以“兩微一端”優化高校教學檔案管理的策略

曾伏科

（湖南財政經濟學院，湖南 長沙 410205）

高校教學檔案是高校記錄教學過程、保存教學資源、提升教學質量的重要材料，高效的教學檔案管理能夠極大程度地促進師生之間良性互動，提升教學效果。隨著互聯網技術與大數據技術的發展，檔案管理已進入數字化、信息化、平臺化管理時代，互聯網技術的快速發展為高校教學檔案管理提供了更為便捷的工具，管理人員能夠通過電子信息的錄入和數據的上傳，實現高效的信息管理——充分利用“兩微一端”（微博、微信和客戶端）平臺的傳播優勢進行教學檔案管理，能夠優化用戶體驗。然而在當下，依托“兩微一端”進行教學檔案管理，僅存在于個別高校，大部分高校仍然采用傳統電子檔案管理，教學資源的利用效率低下。在意識層面，眾多高校對于教學檔案管理不夠重視，因而難以將有限的人力、物力投入到信息化檔案管理建設中，這就從源頭上阻礙了現代化教學檔案管理的創新與變革。在實踐層面，微信、微博等新興的傳播工具以社交媒體的形式被大眾熟知，高校的檔案管理者并沒有嘗試通過這些平臺開展檔案管理的實踐，使得“兩微一端”在高校教學檔案管理中的應用普及率極低。因此，在高校教學檔案管理中，為了提升管理效率，應從意識、實踐上不斷優化管理策略，充分利用微博開展教學信息公告與咨詢服務，推動多主體社交化互動；利用微信平臺推動高校教學信息的共享與互動，提升教學管理效率；利用電子檔案系統APP，整合“教”“學”“題”系統，提升教學質量。

一、利用微博開展教學信息公告與咨詢服務，推動多主體社交化互動

微博作為一種以信息廣播、評論互動為主要特征的新媒體，已經成為我國網絡傳播生態圈的重要組成部分。根據《2018微博用戶發展報告》，截止到2018年底，微博月活躍用戶數量已經超過4.6億，連續三年的年均增量超7000萬，微博互動和信息傳播在互聯網時代具有極強的影響力。高校在教學檔案管理上，可以充分運用其廣播式信息傳播優勢，開展公告、話題討論與咨詢服務。如設置“課后作業”“課件資料庫”等與課程教學密切相關的話題，學生通過關注話題，參與話題討論，并及時獲取與課程相關的信息；如教學檔案管理組織機構和人員開設專門的賬號，及時傳播關于課程安排、課程資料、考試安排等相關的信息，并提供咨詢服務；如針對性地利用微博長圖、博文等工具，推出符合師生需求的數據類信息，以更加高效的方式呈現教學檔案管理成果等。當然，微博不僅是一個信息發布工具，還是一個以多主體社交為典型特征的互動平臺。用戶能夠通過評論、轉發、點贊等方式表達自身觀點，促進信息交流與傳播，增強用戶間的黏性。在高校教學檔案管理中，檔案管理者應充分了解在校師生的微博使用習慣，以多元化的互動方式提升服務效果；應當充分開放微博評論權限，允許全網用戶直接發表評論，對于關鍵性信息的咨詢和反饋及時回復，實現賬號主體與用戶之間的雙向互動，以拉近與用戶的距離。

二、利用微信平臺推動高校教學信息的共享與互動，提升教學管理效率

（一）檔案信息推送

微信是移動互聯網時代我國最大的即時社交平臺，其用戶數量在2018年9月就已經突破10億。根據《微信公號人群洞察報告》，用戶日均微信使用時長已經達到77分鐘，可見其在大眾日常生活中的極大影響力。微信公眾號是微信推出的自媒體品牌傳播平臺，能夠通過定向信息推送、后臺欄目設定、留言評論等形式，實現有效的信息交互。通過微信公眾號進行檔案信息推送，能夠便捷高效地實現通知下發、信息公示、內容鏈接，促進管理工作的順利進行。如采用微信公眾號推送教學檔案資源鏈接，使關注了該號的學生能夠及時獲取信息，提升教學檔案資源的傳播時效性與有效性。此外，教學檔案管理還會涉及到眾多程序化、標準化的內容，如《考試紀律與違紀處理辦法》《重修、補考申請管理辦法》等文件，通過微信公眾號后臺建立相關欄目和鏈接，學生能夠自主查看相關規定，使信息能夠在網絡端留存，產生長期的傳播價值。

（二）精準互動傳播

微信作為一種即時社交工具，能夠通過文字、語音、視頻、群組、朋友圈等多種方式實現社交互動。教學檔案管理的目的不僅在于存儲，更在于通過信息的收集與管理不斷優化教學過程，提升教學質量。因此，應當充分利用微信開展更為精準的互動性傳播。在前期，可利用院系微信群組進行精準的課程安排溝通，了解學生對課程的普遍需求，并與教師的排課情況相對接，保持師生之間的良好互動，實現更為高效的課程安排。在教學階段，教學課件、輔導資料、課后作業、階段測試、小組學習等教學過程中均應當以微信群組的形式保持溝通，并及時存入教學檔案之中。在教學結束之后，微信群組可以作為安排通知的平臺，也可以作為教師教學能力評價的問卷采集平臺，群組內所形成的相關評價資料同樣可以以電子化的形式存檔。通過微信群組，可讓學生、教師、檔案管理者之間搭建起一個精準化互動平臺，三方皆可以實現自由溝通。

