關(guān)于做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

摘 要 辦公室是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的工作，是機(jī)關(guān)單位信息傳達(dá)、處理以及后勤協(xié)調(diào)等的集成樞紐，辦公室文秘工作是單位綜合管理的一大核心構(gòu)成，關(guān)于提升辦公室工作成效和總體水準(zhǔn)存在決定作用，被視作新時(shí)期單位進(jìn)步的核心基本保證，優(yōu)化辦公室文秘規(guī)章體制，提升公文撰寫水準(zhǔn)，細(xì)節(jié)化管理工作是現(xiàn)今急需處理的核心難題。文章主要探析了辦公室文秘綜合管理要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 辦公室文秘 綜合管理 工作思考 文秘管理

由單位的平常管理可知，行政管理的關(guān)鍵場所是辦公室，它每天要面臨很多工作，它是調(diào)節(jié)上級(jí)、下級(jí)和工作報(bào)告的核心責(zé)任主體，文秘工作的水準(zhǔn)直接作用于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部管理，若不落實(shí)好辦公室文秘工作，則會(huì)機(jī)關(guān)單位的管理水準(zhǔn)得不到提高。所以，單位要具備思想意識(shí)，能高度關(guān)注文秘工作，提升文秘工作人員的素養(yǎng)水準(zhǔn)，以確保各大工作做到位。

一、提升文秘工作質(zhì)量與水準(zhǔn)的關(guān)鍵性

管理是單位日常管理和辦公室行政工作的主要地方，擴(kuò)大經(jīng)營范圍，也會(huì)增加其工作量，內(nèi)容涉及各類行政管理與日常管理，此外，辦公室工作是落實(shí)好上下級(jí)命令傳遞的核心過程，為準(zhǔn)確向員工傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)者的意思，有必要對(duì)各項(xiàng)工作的細(xì)節(jié)加以管理。同時(shí)，辦公室文秘工作人員也擔(dān)負(fù)著和外部交流的重要職責(zé)，不僅要解決好文秘工作同內(nèi)部員工間的關(guān)系，還需對(duì)合作單位開展交流與經(jīng)濟(jì)來往，這對(duì)文秘工作人員的專業(yè)素質(zhì)和工作水平予以了高要求，文秘工作人員個(gè)人素養(yǎng)與單位的內(nèi)部管理息息相關(guān)，單位要關(guān)注文秘工作的關(guān)鍵性，于工作中堅(jiān)持某種準(zhǔn)則。第一，面臨大量工作仍堅(jiān)持負(fù)責(zé)、細(xì)心的態(tài)度，掌握并做好單位內(nèi)部管理體制與職業(yè)道德，把控好個(gè)人行為，提升個(gè)人素質(zhì)與綜合能力。第二，除了按個(gè)人的工作水平來調(diào)節(jié)崗位工作外，還可借助現(xiàn)代信息手段來提升辦公效率與工作質(zhì)量。除此，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的意思與命令應(yīng)正確傳遞給各部門，增強(qiáng)上下級(jí)間的良好交流，發(fā)揮好崗位職責(zé)，落實(shí)好上下級(jí)間的協(xié)調(diào)作用，促進(jìn)單位日益進(jìn)步。

二、文秘工作質(zhì)量水平的完善對(duì)策

（一）優(yōu)化獎(jiǎng)罰體制

順利實(shí)施辦公室文秘工作對(duì)單位運(yùn)營及管理等存在積極作用，為提升工作成效和質(zhì)量，擬制合理的獎(jiǎng)罰和鼓勵(lì)體制可調(diào)動(dòng)員工的主動(dòng)性和工作積極性。同時(shí)，辦公室文秘工作者在工作中持續(xù)編制工作任務(wù)，展示好文秘工作人員的作用與個(gè)人長處，增強(qiáng)員工的職業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新觀念。為確保實(shí)現(xiàn)每一個(gè)工作，單位需擬制優(yōu)化的獎(jiǎng)罰體制，聯(lián)系辦公室的一般工作和文秘工作的綜合效果，增強(qiáng)對(duì)辦公室工作的考核和督促，提升單位各部門間交流水準(zhǔn)，以保證如期實(shí)現(xiàn)辦公室工作。

