外部聯絡等服務性工作的部門，有時候還要協助學校領導把握大局、全局、安排和部署，督查督辦各項事務的落實。如此分工旨在更好地減少交易費用，讓專業的人做專業的事情。這使得辦公室與其他職能部門相比，其工作對象其實是人，而其他職能部門的工作對象更傾向于是事務。由此，“對人”的工作與“對事”的工作相比，直覺上無法量化的交易費用會更大，因為每個人的知識儲備、理解能力、溝通能力、執行能力均有差異，在信息不對稱的情況下，容易因為各種疏忽或者工作配合不佳而造成額外的不必要的交易費用。這就意味著為了克服這些交易費用，辦公室人員經?！榜Y翰未暇食，日昃不知晏；沉迷簿領書，回回目紛亂”。

另一方面，辦公室人員相對固定，人手較少，在面對事務繁雜的工作中，可以依靠個人熟能生巧來減少交易費用。但這也使得辦公室人員一崗多責，在“雜”“繁”“細”的工作同時經常出現疲于奔命，少有時間用來自我提升的狀況。加上辦公室的職數也因為人手少，而使得辦公室職員的晉升通道相比其他部門窄，競爭壓力更大。這就使得與其他部門相比，辦公室人員更容易出現職業倦怠。

再一方面，辦公室人員的收入相對固定，其崗位、職級、職稱、工作年限，與其具體的工作內容幾乎脫鉤。而有助于提高收入的方法主要來自于科研、職稱評聘，其工作性質決定了辦公室人員“出成績時可能是無名英雄，寂寂無聞；遇到問題時，可能成為矛頭焦點，嘗盡酸甜苦辣，有時候還得代人受過，委曲求全”。更重要的是，針對辦公室的工作內容，并無法有任何第三方能夠給予足夠充分的監督、評判、考核，這使得辦公室工作人員更容易滋生“得過且過”“做一天和尚撞一天鐘”的道德風險，甚至將工作重心轉移至非辦公室工作領域。而這將產生更多額外不必要的交易費用，也是當前辦公室面臨的突出問題。

四、削減無效的交易費用是解決高校辦公室問題的關鍵

要解決辦公室面臨的問題，最關鍵就是要減少目前辦公室面臨的交易費用。筆者將從以下幾方面給予政策建議：

（一）建立和完善并嚴格執行辦公室工作流程制度

辦公室工作繁雜瑣碎，歸根結底就是人與人的工作。人與人信任度和配合度的提升，有助于減少工作中出現的交易費用。因此，建立和完善一套科學合理的標準化工作流程制度，并嚴格要求各部門人員按章辦事、按流程辦事，這將減少辦公室人員疲于應付各種非標準化工作流程而產生的不必要“交易”。

（二）暢通辦公室的團隊學習制度

因為辦公室人員相對固定，事務繁多，少有時間能夠與時俱進地接觸更新、更快的工作方法。由此，定期開展團隊自我學習顯得更有必要，鼓勵辦公室人員大膽創新工作方法，以節約工作產生的交易費用。如胡旭宇（2018）提出的辦公技能綜合化、朱寶進（2018）提出推進高校行政辦公自動化、方慧（2019）強調將政治理論學習作為長效學習機制，建立歐堪蘭（2018）所描述的服務型、學習型高校辦公室。

（三）建立健全辦公室人員的激勵機制

為了預防辦公室人員的職業倦怠，筆者贊同杜薇（2019）提出的高校辦公室管理工作要引入競爭機制。根據辦公室管理人員的實際能力與取得的工作成績，合理制定獎勵機制，借此激勵辦公室人員積極提升自身綜合素質和服務水平。筆者認為，除此之外，仍要暢通辦公室的晉升渠道，允許跨部門跨崗位晉升，“是金子，到哪里都會發光”。

（四）建立加強對辦公室工作內容監督的制度

目前，高校辦公室針對其工作內容的督辦督查工作相對薄弱，因此建立一套加強對辦公室工作內容的監督制度，強調工作落實，要求及時反饋工作內容、工作效果，借此有效預防辦公室人員“干好干壞、干快干慢一個樣”的道德風險。同時可以采取有效措施懲罰工作失誤的員工，借此反向監督辦公室人員注重工作質量，而非工作完成。

綜上所述，當前高校辦公室的問題實則是其內部無效交易費用太高所致，加強制定和完善各項制度以減少交易費用，有助于改善當前辦公室面臨的現狀，有助于辦公室更好地保障學校各項工作的順利開展。