淺析普通高中教學(xué)檔案管理

摘要：普通高中教學(xué)檔案全面反映了教師業(yè)務(wù)、學(xué)生管理及教務(wù)管理等教學(xué)工作的基本情況，反映學(xué)校辦學(xué)定位、工作方針及教學(xué)管理全過(guò)程，是參與各項(xiàng)教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的原始資料。本文在分析普通高中教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上，提出了相應(yīng)的對(duì)策建議：加強(qiáng)檔案管理宣傳，提高教工檔案管理意識(shí)和積極性；做好引導(dǎo)、規(guī)范和監(jiān)督工作；做好教學(xué)檔案的收集、整理和移交；加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平。

關(guān)鍵詞：普通高中 教學(xué)檔案 檔案管理

普通高中教學(xué)檔案是學(xué)校及教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始?xì)v史記錄，是綜合、全面地反映學(xué)校教學(xué)管理工作及教學(xué)成果的具有保存價(jià)值的文字、圖像、音像、錄像等本源性信息。教學(xué)檔案是見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展歷程，反映學(xué)校辦學(xué)定位、工作方針及教學(xué)管理過(guò)程，參與各項(xiàng)教學(xué)質(zhì)量評(píng)估的重要史料和參考依據(jù)。教學(xué)檔案主要有三類，一是教師業(yè)務(wù)類檔案，包括教師業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、優(yōu)秀教案、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、試卷質(zhì)量分析、教師公開課及觀摩教學(xué)等教學(xué)活動(dòng)記錄等；二是學(xué)生管理類檔案，包括學(xué)生學(xué)籍登記表、學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)生名冊(cè)、畢業(yè)生登記表、入團(tuán)入黨志愿書、獎(jiǎng)勵(lì)、處分材料等；三是教務(wù)管理類檔案，包括教學(xué)規(guī)章制度、工作計(jì)劃，教學(xué)會(huì)議或座談會(huì)等會(huì)議記錄、教材征訂、考試安排等。隨著普通高中教育的改革和發(fā)展，教學(xué)管理日趨規(guī)范和完善，教學(xué)文件、教學(xué)材料等檔案日益增多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主的管理模式，面臨著巨大的挑戰(zhàn)。新的時(shí)代背景下如何對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行高效管理，是普通高中檔案管理的重中之重。2014年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，要求各地區(qū)各部門結(jié)合實(shí)際認(rèn)真貫徹執(zhí)行，指出一些地區(qū)和部門不夠重視檔案工作，檔案事業(yè)發(fā)展的保障條件需要進(jìn)一步改善，檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新，檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。筆者根據(jù)《檔案法》的要求，針對(duì)當(dāng)前普通高中教學(xué)檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，結(jié)合自身的工作和學(xué)習(xí)體會(huì)，探討做好教學(xué)檔案管理工作的可行對(duì)策。

一、普通高中教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，普通高中檔案管理意識(shí)普遍有了提高，教學(xué)檔案管理工作出現(xiàn)了良好局面，但不可否認(rèn)，當(dāng)前教學(xué)檔案工作仍存在亟需解決的問(wèn)題。

（1）相關(guān)責(zé)任人及教工檔案意識(shí)薄弱。許多普通高中檔案管理責(zé)任人及教工不了解教學(xué)檔案在未來(lái)的教學(xué)質(zhì)量的提高、教學(xué)成果的認(rèn)定、教學(xué)評(píng)估的順利進(jìn)行等工作中的重要作用，認(rèn)為教學(xué)部門的主要工作是教學(xué)，教學(xué)檔案的收集、管理等工作，應(yīng)有檔案部門完成，尤其在當(dāng)前教學(xué)任務(wù)繁重的情況下，大部分教工將檔案材料的整理和提交當(dāng)作應(yīng)付式任務(wù)，甚至有部分教師對(duì)教學(xué)檔案的歸檔有抵觸情緒，認(rèn)為教學(xué)資料及教學(xué)成果應(yīng)由自己保管，便于日后需要材料時(shí)方便獲取。因此在日常的教學(xué)工作中，教工忽視了對(duì)教學(xué)檔案有意識(shí)的、規(guī)范的歸集、整理、移交，或者由于對(duì)教學(xué)檔案工作認(rèn)識(shí)不足而抵觸歸檔，檔案資料往往存在填寫錯(cuò)漏、資料不齊全、不連續(xù)、檔案丟失等問(wèn)題，教學(xué)檔案不完整、不系統(tǒng)、不一致，大大降低了檔案利用價(jià)值。普通高校教工是教學(xué)檔案的填寫者及原始資料提供者，其檔案意識(shí)決定了檔案的質(zhì)量及管理績(jī)效。，當(dāng)前大部分普通高中檔案管理工作責(zé)任人將教學(xué)檔案管理工作邊緣化，未能將教學(xué)檔案管理工作日常化，缺乏配套的規(guī)章制度及對(duì)檔案管理人員的考核制度，甚至沒(méi)有專門的主管領(lǐng)導(dǎo)和專職人員，將檔案管理單一地理解為接收和保管。