（三）思想宣傳教育

伴隨著微信用戶規模的不斷擴大，微信平臺已經成為具有超大流量的傳播平臺。在高校教學檔案管理中的特定階段，可推送具有教育意義的案例內容，使學生防微杜漸，正直誠信。如在期末考試期間，可以推送《考試工作管理條例》解讀、作弊案例警示教育等相關內容的圖文，以規則、案例、啟示等方式引導學生誠信應考。在虛擬化的網絡環境中，各種思想潮流層出不窮，正處于青春期的大學生極易產生較為片面的思想，利用檔案素材開展思想教育工作，通過事實和證據引導學生，對于校園文化建設具有重要意義。

三、利用電子檔案系統APP，整合“教”“題”系統，提升教學質量

（一）教師授課管理系統

伴隨著信息科技的不斷發展，越來越多的高校開始通過電子化檔案系統進行資源管理，電子檔案系統APP就是一類終端電子檔案管理工具。在教師端，電子檔案系統APP要成為教學的“好幫手”。在教案編寫與教學計劃安排階段，電子檔案系統應根據教師的個人設置，通過資源檢索和推薦，獲取學生培養方案、教學大綱要求、教學安排記錄等方面的信息，以便于教師高效地開展教學安排。在教學端，電子檔案系統既是教師上傳教學資料的一個共享平臺，也是向學生開放的資源平臺，學生可以在所選課程的文檔里下載相關教學資源，從而增強資源的共享特征。除了教學過程之外，高校對教師的評價體系建立在教師課時數量、論文指導數量、課題研究數量等多項量化指標的基礎之上，因此電子檔案系統APP能夠通過記錄教學過程，對這些量化的內容進行準確的統計，檔案管理人員僅需要通過系統后臺便能夠直接提取教師的相關業績指標，從而進行公正客觀的數據輸出。

（二）學生課程管理系統

電子檔案系統APP順應了移動互聯網大發展的趨勢，其通過充分運用大數據、智能推薦等技術，可為學生課程管理帶來全新的科技體驗。（1）應當建立將學生個人信息與培養方案中的課程相連接，根據學生所處的年級、專業，對其進行課程資源的推薦。在資源推薦的過程中，檔案系統可以充分利用其數據優勢，將課程概況、學生評價記錄、學生考試平均分、資源對象等內容呈現給學生，使學生能夠獲取更為全面的課程信息，減少因對課程缺乏了解而產生課程“誤解”情況。（2）在課程學習之中，學生不僅可以在檔案管理系統下載教師上傳的課件、資料，還能夠在檔案系統中開展知識查詢，通過預設的查詢按鈕連接圖書館、文獻庫、中國知網等知識平臺，促進數字化資源的共享，增強學生獲取知識的便利性。（3）通過檔案管理系統，學生可以進行作業上傳、課程評價、疑問留言等操作，讓系統平臺真正成為一個師生溝通與交流的學習平臺，可大大提升教學電子化管理水平。

（三）網絡題庫測試系統

“網絡題庫”是近年來在高校教學中興起的一種“以練促學”的網絡平臺，依托龐大的網絡試題庫，學生能夠自主在平臺上開展網上練習，從而以更加高效的無紙化方式進行模擬測試，實現學習效果的檢驗。將網絡題庫測試融入到電子檔案系統APP之中，如將往年考試的題目讓學生練習，使學生在課堂學習的同時，能夠勤于思考。除了練習之外，部分課程的期末測試同樣可以安排在這一系統上，通過設置試題類定義、答題卡樣式的定義、自由而細致的試卷結構定義，自動生成多樣化的試卷，增強出題的隨機性，提升測試的靈活性。從經濟性和便利性角度而言，網絡化測試是未來的發展方向，因此，應當不斷開展網絡題庫建設和網絡測試的試點，并將這一環節與教學檔案管理相結合，使檔案管理獲取更豐富、更有效的用戶數據，為教學質量提升提供支撐。

在微傳播時代，高校教學檔案管理過程必須由傳統的紙質、電子化存檔向數字化、智能化、自助化、社交化轉變。高校教學檔案管理可以充分運用“兩微一端”，通過微博平臺開展通知公告和多元化的社交傳播；通過微信進行精準化的信息推送和校園文化宣傳；通過電子檔案系統APP更好地提升師生交流的便利性，從而實現信息資源的有效獲取和充分共享。在智能化創新的浪潮下，應不斷應用“兩微一端”開拓教學檔案管理思路，讓教學檔案管理成為提升高校教育質量的強大引擎。