（二）調(diào)動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是單位穩(wěn)步前進(jìn)的驅(qū)動(dòng)，為提升單位內(nèi)部管理水準(zhǔn)，關(guān)注文秘管理工作在其中所起的核心價(jià)值，提升辦公室文秘工作品質(zhì)，增強(qiáng)內(nèi)部工作人員的競爭、創(chuàng)新思想，以順應(yīng)多種辦公需求。文秘工作人員要由意識(shí)、行動(dòng)上皆有創(chuàng)新，可以建立起極佳的創(chuàng)新思想并使用在平常管理中，持續(xù)創(chuàng)新、找尋新的工作方式和工作模式來提升辦公室文秘工作的總體水準(zhǔn)。應(yīng)關(guān)注的是，文秘工作人員在單位上下級(jí)交流中，構(gòu)建放松。和睦的辦公氛圍，有效發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)頭作用，把創(chuàng)新思想用在其內(nèi)，加強(qiáng)單位文化形象，打造極佳的經(jīng)濟(jì)成效。

（三）增強(qiáng)培訓(xùn)力度

文秘工作者個(gè)人的綜合素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平直接決定了辦公室工作，單位要關(guān)注人才的作用。第一，落實(shí)好文秘人員的培育，就文秘人員的個(gè)人實(shí)況和崗位職責(zé)擬制科學(xué)的培育方案，確保培育工作的目的性、綜合性，強(qiáng)化培育和實(shí)踐工作間的關(guān)系。第二，吸收前沿的工作思想，為順應(yīng)時(shí)代進(jìn)步之需，文秘工作人員既要擁有一定的專業(yè)知識(shí)，又要掌握有關(guān)的法律體制，認(rèn)清國家前進(jìn)方向，深度認(rèn)識(shí)單位文化和政策文件，將國家政策體制與單位文件作指引，提升文秘工作的總體水準(zhǔn)。

（四）落實(shí)好細(xì)節(jié)管理工作

細(xì)節(jié)管理是辦公室文秘工作人員需具有的基礎(chǔ)素養(yǎng)，落實(shí)好細(xì)節(jié)管理工作對(duì)文秘綜合管理水準(zhǔn)的提升有促進(jìn)作用。文字、文件以及服務(wù)是辦公室文秘工作人員平常管理的關(guān)鍵內(nèi)容，他們關(guān)于文字細(xì)節(jié)的明確與了解直接制約著領(lǐng)導(dǎo)意思的正確傳遞，若在工作中發(fā)生語法錯(cuò)誤或其他漏洞，則會(huì)產(chǎn)生不必要的問題。這邊需要辦公室文秘工作人員確保文字簡潔明快，清楚傳遞領(lǐng)導(dǎo)命令，落實(shí)好文件傳閱等細(xì)節(jié)管理工作，從文件編輯、傳輸和收回皆需落實(shí)好整體的管理工作，保證文件編號(hào)制定的正確性，順應(yīng)文件進(jìn)程追蹤的動(dòng)態(tài)化進(jìn)步之需。另外，辦公室文秘工作人員也需具備精細(xì)化的服務(wù)意識(shí)，確保各個(gè)工作精準(zhǔn)，持續(xù)提升辦公室工作成效與品質(zhì)。

三、結(jié)語

辦公室是一個(gè)單位的組織結(jié)構(gòu)的重要組成部分，和秘書工作是非常重要的，而其中的文秘工作不可或缺，這對(duì)文秘工作人員提出高需求，唯有確保個(gè)人擁有優(yōu)秀的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)水平，方可提升文秘品質(zhì)與工作成效，促進(jìn)單位健康發(fā)展。

（作者單位為修武縣總工會(huì)）

[作者簡介：崔愛紅（1972—），女，專科，法律專業(yè)，技師，行政工勤崗，宣教網(wǎng)絡(luò)科科長，研究方向：文秘收發(fā)。]

參考文獻(xiàn)

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