（2）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。從當(dāng)前普通高中檔案管理人員現(xiàn)狀看，大部分檔案管理人員理人員不專業(yè)，不專職，不固定。許多通高中檔案管理人員并非畢業(yè)于檔案管理相關(guān)專業(yè)，也未經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)和考核，缺乏檔案管理技能，專業(yè)素養(yǎng)普遍較低。在現(xiàn)有管理人員中，專職的檔案管理人員很少，往往由其他管理人員兼任，檔案管理人員不專業(yè)、不專職，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量和效率低下。此外，檔案管理人員流動(dòng)或崗位調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致檔案管理工作銜接也存在問(wèn)題。檔案管理人員綜合素質(zhì)不高，檔案管理意識(shí)薄弱，人員隊(duì)伍老化，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等問(wèn)題，使得教學(xué)檔案管理工作簡(jiǎn)化為被動(dòng)接收、分類、保管等職能。

（3）教學(xué)檔案管理系統(tǒng)發(fā)展滯后。當(dāng)前大部分普通高中教學(xué)檔案以紙質(zhì)文件、基礎(chǔ)電子文件為主，而以光盤、錄音、錄像和照片等為載體的教學(xué)檔案資料較少。隨著教學(xué)資料文件數(shù)量的增加和教學(xué)檔案載體的多樣化，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已成為制約檔案有效管理的瓶頸，檔案信息化管理成為亟需解決的問(wèn)題。當(dāng)前許多高中學(xué)校檔案管理經(jīng)費(fèi)投入不足，檔案管理工作效率低下，即使使用檔案管理系統(tǒng)，也僅限于教師姓名、檔案號(hào)、歸檔日期等基本信息的錄入與檢索，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的對(duì)接。共享、傳遞、再加工、保密等功能，因此難以保證教學(xué)檔案的管理效率和信息安全。

二、普通高中教學(xué)檔案管理對(duì)策

（1）加強(qiáng)檔案管理宣傳，提高教工檔案管理意識(shí)和積極性。普通高中檔案管理部門要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳，強(qiáng)調(diào)檔案管理的目標(biāo)和意義，將檔案管理宣傳工作日常化，切實(shí)落實(shí)到教學(xué)檔案管理工作中去，提高教工的教學(xué)檔案管理意識(shí)，糾正部分教師抵觸檔案歸集等認(rèn)識(shí)偏差，提高做好教學(xué)檔案工作的積極性和主動(dòng)性。教工要嚴(yán)格按時(shí)間進(jìn)度完成資料的提交及數(shù)據(jù)錄入工作，確保填寫的內(nèi)容及提交的原始佐證資料真實(shí)、完整，并知悉未來(lái)檔案的移交流程和去向。

（2）普通高校檔案管理責(zé)任人要做好引導(dǎo)、規(guī)范和監(jiān)督工作。學(xué)校是教學(xué)檔案管理工作的責(zé)任主體與運(yùn)行組織。首先，教學(xué)檔案應(yīng)有分管責(zé)任人組織實(shí)行集中統(tǒng)一管理，及時(shí)解決檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題并接受各級(jí)教育行政部門和有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。其次是要引導(dǎo)教工需要嚴(yán)格遵守《檔案法》，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，制定符合學(xué)校自身發(fā)展?fàn)顩r的檔案管理規(guī)章制度，加快教學(xué)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，明確各個(gè)檔案管理人員的崗位職責(zé)，明晰教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，做好各部門的教學(xué)檔案收集、整體、歸檔工作，定期移交檔案室，提高教學(xué)檔案管理工作效率。再次，檔案管理責(zé)任人應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)教學(xué)檔案管理工作進(jìn)行定期與不定期檢查，全面檢查和抽查相結(jié)合，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。最后，檔案管理責(zé)任人要制定相應(yīng)的考核制度和獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督，規(guī)范相關(guān)人員的行為，并提高管理人員的積極性。

（3）教工要積極做好教學(xué)檔案的收集、整理和移交。教工是教學(xué)檔案原始資料的提供者，其提交的資料直接決定了教學(xué)檔案的質(zhì)量，因此教工要在平時(shí)的教學(xué)活動(dòng)中注重文件資料、多媒體資料等原始資料的積累，嚴(yán)格遵守教學(xué)檔案各項(xiàng)規(guī)則制度，確保教學(xué)檔案的完整性、真實(shí)性和安全性，及時(shí)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行歸集、整理和移交，提高教學(xué)檔案管理效率。

（4）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平。一是教學(xué)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》及各項(xiàng)規(guī)章制度的要求，積極做好檔案工作的宣傳，對(duì)教工進(jìn)行教學(xué)檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)、咨詢，深入教工群體，收集教工的意見(jiàn)和建議，做好檔案的處理、維護(hù)與反饋工作，積極組織和參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)研討會(huì)、同行交流等專業(yè)學(xué)術(shù)活動(dòng)，鼓勵(lì)檔案管理人員參與學(xué)歷教育及進(jìn)修，不斷提高自身的業(yè)務(wù)技能，二是為了適應(yīng)信息化發(fā)展，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及計(jì)算機(jī)技能，熟悉檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的有效利用和共享，提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。三是加大檔案管理相關(guān)專業(yè)復(fù)合型人才的引進(jìn)，構(gòu)建一支知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，綜合素質(zhì)較高的檔案管理團(tuán)隊(duì)，開拓創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案利用的科學(xué)價(jià)值和文化價(jià)值。

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